§ 6 vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Pravidla pro převod dokumentů mezi digitální a analogovou…
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 259/2012 Sb. · Ostatní právní předpisy · neoficiální nadpis
Stručně: Paragraf 6 vyhlášky 259/2012 stanoví pravidla pro převod dokumentů mezi digitální a analogovou podobou a naopak, pokud je veřejnoprávní původce obdrží v jiné formě, než ve které vede spisovou službu. Pokud úřad vede spisovou službu v papírové podobě a dostane digitální dokument (např. e-mail), musí ho převést do papírové podoby a opatřit podacím razítkem. (§ 6 zákona č. 259/2012 Sb., vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 259/2012 Sb.
(1) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí dokumentů24) nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v analogové podobě. Veřejnoprávní původce opatří otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko dokument v analogové podobě vzniklý převedením doručeného dokumentu v digitální podobě.
(2) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpravidla převede doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v digitální podobě.
(3) Veřejnoprávní původce může doručený dokument, který byl převeden podle odstavce 1 nebo 2, zničit bez výběru archiválií.
(4) Veřejnoprávní původce, kterému byl doručen dokument v digitální podobě nebo digitální příloha dokumentu v analogové podobě na přenosném technickém nosiči dat, zajistí vložení dokumentu nebo přílohy do elektronického systému spisové služby, je-li to technicky možné.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Pokud úřad vede spisovou službu v papírové podobě a dostane digitální dokument (např. e-mail), musí ho převést do papírové podoby a opatřit podacím razítkem.
- Pokud úřad vede spisovou službu elektronicky a dostane papírový dokument, měl by ho převést do digitální podoby (např. skenováním).
- Dokumenty, které byly takto převedeny, může úřad zničit, aniž by je musel nabízet archivu.
- Digitální dokumenty nebo přílohy na datových nosičích (např. USB disky) musí úřad vložit do svého elektronického systému, pokud je to technicky možné.
Na co si dát pozor
- Převod dokumentů musí být proveden autorizovanou konverzí nebo jiným způsobem podle § 69a zákona, což zajišťuje právní platnost převedeného dokumentu.
- Možnost zničení převedeného dokumentu bez archivace se týká pouze původní formy dokumentu, nikoli jeho převedené verze, která je součástí spisové služby.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.