§ 7 vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Označování dokumentů
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 259/2012 Sb. · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 7 vyhlášky 259/2012 stanovuje, jakým způsobem musí veřejnoprávní původci označovat dokumenty, aby byly jednoznačně identifikovatelné, a to v závislosti na tom, zda vedou spisovou službu elektronicky nebo listinně. Elektronická spisová služba: Dokumenty musí mít jednoznačný identifikátor, který obsahuje označení (nebo zkratku) veřejnoprávního původce a numerický nebo alfanumerický kód. (§ 7 zákona č. 259/2012 Sb., vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Označování dokumentů
- Odkazuje na: § 6
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 259/2012 Sb.
(1) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, jednoznačný identifikátor obsahuje alespoň označení veřejnoprávního původce, popřípadě zkratku označení veřejnoprávního původce, a numerický nebo alfanumerický kód. Jednoznačný identifikátor musí být neoddělitelně spojen s dokumentem, který označuje.
(2) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, jednoznačným identifikátorem je u
a) doručeného dokumentu vyplněný otisk podacího razítka, popřípadě jiný technologický prostředek obdobného určení jako podací razítko, kterým je dokument opatřen,
b) u dokumentu vytvořeného veřejnoprávním původcem číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů přidělené tomuto dokumentu.
(3) Veřejnoprávní původce neoznačuje jednoznačným identifikátorem doručený dokument v digitální podobě, který byl převeden podle § 6 odst. 1.
(4) Veřejnoprávní původce opatří doručený dokument v digitální podobě a dokument v digitální podobě vyhotovený veřejnoprávním původcem jednoznačným identifikátorem, který je s dokumentem spojen prostředky elektronického systému spisové služby.
(5) Veřejnoprávní původce zachová při převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě podle § 6 odst. 2, při změně datového formátu dokumentu v digitální podobě nebo při převedení dokumentu v digitální podobě do dokumentu v analogové podobě s výjimkou převedení podle § 6 odst. 1 jednoznačný identifikátor, kterým byl opatřen převáděný dokument, i pro dokument vzniklý převedením.
(6) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, označování a evidence dokumentů se provádí současně.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Elektronická spisová služba: Dokumenty musí mít jednoznačný identifikátor, který obsahuje označení (nebo zkratku) veřejnoprávního původce a numerický nebo alfanumerický kód. Tento identifikátor musí být s dokumentem neoddělitelně spojen.
- Listinná spisová služba: Doručené listinné dokumenty se označují otiskem podacího razítka (nebo podobným prostředkem). Dokumenty vytvořené samotným původcem se označují číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence.
- Převody dokumentů: Při převodu dokumentu z analogové do digitální podoby, při změně formátu digitálního dokumentu nebo při převodu z digitální do analogové podoby (s výjimkou převodu podle § 6 odst. 1) musí být zachován původní jednoznačný identifikátor i pro nově vzniklý dokument.
- Současné označování a evidence: Pokud veřejnoprávní původce vede spisovou službu v listinné podobě, musí označování a evidence dokumentů probíhat současně.
Na co si dát pozor
- Doručený digitální dokument, který byl převeden do analogové podoby podle § 6 odst. 1, se již jednoznačným identifikátorem neoznačuje.
- Jednoznačný identifikátor musí být vždy neoddělitelně spojen s dokumentem, který označuje.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 70 KONTROLA VE VĚCECH ARCHIVNICTVÍ A SPISOVÉ SLU (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 5 Označování dokumentů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 11 (Zákon o elektronickém podpisu a o změně )§ 64 Příjem, označování, evidence a rozdělování do (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 11 Označování (Zákon o nakládání s geneticky modifikova)