§ 64 Zákon, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony – Příjem, označování, evidence a rozdělování dokumentů
Zákon, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony · 190/2009 Sb. · § 64 · Správní právo
Stručně: Paragraf 64 zákona č. 190/2009 Sb. stanovuje, že určení původci musí zajistit příjem dokumentů, opatřit je jednoznačným identifikátorem a evidovat je, s výjimkou určitých typů dokumentů.
§ 64 Příjem, označování, evidence a rozdělování dokumentů
(1) Určení původci zajistí příjem dokumentů. Doručené dokumenty i dokumenty vytvořené určeným původcem, s výjimkou dokumentů obsahujících chybný formát nebo počítačový program, které jsou způsobilé přivodit škodu na výpočetní technice určeného původce, a dokumentů podléhajících zvláštní evidenci nebo nepodléhajících evidenci, které určený původce uvede ve svém spisovém řádu, se v den, kdy byly určenému původci doručeny nebo určeným původcem vytvořeny, opatří jednoznačným identifikátorem.
(2) Jednoznačný identifikátor podle odstavce 1 je označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost. Jednoznačný identifikátor musí být s dokumentem spojen.
(3) Dokumenty opatřené jednoznačným identifikátorem se evidují v evidenci dokumentů. Záznam o dokumentu v evidenci dokumentů je spojen s dokumentem jednoznačným identifikátorem.
(4) Dokumenty evidované podle odstavce 3 se předají příslušné organizační součásti určeného původce nebo osobě k tomu pověřené, o čemž se učiní záznam v příslušné evidenci dokumentů.“.
131. § 65 a 66 včetně nadpisů znějí:
Paragraf 64 zákona č. 190/2009 Sb. stanovuje, že určení původci musí zajistit příjem dokumentů, opatřit je jednoznačným identifikátorem a evidovat je, s výjimkou určitých typů dokumentů.
Co to znamená v praxi
Povinnost evidence: Určení původci (např. kraje, obce s pověřeným obecním úřadem, některé městské části) musí evidovat většinu přijatých i jimi vytvořených dokumentů.
Jednoznačný identifikátor: Každý evidovaný dokument musí být označen unikátním kódem, který zajistí jeho nezaměnitelnost a je s dokumentem spojen.
Předání dokumentů: Po evidenci se dokumenty předávají příslušným organizačním složkám nebo pověřeným osobám, přičemž se o tom učiní záznam v evidenci.
Výjimky z evidence: Některé dokumenty, jako jsou ty s chybným formátem, škodlivým počítačovým programem, nebo dokumenty podléhající zvláštní evidenci či nepodléhající evidenci (pokud je tak stanoveno ve spisovém řádu), se nemusí evidovat podle tohoto paragrafu.
Na co si dát pozor
Spisový řád: Určený původce musí ve svém spisovém řádu specifikovat, které dokumenty nepodléhají evidenci podle tohoto paragrafu.
Spojení identifikátoru: Je klíčové zajistit, aby jednoznačný identifikátor byl s dokumentem trvale spojen, ať už fyzicky nebo digitálně.
Škodlivé dokumenty: Dokumenty, které by mohly způsobit škodu na výpočetní technice, jsou z povinnosti označení a evidence vyjmuty.
Provozuje Eucalypt 4 s.r.o., IČO 22103741, Jičínská 226/17, Praha 3 (kontakt). Zdroj dat: e-Sbírka / justice.cz (oficiální). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.