§ 15 Vyhláška o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti – Evidence utajované písemnosti

§ 15 Evidence utajované písemnosti (1) Utajované písemnosti, doručené nebo vznikající v orgánu státu nebo organizaci, se evidují v jednacím protokolu podle pokynů uvedených v textové části přílohy č. 2 k této vyhlášce, pokud tato vyhláška nestanoví jinak. Evidenci provádí pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu. (2) Utajované písemnosti stupně utajení „Přísně tajné“ se evidují v samostatném jednacím protokolu, není-li dále stanoveno jinak. Utajované písemnosti stupně utajení „Tajné“, „Důvěrné“ a „Vyhrazené“ se mohou evidovat v jednom jednacím protokolu. (3) Na doručené utajované písemnosti se vyznačí a) označení příjemce, b) datum zaevidování, c) číslo jednací utajované písemnosti příjemce. Tyto údaje mohou být vyznačeny otiskem razítka. (4) Orgán státu nebo organizace mohou pro účely zaznamenávání pohybu utajované písemnosti z jednacích protokolů na organizační útvary, které jednací protokoly nevedou, zavést na těchto organizačních útvarech pomocné jednací protokoly. Pohyb utajované písemnosti se zaznamenává v pomocných jednacích protokolech obdobně podle odstavce 2. Do pomocných jednacích protokolů se utajované písemnosti zapisují pod přidělenými pořadovými čísly z jednacího protokolu. (5) Je-li utajovaná písemnost převzata, např. při úředních jednáních, poradách nebo kontrolách, bude neprodleně předána proti podpisu v manipulační knize osobě pověřené vedením jednacího protokolu k zaevidování v jednacím protokolu. Při přepravě takovéto utajované písemnosti je nutné dodržet podmínky § 26 odst. 4 a 5. (6) Doručené zásilky opatřené na vnitřní obálce nebo obalu nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“ pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu neotevírá, evidují se neotevřené a předávají se přímo adresátovi. Adresát neprodleně sdělí osobě pověřené vedením jednacího protokolu další údaje potřebné k zaevidování utajované písemnosti v jednacím protokolu a zajistí vyznačení údajů dle odstavce 3 na utajovanou písemnost. (7) Ten, kdo utajovanou písemnost vytváří nebo mu byla přidělena k vyřízení, ji zaznamenává v přidělené manipulační knize, není-li dále stanoveno jinak. Záznam se provede neprodleně po přijetí utajované písemnosti nebo přidělení čísla jednacího pro vznikající utajovanou písemnost. Osoba, která se s utajovanou písemností stupně utajení „Přísně tajné“, „Tajné“ nebo „Důvěrné“ pouze seznamuje bez přidělení, nezaznamenává toto seznámení ve své manipulační knize, ale potvrdí je podpisem v kontrolním listu. (8) Na konci kalendářního roku se jednací protokol uzavře tak, že se poslední zápis celý podtrhne, a tím se ukončí přidělování čísel jednacích v tomto roce. Pod podtržením se uvede záznam o počtu použitých čísel jednacích, který podepíše osoba pověřená vedením jednacího protokolu a její přímý nadřízený nebo pověřená osoba. (9) Na konci kalendářního roku se z jednacího protokolu vedeného pomocí prostředků výpočetní techniky přestanou přidělovat čísla jednací utajovaných písemností v končícím kalendářním roce. Jednací protokol nebo pomocný jednací protokol vedený pomocí prostředků výpočetní techniky se vytiskne ve formě grafického dokumentu při změně osoby pověřené vedením protokolu nebo dle potřeby, nejpozději však na začátku následujícího kalendářního roku, a upraví se způsobem podle § 6 odst. 3. (10) Ztráta nebo neoprávněné zničení utajované písemnosti se zaznamená v jednacím protokolu, ve kterém je utajovaná písemnost evidována (textová část přílohy č. 2 k této vyhlášce).