§ 68a zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – Spisová rozluka
Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů · 499/2004 Sb. · Správní právo
Stručně: Paragraf 68a zákona č. 499/2004 Sb. upravuje proces spisové rozluky, tedy nakládání s dokumenty a spisy při zrušení takzvaného „určeného původce“, což je subjekt, který má povinnost vést spisovou službu. Plánování a provedení spisové rozluky: Před zrušením musí rušený původce vypracovat plán spisové rozluky s časovým rozvrhem a zaslat jej příslušnému archivu. (§ 68a zákona č. 499/2004 Sb., zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Spisová rozluka
- Týká se: vlastník
- Odkazuje na: § 64
- Judikatura: na § 68a odkazuje 1 soudní rozhodnutí (NS, ÚS, NSS)
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 499/2004 Sb.
(1) Při zrušení určeného původce se provádí spisová rozluka. Před jejím zahájením zpracuje rušený určený původce plán provádění spisové rozluky včetně časového rozvrhu, který zašle příslušnému archivu.
(2) Spisovou rozluku připravuje a provádí před datem svého zrušení rušený určený původce, dokončuje ji právní nástupce rušeného určeného původce, a není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor.
(3) Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, zařadí rušený určený původce do skartačního řízení.
(4) Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny nebo správního archivu určeného původce, který je právním nástupcem zrušeného určeného původce, zřizovatele, zakladatele nebo původce, na něhož přechází působnost zaniklého určeného původce. Je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení. Předávané spisy a dokumenty se zapíší do předávacího seznamu.
(5) Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá rušený určený původce tomu, na koho přešla působnost k jejich vyřízení. Rušený určený původce zapíše předávané dokumenty a spisy do předávacího seznamu. Ten, na koho přešla působnost k vyřízení takto zapsaných dokumentů a spisů, je převezme a zaeviduje podle § 64.
(6) Určení původci stanoví postup při provádění spisové rozluky ve svých spisových řádech.
(7) Ustanovení odstavců 1 až 6 se pro zrušení organizačních součástí určených původců, při změně působnosti určených původců nebo jejich organizačních součástí a při změně vlastníka nebo držitele dokumentu použijí přiměřeně.
(8) Pokud zvláštní právní předpis stanoví, že se při zrušení organizační součásti určeného původce, při změně působnosti určeného původce nebo jeho organizační součásti anebo při změně vlastníka nebo držitele dokumentu dokumenty předají jiné osobě, než která je uvedena v odstavci 2, určený původce uvede tuto skutečnost v plánu provádění spisové rozluky, a to včetně jednoznačné identifikace této osoby.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Plánování a provedení spisové rozluky: Před zrušením musí rušený původce vypracovat plán spisové rozluky s časovým rozvrhem a zaslat jej příslušnému archivu. Samotnou rozluku připravuje a provádí rušený původce, dokončuje ji jeho právní nástupce, případně zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor.
- Nakládání s dokumenty po skartační lhůtě: Dokumenty a spisy, kterým již uplynula skartační lhůta, musí rušený původce zařadit do skartačního řízení.
- Nakládání s dokumenty před uplynutím skartační lhůty: Dokumenty a spisy, kterým skartační lhůta ještě neuplynula, se uloží do spisovny nebo správního archivu právního nástupce, zřizovatele, zakladatele nebo původce, na kterého přechází působnost. Pokud je více nástupců a nedojde k dohodě, rozhodne o převzetí příslušný správní úřad. Všechny předávané dokumenty se zapisují do předávacího seznamu.
- Nakládání s nevyřízenými dokumenty: Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy se předají tomu, na koho přešla působnost k jejich vyřízení. Tyto dokumenty se rovněž zapisují do předávacího seznamu a příjemce je převezme a zaeviduje.
Na co si dát pozor
- Povinnost vypracovat plán: Rušený určený původce má povinnost vypracovat plán provádění spisové rozluky včetně časového rozvrhu a zaslat jej příslušnému archivu.
- Zajištění kontinuity: Je nutné zajistit, aby veškeré dokumenty a spisy byly řádně předány a zaevidovány, a to jak ty s uplynulou, tak i s neuplynulou skartační lhůtou, a také nevyřízené záležitosti.
- Spisový řád: Určení původci mají povinnost stanovit postup při provádění spisové rozluky ve svých spisových řádech.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Judikatura k § 68a
Jak soudy aplikují § 68a
Veškerý spisový materiál vážící se ke konkrétnímu rozhodnutí je uchováván společně (viz § 17 správního řádu) a společně je i skartován (§ 68a odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb.). Na uvedeném nic nemění, že žalovaný ve sdělení poukazoval na § 14 odst. 5 písm. d) zákona č. 106/1999 Sb.
Související
§ 19 Spisová rozluka (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 22 Spisová rozluka (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 7 (Vyhláška Ministerstva vnitra o postupech)