§ 65 Zákon, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony – Vyřizování a podepisování dokumentů
Zákon, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony · 190/2009 Sb. · § 65 · Správní právo
Stručně: Paragraf 65 zákona č. 190/2009 Sb. upravuje proces vyřizování, podepisování a uzavírání dokumentů u určených původců, přičemž rozlišuje mezi analogovou a digitální formou dokumentů a stanovuje pravidla pro jejich spojování do spisů.
§ 65 Vyřizování a podepisování dokumentů
(1) Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis. Dokumenty v analogové podobě se vzájemně spojí fyzicky, dokumenty v digitální podobě se vzájemně spojí prostřednictvím metadat, vzájemné spojení dokumentu v analogové podobě a dokumentu v digitální podobě se činí pomocí odkazů.
(2) Vyřízením spisu se rozumí zpracování návrhu, jeho schválení, vyhotovení, podepsání a vypravení rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení.
(3) Má-li být dokument vyvěšen na úřední desce, činí se tak vyvěšením jeho stejnopisu opatřeného datem vyvěšení. Po sejmutí se vyvěšený stejnopis opatří datem sejmutí a zařadí do příslušného spisu jako doklad o vyvěšení dokumentu na úřední desce. Ustanovení věty první a druhé se nevztahuje na zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce.
(4) Dokumenty určeného původce podepisuje jeho statutární orgán nebo jiná osoba oprávněná za něj jednat anebo osoba, která k tomu byla statutárním orgánem pověřena.
(5) Po vyřízení věci se spis uzavře. Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu, převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu a kontrola a doplnění údajů podle § 66 před uložením do spisovny.
(6) Z uzavřeného spisu nesmějí být vyjímány jednotlivé dokumenty. Uzavřený spis je možno připojit k jinému spisu, pokud neuplynula jeho skartační lhůta.
(7) Použití razítek se státním znakem, zaručeného elektronického podpisu založeného na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen „uznávaný elektronický podpis“), elektronické značky založené na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen „elektronická značka“) a kvalifikovaného časového razítka upraví určený původce ve spisovém řádu.
Paragraf 65 zákona č. 190/2009 Sb. upravuje proces vyřizování, podepisování a uzavírání dokumentů u určených původců, přičemž rozlišuje mezi analogovou a digitální formou dokumentů a stanovuje pravidla pro jejich spojování do spisů.
Co to znamená v praxi
Všechny dokumenty týkající se jedné záležitosti musí být spojeny do spisu, ať už fyzicky (u listinných dokumentů) nebo pomocí metadat či odkazů (u digitálních dokumentů a kombinace obou forem).
Vyřízení spisu zahrnuje celý proces od zpracování návrhu, přes jeho schválení, vyhotovení, podepsání až po vypravení rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení.
Po dokončení všech úkonů se spis uzavře, což znamená kompletaci všech dokumentů, případné převedení digitálních dokumentů do výstupního formátu a kontrolu údajů před uložením.
Dokumenty určeného původce podepisuje statutární orgán, jiná oprávněná osoba nebo pověřená osoba.
Na co si dát pozor
Z uzavřeného spisu se nesmí vyjímat jednotlivé dokumenty; lze jej pouze připojit k jinému spisu, pokud neuplynula jeho skartační lhůta.
Pravidla pro používání razítek se státním znakem, uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka musí být upravena ve spisovém řádu určeného původce.
Při vyvěšování dokumentů na úřední desce je nutné opatřit stejnopis datem vyvěšení a po sejmutí datem sejmutí, a poté jej zařadit do spisu jako doklad o vyvěšení (nevztahuje se na elektronickou úřední desku).
Provozuje Eucalypt 4 s.r.o., IČO 22103741, Jičínská 226/17, Praha 3 (kontakt). Zdroj dat: e-Sbírka / justice.cz (oficiální). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.