Vyhláška Národního bezpečnostního úřadu o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o postupech při tvorbě, evidenci, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností

(1) V registrech utajovaných skutečností5) se evidují a ukládají utajované písemnosti poskytované do zahraničí a ze zahraničí.

(2) Žádost o souhlas ke zřízení registru utajovaných skutečností (dále jen „registr“) se zasílá Úřadu a obsahuje

a) název orgánu státu, který žádá o souhlas ke zřízení registru,

b) důvod zřízení registru,

c) sídlo registru,

d) jména vedoucího registru a jeho zástupce, kteří budou jmenováni po zřízení registru.

(3) Pověřená osoba orgánu státu do 15 dnů po zřízení registru o tomto písemně informuje ústřední registry. Tato informace obsahuje

a) název orgánu státu a datum zřízení registru,

b) sídlo registru,

c) jména vedoucího a jeho zástupce, včetně podpisových vzorů.

(4) Pro ukládání utajovaných písemností poskytovaných do zahraničí a ze zahraničí v registrech platí ustanovení § 27 odst. 4 a 5.

(5) V registrech je veden aktuální seznam všech osob oprávněných seznamovat se s utajovanými skutečnostmi Organizace Severoatlantické smlouvy a Evropské unie, případně s ostatními utajovanými písemnostmi v mezinárodním styku.

(1) Evidence, stanovení a označení příslušného stupně utajení, manipulace, ukládání a skartace utajovaných písemností v ústředních registrech a registrech se provádí podle této vyhlášky. Ústřední registry vedou přehled o všech utajovaných písemnostech, mimo utajovaných písemností poskytnutých podle § 67 odst. 8 a 9 zákona, a při své činnosti respektují požadavky jejich poskytovatele.

(2) K evidenci, manipulaci a ukládání utajovaných písemností v ústředních registrech a registrech se používají administrativní pomůcky uvedené v § 5 odst. 1, přenosné schránky uvedené v § 6 a úschovné objekty uvedené v § 7.

(1) Zanikne-li osobě určení ke styku s utajovanými skutečnostmi, předá tato osoba neprodleně utajované písemnosti pověřené osobě; není-li jí, statutárnímu orgánu.

(2) Při odchodu pověřené osoby nebo osoby pověřené vedením jednacího protokolu z funkce se provede komisionální předání všech utajovaných písemností a příslušných administrativních pomůcek.

(3) Statutární orgán ustanoví tříčlennou komisi, která provede

a) kontrolu všech uložených utajovaných písemností, utajovaných písemností dosud nepředaných k vyřízení a utajovaných písemností předaných k odeslání,

b) zpracování předávacího protokolu, který se zaeviduje v příslušném jednacím protokolu. Předávací protokol podepíší všichni členové komise, předávající a přebírající osoba.

(1) Při zániku orgánu státu předá jeho statutární orgán nebo pověřená osoba všechny utajované písemnosti statutárnímu orgánu právního nástupce orgánu státu; není-li jej, Úřadu.

(2) Při zániku organizace předá její statutární orgán nebo pověřená osoba všechny utajované písemnosti orgánu státu nebo organizaci, které mu tyto utajované písemnosti poskytly, nebo jejich právním nástupcům; není-li jich, Úřadu.

(3) Statutární orgán přebírajícího orgánu státu nebo organizace ustanoví komisi složenou ze zástupců předávající a přebírající strany, která provede

a) kontrolu všech předávaných utajovaných písemností,

b) zpracování předávacího protokolu, který se zaeviduje v jednacím protokolu přebírající strany. Předávací protokol podepíší všichni členové komise, předávající a přebírající osoba.

(4) S utajovanými písemnostmi se předávají i příslušné použité administrativní pomůcky.

(1) Oznámení6) o neoprávněném nakládání s utajovanou písemností obsahuje

a) název orgánu státu nebo organizace, kde k neoprávněnému nakládání došlo,

b) jméno a rodné číslo osoby odpovědné za neoprávněné nakládání (je-li známo),

c) způsob a dobu trvání neoprávněného nakládání,

d) jak k neoprávněnému nakládání došlo,

e) v případě podezření z trestného činu datum, název a adresu orgánu, kterému bylo trestní oznámení podáno,

f) opatření přijatá k nápravě.

(2) Ztráta nebo zničení (mimo skartační řízení) utajované písemnosti se zaznamená v jednacím protokolu, kde je utajovaná písemnost evidována, (textová část přílohy č. 2).

Zrušují se:

1. Směrnice Federálního ministerstva vnitra ze dne 23. prosince 1971 pro manipulaci a dopravu písemných a jiných materiálů obsahujících skutečnosti tvořící předmět státního, hospodářského a služebního tajemství, č. j. SKU-207/1971.

2. Směrnice Federálního ministerstva vnitra ze dne 6. června 1973 pro zabezpečení ochrany skutečností tvořících předmět státního, hospodářského a služebního tajemství při jejich zpracování pomocí výpočetní techniky, č. j. SKU-217/1973.

Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. listopadu 1998.

Ředitel:

Ing. Kadlec v. r.

Příloha č. 1 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

PŘÍSNĚ TAJNÉ

TAJNÉ

DŮVĚRNÉ

VYHRAZENÉ

Příloha č. 2 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

Nad sloupce č. 1 – 2 do předtištěného rámečku se zapíše rozmezí pořadových čísel z prvního a posledního řádku stránky, např. 1 – 10.

Sloupec č. 1

pořadová čísla není nutno doplňovat dalšími údaji čísla jednacího. Pouze v případě, kdy v 1 jednacím protokolu jsou evidovány utajované písemnosti různých stupňů utajení nižších než „Přísně tajné“, se před pořadové číslo uvede zkratka příslušného stupně utajení,

sloupec č. 2

uvádí se den a měsíc, kdy utajovaná písemnost byla doručena. U vlastních písemností den a měsíc, kdy bylo vznikající utajované písemnosti přiděleno číslo jednací,

sloupec č. 3

zapisuje se odesílatel utajované písemnosti, jde-li o vlastní písemnost, uvede se „vlastní“, v případě použití sběrného archu se uvede „SBĚRNÝ ARCH“,

sloupec č. 4

zapíše se datum uvedené na doručené utajované písemnosti, u vlastních utajovaných písemností se položka proškrtne,

sloupec č. 5

zapíše se číslo jednací odesílatele, u vlastní utajované písemnosti se položka proškrtne,

sloupec č. 6

uvádí se počet listů doručené utajované písemnosti. Jsou-li k písemnosti připojeny přílohy, zapíše se jejich počet a celkový počet jejich listů zlomkem, kdy čitatelem je počet příloh a jmenovatelem celkový počet jejich listů. Např. 3 + 3/15 znamená, že utajovaná písemnost má 3 listy a 3 připojené přílohy o 15 listech, počet listů se uvádí i u vlastní písemnosti,

sloupec č. 7

uvede se označení věci tak, aby byla vystižena podstata utajované písemnosti,

sloupec č. 8

vyznačuje se, kdy a komu byla utajovaná písemnost přidělena k vyřízení, ten potvrdí podpisem převzetí, pokud nebyla předána jiným způsobem. Tento způsob se zde uvede, např. „Doruč. kniha“,

sloupec č. 9

zapíše se den a měsíc, kdy byla utajovaná písemnost vyřízena nebo odeslána, pokud je utajovaná písemnost vyřízena nebo odeslána v jiném roce, než vznikla nebo byla doručena, uvede se i rok,

sloupec č. 10

vyznačí se adresát, kterému je utajovaná písemnost odesílána, pokud je adresátů více, uvede se „podle rozdělovníku“,

sloupec č. 11

uvede se způsob vyřízení, např. „referátníkem“, „průpisem“, „záznamem na spisu“ atd., při změně stupně utajení se zde uvede „převedeno k č. j. . . . " a číslo jednací, ke kterému je utajovaná písemnost přeevidována,

sloupec č. 12

uvede se celkový počet listů odesílané utajované písemnosti,

sloupec č. 13

vyplňuje se tehdy, jestliže se utajovaná písemnost ukládá do spisového svazku,

sloupec č. 14

uvede se celkový počet listů ukládané utajované písemnosti,

sloupec č. 15

vyznačí se skartační znak a rok skartačního řízení, uvedené na utajované písemnosti, např. V-2007, A-2005, S-2001,

sloupec č. 16

uvádí se záznam o skartaci utajované písemnosti „ARCHIV“ nebo „ZNIČENO“, datum provedení a podpis 1 člena skartační komise. Při ztrátě nebo zničení (mimo skartační řízení) utajované písemnosti se uvede „ZTRÁTA“ nebo „NEOPRÁVNĚNĚ ZNIČENO“ a číslo jednací oznámení o neoprávněném nakládání s utajovanou písemností.

Obsah štítku na titulní straně příslušného jednacího protokolu

Označení na vnitřní straně desek jednacího protokolu.

Příloha č. 3 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

Zápis do pomocného jednacího protokolu se provádí stejně jako do jednacího protokolu.

Do sloupce č. 1 se zapíše již přidělené pořadové číslo z jednacího protokolu. Nevyplňuje se předtištěný rámeček, sloupec č. 16.

Příloha č. 4 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

Příloha č. 5 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

Na štítku doručovací knihy se uvede rok (případně roky), kdy byla používána, a název orgánu státu nebo organizace.

Příloha č. 6 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

Příloha č. 6a k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

Příloha č. 7 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

V jednacím protokolu se vyznačí ve sloupci č. 3 „SBĚRNÝ ARCH“.

Příloha č. 8 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

Příloha č. 9 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

2) § 36 odst. 1 zákona č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů.

2a) § 2 písm. a) vyhlášky č. 136/2001 Sb., o zajištění kryptografické ochrany utajovaných skutečností, provádění certifikace kryptografických prostředků a náležitostech certifikátu.

2b) § 2 písm. b) vyhlášky č. 339/1999 Sb., o objektové bezpečnosti.

3) Vyhláška č. 117/1974 Sb., kterou se stanoví kritéria na posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení.

4) § 67 odst. 4 a § 68 odst. 1 zákona č. 148/1998 Sb.

5) § 68 odst. 2 zákona č. 148/1998 Sb.

6) § 12 odst. 2 písm. e) zákona č. 148/1998 Sb.