§ 3 Vyhláška Ministerstva vnitra o postupech při provádění spisové rozluky v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů a o náležitostech spisové evidence při provádění spisové rozluky – Před ukončením své činnosti okresní úřady
Vyhláška Ministerstva vnitra o postupech při provádění spisové rozluky v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů a o náležitostech spisové evidence při provádění spisové rozluky · 362/2002 Sb. · § 3 · Správní právo
Stručně: Paragraf 3 vyhlášky 362/2002 stanovuje, jakým způsobem měly okresní úřady před ukončením své činnosti naložit s písemnostmi, zejména s ohledem na jejich skartační lhůty a předání nástupnickým orgánům.
§ 3
(1) Před ukončením své činnosti okresní úřady:
a) písemnosti, jejichž skartační lhůty uplynuly ke dni 31. 12. 2001, zařadí do skartačního řízení, které provedou do 30. 11. 2002,
b) písemnosti, jejichž skartační lhůty uplynou ke dni 31. 12. 2002, zařadí do skartačního návrhu.
(2) Jde-li o písemnosti, jejichž skartační lhůty neuplynou ke dni 31. 12. 2002, okresní úřady
a) uloží všechny písemnosti týkající se pravomocně ukončených správních řízení do spisovny, není-li dále stanoveno jinak,
b) zhotoví soupisy všech písemností týkajících se pravomocně neukončených správních řízení a připraví je k protokolárnímu předání přebírajícím orgánům,
c) zhotoví soupisy písemností uložených ve spisovně a tyto písemnosti připraví k protokolárnímu předání obecním úřadům obcí s rozšířenou působností stanovených zvláštním zákonem2) (dále jen „stanovené obecní úřady“).
(3) Soupisy uvedené v odstavci 2 písm. b) a c) jsou součástí předávacího protokolu a obsahují označení předmětu písemností, jejich časový rozsah a množství.
(4) Po podpisu předávacích protokolů předávající a přejímající stranou obdrží od předávající strany jedno vyhotovení předávacího protokolu rovněž územně příslušný státní okresní archiv.
(5) Přednosta okresního úřadu nebo jeho zástupce svým podpisem pod posledním zápisem v podacím deníku, popř. podacích denících, pokud se jich na okresním úřadu vede více, (dále jen „podací deník okresního úřadu“) ke dni 31. 12. 2002 podací deník okresního úřadu uzavře.
Paragraf 3 vyhlášky 362/2002 stanovuje, jakým způsobem měly okresní úřady před ukončením své činnosti naložit s písemnostmi, zejména s ohledem na jejich skartační lhůty a předání nástupnickým orgánům.
Co to znamená v praxi
Okresní úřady musely do 30. 11. 2002 provést skartační řízení pro písemnosti, jejichž skartační lhůty uplynuly do 31. 12. 2001.
Písemnosti, jejichž skartační lhůty uplynou do 31. 12. 2002, musely okresní úřady zařadit do skartačního návrhu.
Písemnosti s neuplynulou skartační lhůtou k 31. 12. 2002, týkající se pravomocně ukončených správních řízení, se uložily do spisovny.
Pro písemnosti týkající se pravomocně neukončených správních řízení a písemnosti ze spisovny se musely zhotovit soupisy pro protokolární předání přebírajícím orgánům nebo stanoveným obecním úřadům.
Předávající i přejímající strana obdržela jedno vyhotovení předávacího protokolu a jedno vyhotovení obdržel i územně příslušný státní okresní archiv.
Podací deník okresního úřadu musel být uzavřen podpisem přednosty nebo jeho zástupce ke dni 31. 12. 2002.
Příklad
Okresní úřad v Brně měl k 30. 11. 2002 dokončit skartační řízení pro všechny dokumenty, které měly skartační lhůtu ukončenou do 31. 12. 2001. Zároveň musel připravit seznamy (soupisy) všech nedokončených správních řízení a dokumentů ze spisovny, aby je mohl protokolárně předat nově vzniklým obecním úřadům obcí s rozšířenou působností.
Na co si dát pozor
Soupisy písemností byly součástí předávacího protokolu a musely obsahovat označení předmětu, časový rozsah a množství písemností.
Uzavření podacího deníku okresního úřadu muselo proběhnout podpisem přednosty nebo jeho zástupce ke dni 31. 12. 2002.
Hlídat změny § 3 – pošleme e-mail, když se paragraf novelizuje.