§ 22 Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Spisová rozluka
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 259/2012 Sb. · § 22 · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 22 vyhlášky 259/2012 upravuje proces tzv. spisové rozluky, tedy předávání dokumentů a spisů mezi subjekty, a stanovuje, jaké náležitosti musí mít předávací seznam a jak se postupuje při předávání nevyřízených záležitostí, zejména pak v elektronické podobě.
§ 22 Spisová rozluka
(1) Předávací seznam v případě předávaných dokumentů a spisů obsahuje alespoň pořadové číslo, spisový znak, typ dokumentů, popřípadě spisu, dobu jejich vzniku a množství (například slova „2 svazky“), jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení spisové rozluky a její podpis.
(2) Ten, na koho přešla působnost k vyřízení předávaných nevyřízených dokumentů a neuzavřených spisů, zaeviduje tyto dokumenty a spisy do své evidenční pomůcky jako doručené.
(3) Pokud ti, kteří mezi sebou provádějí spisovou rozluku, vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, provedou spisovou rozluku a předání dokumentů v digitální podobě prostředky elektronického systému spisové služby.
Paragraf 22 vyhlášky 259/2012 upravuje proces tzv. spisové rozluky, tedy předávání dokumentů a spisů mezi subjekty, a stanovuje, jaké náležitosti musí mít předávací seznam a jak se postupuje při předávání nevyřízených záležitostí, zejména pak v elektronické podobě.
Co to znamená v praxi
Při předávání dokumentů a spisů (spisové rozluce) je nutné vytvořit předávací seznam, který musí obsahovat minimálně pořadové číslo, spisový znak, typ dokumentů/spisu, dobu jejich vzniku, množství a údaje o osobě odpovědné za rozluku.
Pokud jsou předávány nevyřízené dokumenty nebo neuzavřené spisy, musí je přebírající strana zaevidovat do své evidence jako doručené.
Jestliže obě strany provádějí spisovou službu elektronicky v elektronickém systému spisové služby, musí se i spisová rozluka a předání dokumentů v digitální podobě provést prostřednictvím tohoto systému.
Na co si dát pozor
Je důležité zajistit, aby předávací seznam obsahoval všechny předepsané náležitosti, včetně podpisu odpovědné osoby.
Při přebírání nevyřízených záležitostí je klíčové jejich řádné zaevidování, aby nedošlo ke ztrátě informací nebo zpoždění v řešení.
V případě elektronické spisové služby je nutné využít funkčnosti systému pro provedení spisové rozluky, aby byla zajištěna integrita a dohledatelnost předávaných dat.