§ 19 Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Spisová rozluka
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 191/2009 Sb. · § 19 · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 19 vyhlášky 191/2009 upravuje postup při takzvané spisové rozluce, která nastává při zrušení nebo reorganizaci původce dokumentů, a stanovuje, jak se v takovém případě nakládá s dokumenty a spisy.
§ 19 Spisová rozluka
(1) Spisová rozluka se provádí při zrušení nebo reorganizaci původce. Její součástí je vždy skartační řízení, při němž se postupuje podle § 17. Ve skartačním řízení se vyřadí dokumenty a spisy, jimž uplynuly skartační lhůty. Ostatní dokumenty a spisy se předávají nástupci původce podle předávacích seznamů.
(2) Předávané vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, kterým neuplynula skartační lhůta, se zapíší do předávacího seznamu. V předávacím seznamu se uvede pořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů, popřípadě spisu, doba jejich vzniku a množství (například slova „2 svazky“), jméno, popřípadě jména, příjmení fyzických osob odpovědných za provedení spisové rozluky a jejich podpisy. Předávané nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy se zapíší do předávacího seznamu, v němž se uvedou jednotlivé dokumenty, popřípadě spisy, doba jejich vzniku, rozsah (počet listů a příloh), jméno, popřípadě jména, příjmení fyzických osob odpovědných za provedení spisové rozluky a jejich podpisy.
(3) Předané nevyřízené dokumenty a spisy nástupce původce nebo nástupnická část původce, vzniklá po reorganizaci, nově zaeviduje do své evidence dokumentů jako doručené.
Paragraf 19 vyhlášky 191/2009 upravuje postup při takzvané spisové rozluce, která nastává při zrušení nebo reorganizaci původce dokumentů, a stanovuje, jak se v takovém případě nakládá s dokumenty a spisy.
Co to znamená v praxi
Při zrušení nebo reorganizaci původce se musí vždy provést skartační řízení, během kterého se vyřadí dokumenty, kterým již uplynuly skartační lhůty.
Ostatní dokumenty a spisy, kterým skartační lhůta ještě neuplynula, se předávají nástupci původce na základě podrobných předávacích seznamů.
Předávací seznamy musí obsahovat specifické údaje o předávaných dokumentech, jako je spisový znak, druh dokumentu, doba vzniku a množství, a musí být podepsány odpovědnými osobami.
Nástupce původce musí předané nevyřízené dokumenty a spisy nově zaevidovat do své evidence dokumentů, jako by je obdržel jako doručené.
Na co si dát pozor
Je nutné pečlivě rozlišovat mezi vyřízenými a nevyřízenými dokumenty a spisy, protože pro ně platí odlišné požadavky na obsah předávacího seznamu.
Při spisové rozluce je klíčové dodržet postup skartačního řízení podle § 17, aby byly řádně vyřazeny dokumenty s uplynulou skartační lhůtou.
Předávací seznamy musí být vyhotoveny s velkou přesností a obsahovat všechny požadované údaje, aby bylo zajištěno řádné předání a převzetí dokumentů.
Provozuje Eucalypt 4 s.r.o., IČO 22103741, Jičínská 226/17, Praha 3 (kontakt). Zdroj dat: e-Sbírka / justice.cz (oficiální). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.