§ 16 Vyhláška o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti – Sběrný arch
Vyhláška o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti · 137/2003 Sb. · § 16 · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 16 vyhlášky 137/2003 popisuje sběrný arch jako nástroj pro evidenci většího množství utajovaných i neutajovaných písemností, které se týkají jedné věci a jsou vedeny pod jedním číslem jednacím.
§ 16 Sběrný arch
(1) Při předpokládaném větším počtu doručených nebo vzniklých utajovaných písemností k jedné věci lze založit k příslušnému číslu jednacímu sběrný arch; vzor sběrného archu je upraven v příloze č. 8 k této vyhlášce. Založení sběrného archu se vyznačí v jednacím protokolu.
(2) Do sběrného archu se zapisují utajované písemnosti v pořadí, ve kterém jsou doručeny nebo vznikly. Do sběrného archu lze zapsat utajované písemnosti různého stupně utajení. Týkají-li se téže věci, lze do sběrného archu zapsat i neutajované písemnosti.
(3) Na každou písemnost zapsanou do sběrného archu se vyznačí číslo jednací utajované písemnosti, ke kterému je sběrný arch veden. Jednotlivé písemnosti zapsané ve sběrném archu se v čísle jednacím utajované písemnosti rozlišují pořadovým číslem ze sběrného archu podle § 19 odst. 1 písm. b).
(4) Na spis tvořený písemnostmi zapsanými ve sběrném archu se před uložením vyznačí skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení. Sběrný arch se stává součástí spisu.
Paragraf 16 vyhlášky 137/2003 popisuje sběrný arch jako nástroj pro evidenci většího množství utajovaných i neutajovaných písemností, které se týkají jedné věci a jsou vedeny pod jedním číslem jednacím.
Co to znamená v praxi
Pokud se k jedné záležitosti očekává mnoho utajovaných dokumentů, je možné založit sběrný arch, který se vyznačí v jednacím protokolu.
Do sběrného archu se zapisují písemnosti v pořadí, v jakém byly doručeny nebo vznikly, přičemž mohou mít různé stupně utajení. Lze do něj zapsat i neutajované písemnosti, pokud se týkají téže věci.
Každá písemnost zapsaná ve sběrném archu musí mít vyznačeno číslo jednací, ke kterému je sběrný arch veden, a rozlišuje se pořadovým číslem ze sběrného archu.
Před uložením spisu tvořeného písemnostmi ze sběrného archu se na něj vyznačí skartační znak a rok skartačního řízení; sběrný arch se stává součástí tohoto spisu.
Na co si dát pozor
Založení sběrného archu je nutné vyznačit v jednacím protokolu.
Na každou písemnost ve sběrném archu je třeba vyznačit číslo jednací a pořadové číslo ze sběrného archu.
Na celý spis tvořený sběrným archem je nutné před uložením vyznačit skartační znak a rok skartačního řízení.
Provozuje Eucalypt 4 s.r.o., IČO 22103741, Jičínská 226/17, Praha 3 (kontakt). Zdroj dat: e-Sbírka / justice.cz (oficiální). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.