§ 6 Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v…
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 259/2012 Sb. · § 6 · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 6 vyhlášky 259/2012 stanoví pravidla pro převod dokumentů mezi digitální a analogovou podobou a naopak, pokud je veřejnoprávní původce obdrží v jiné formě, než ve které vede spisovou službu.
§ 6
(1) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí dokumentů24) nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v analogové podobě. Veřejnoprávní původce opatří otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko dokument v analogové podobě vzniklý převedením doručeného dokumentu v digitální podobě.
(2) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpravidla převede doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v digitální podobě.
(3) Veřejnoprávní původce může doručený dokument, který byl převeden podle odstavce 1 nebo 2, zničit bez výběru archiválií.
(4) Veřejnoprávní původce, kterému byl doručen dokument v digitální podobě nebo digitální příloha dokumentu v analogové podobě na přenosném technickém nosiči dat, zajistí vložení dokumentu nebo přílohy do elektronického systému spisové služby, je-li to technicky možné.
Paragraf 6 vyhlášky 259/2012 stanoví pravidla pro převod dokumentů mezi digitální a analogovou podobou a naopak, pokud je veřejnoprávní původce obdrží v jiné formě, než ve které vede spisovou službu.
Co to znamená v praxi
Pokud úřad vede spisovou službu v papírové podobě a dostane digitální dokument (např. e-mail), musí ho převést do papírové podoby a opatřit podacím razítkem.
Pokud úřad vede spisovou službu elektronicky a dostane papírový dokument, měl by ho převést do digitální podoby (např. skenováním).
Dokumenty, které byly takto převedeny, může úřad zničit, aniž by je musel nabízet archivu.
Digitální dokumenty nebo přílohy na datových nosičích (např. USB disky) musí úřad vložit do svého elektronického systému, pokud je to technicky možné.
Na co si dát pozor
Převod dokumentů musí být proveden autorizovanou konverzí nebo jiným způsobem podle § 69a zákona, což zajišťuje právní platnost převedeného dokumentu.
Možnost zničení převedeného dokumentu bez archivace se týká pouze původní formy dokumentu, nikoli jeho převedené verze, která je součástí spisové služby.
🔔 Hlídat změny § 6 — pošleme e-mail, když se paragraf novelizuje.
Provozuje Eucalypt 4 s.r.o., IČO 22103741, Jičínská 226/17, Praha 3 (kontakt). Zdroj dat: e-Sbírka / justice.cz (oficiální). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.