§ 31 Zákon o cestovních dokladech a o změně zákona č. 283/1991 Sb., o Policii České republiky, ve znění pozdějších předpisů, (zákon o cestovních dokladech) – Vedení spisové dokumentace
Zákon o cestovních dokladech a o změně zákona č. 283/1991 Sb., o Policii České republiky, ve znění pozdějších předpisů, (zákon o cestovních dokladech) · 329/1999 Sb. · § 31 · Správní právo
Stručně: Paragraf 31 zákona o cestovních dokladech stanovuje povinnost orgánů vést spisovou dokumentaci k žádostem a dalším písemnostem souvisejícím se správním řízením o cestovních dokladech a upravuje způsob archivace a vedení této dokumentace v evidenci cestovních dokladů.
§ 31 Vedení spisové dokumentace
(1) Orgán příslušný k vydání cestovního dokladu vede spisovou dokumentaci žádostí a dalších písemností náležejících ke správnímu řízení o
a) provedení změn údajů nebo doplnění údajů v cestovním dokladu,
b) odepření vydání cestovního dokladu a
c) přestupcích na úseku cestovních dokladů.
(2) Spisovou dokumentaci o změnách údajů nebo doplnění údajů v cestovním dokladu uvedenou v odstavci 1 vede kromě orgánů příslušných k vydání cestovního dokladu též zastupitelský úřad.
(3) Při archivování spisové dokumentace se postupuje podle zvláštního právního předpisu.20)
(4) Evidence cestovních dokladů plní ve vztahu k dokumentům v ní vedeným úlohu elektronického systému spisové služby podle zákona upravujícího archivnictví a spisovou službu.
(5) Národní standard pro elektronické systémy spisové služby se na evidenci cestovních dokladů nepoužije; to neplatí v případě transakčního protokolu.
(6) Evidence cestovních dokladů musí umožňovat
a) předávání dat ve výstupním datovém formátu podle zákona upravujícího archivnictví a spisovou službu a
b) označení dokumentu v ní vedeném spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou podle spisového a skartačního plánu.
(7) Číslo žádosti o vydání cestovního dokladu se považuje za spisovou značku.
HLAVA II
Paragraf 31 zákona o cestovních dokladech stanovuje povinnost orgánů vést spisovou dokumentaci k žádostem a dalším písemnostem souvisejícím se správním řízením o cestovních dokladech a upravuje způsob archivace a vedení této dokumentace v evidenci cestovních dokladů.
Co to znamená v praxi
Orgány, které vydávají cestovní doklady, musí uchovávat veškeré dokumenty týkající se žádostí o změny nebo doplnění údajů v dokladech, odepření vydání dokladů a přestupků souvisejících s cestovními doklady.
Zastupitelské úřady (např. ambasády) mají stejnou povinnost vést spisovou dokumentaci ohledně změn nebo doplnění údajů v cestovních dokladech.
Evidence cestovních dokladů funguje jako elektronický systém pro správu dokumentů, který musí splňovat určité požadavky pro archivaci a označování dokumentů.
Číslo žádosti o vydání cestovního dokladu slouží zároveň jako spisová značka pro daný případ.
Na co si dát pozor
Při archivaci spisové dokumentace se postupuje podle zvláštního právního předpisu, což znamená, že existují konkrétní pravidla pro uchovávání těchto dokumentů.
Evidence cestovních dokladů sice plní funkci elektronického systému spisové služby, ale nemusí splňovat všechny požadavky národního standardu pro takové systémy, s výjimkou transakčního protokolu.
Provozuje Eucalypt 4 s.r.o., IČO 22103741, Jičínská 226/17, Praha 3 (kontakt). Zdroj dat: e-Sbírka / justice.cz (oficiální). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.