§ 19 vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Spisová rozluka
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 191/2009 Sb. · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 19 vyhlášky 191/2009 upravuje postup při takzvané spisové rozluce, která nastává při zrušení nebo reorganizaci původce dokumentů, a stanovuje, jak se v takovém případě nakládá s dokumenty a spisy. Při zrušení nebo reorganizaci původce se musí vždy provést skartační řízení, během kterého se vyřadí dokumenty, kterým již uplynuly skartační lhůty. (§ 19 zákona č. 191/2009 Sb., vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Spisová rozluka
- Odkazuje na: § 17
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 191/2009 Sb.
(1) Spisová rozluka se provádí při zrušení nebo reorganizaci původce. Její součástí je vždy skartační řízení, při němž se postupuje podle § 17. Ve skartačním řízení se vyřadí dokumenty a spisy, jimž uplynuly skartační lhůty. Ostatní dokumenty a spisy se předávají nástupci původce podle předávacích seznamů.
(2) Předávané vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, kterým neuplynula skartační lhůta, se zapíší do předávacího seznamu. V předávacím seznamu se uvede pořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů, popřípadě spisu, doba jejich vzniku a množství (například slova „2 svazky“), jméno, popřípadě jména, příjmení fyzických osob odpovědných za provedení spisové rozluky a jejich podpisy. Předávané nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy se zapíší do předávacího seznamu, v němž se uvedou jednotlivé dokumenty, popřípadě spisy, doba jejich vzniku, rozsah (počet listů a příloh), jméno, popřípadě jména, příjmení fyzických osob odpovědných za provedení spisové rozluky a jejich podpisy.
(3) Předané nevyřízené dokumenty a spisy nástupce původce nebo nástupnická část původce, vzniklá po reorganizaci, nově zaeviduje do své evidence dokumentů jako doručené.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Při zrušení nebo reorganizaci původce se musí vždy provést skartační řízení, během kterého se vyřadí dokumenty, kterým již uplynuly skartační lhůty.
- Ostatní dokumenty a spisy, kterým skartační lhůta ještě neuplynula, se předávají nástupci původce na základě podrobných předávacích seznamů.
- Předávací seznamy musí obsahovat specifické údaje o předávaných dokumentech, jako je spisový znak, druh dokumentu, doba vzniku a množství, a musí být podepsány odpovědnými osobami.
- Nástupce původce musí předané nevyřízené dokumenty a spisy nově zaevidovat do své evidence dokumentů, jako by je obdržel jako doručené.
Na co si dát pozor
- Je nutné pečlivě rozlišovat mezi vyřízenými a nevyřízenými dokumenty a spisy, protože pro ně platí odlišné požadavky na obsah předávacího seznamu.
- Při spisové rozluce je klíčové dodržet postup skartačního řízení podle § 17, aby byly řádně vyřazeny dokumenty s uplynulou skartační lhůtou.
- Předávací seznamy musí být vyhotoveny s velkou přesností a obsahovat všechny požadované údaje, aby bylo zajištěno řádné předání a převzetí dokumentů.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 22 Spisová rozluka (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 68a Spisová rozluka (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 7 (Vyhláška Ministerstva vnitra o postupech)