§ 5 Vyhláška Ministerstva vnitra o postupech při provádění spisové rozluky v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů a o náležitostech spisové evidence při provádění spisové rozluky – Přebírající orgán protokolárně převezme písemnosti…
Vyhláška Ministerstva vnitra o postupech při provádění spisové rozluky v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů a o náležitostech spisové evidence při provádění spisové rozluky · 362/2002 Sb. · § 5 · Správní právo
Stručně: Paragraf 5 vyhlášky 362/2002 stanovuje, jak se mají předávat a evidovat písemnosti okresních úřadů při jejich zrušení a co se stane s podacím deníkem a písemnostmi trvalé hodnoty.
§ 5
(1) Přebírající orgán protokolárně převezme písemnosti okresního úřadu uvedené v § 3 odst. 2 písm. b). V podacím deníku okresního úřadu do sloupce „Záznam o vyřízení“ uvede název přebírajícího orgánu a datum předání.
(2) Podací deník okresního úřadu se po ukončení spisové rozluky předá do péče stanoveného obecního úřadu.
(3) Přebírající orgán opatří převzaté písemnosti uvedené v odstavci 1 podacím razítkem a zapíše je do svého podacího deníku. V podacím deníku okresního úřadu uvede název předávajícího okresního úřadu a datum převzetí spisů.
(4) Pokud jsou předmětem spisové rozluky neprotokolované písemnosti, je evidenční povinnost splněna sepsáním předávacího protokolu.
(5) Písemnosti trvalé hodnoty,6) které budou předány přebírajícímu orgánu a nestanou se součástí nových spisů, budou po uplynutí skartačních lhůt a posouzení ve skartačním řízení předány k uložení územně příslušnému státnímu okresnímu archivu.
Paragraf 5 vyhlášky 362/2002 stanovuje, jak se mají předávat a evidovat písemnosti okresních úřadů při jejich zrušení a co se stane s podacím deníkem a písemnostmi trvalé hodnoty.
Co to znamená v praxi
Přebírající orgán musí převzít písemnosti okresního úřadu, které se týkají neukončených správních řízení, a potvrdit to protokolem.
Do podacího deníku okresního úřadu se zaznamená název přebírajícího orgánu a datum předání písemností.
Přebírající orgán opatří převzaté písemnosti svým podacím razítkem a zapíše je do svého podacího deníku.
Podací deník okresního úřadu se po skončení celého procesu předá do péče určeného obecního úřadu.
Písemnosti trvalé hodnoty, které se nestanou součástí nových spisů, se po uplynutí skartačních lhůt a posouzení předají do státního archivu.
Příklad
Okresní úřad končí činnost. Měl rozpracované stavební povolení pro pana Nováka. Tento spis (písemnosti) převezme obecní úřad, který bude mít nově na starosti stavební řízení. Obecní úřad potvrdí převzetí protokolem, orazítkuje spis a zapíše ho do svého podacího deníku. Do starého podacího deníku okresního úřadu se zaznamená, že spis pana Nováka převzal obecní úřad.
Na co si dát pozor
Pokud jde o neprotokolované písemnosti, stačí sepsat předávací protokol.
Písemnosti trvalé hodnoty se předávají do archivu až po uplynutí skartačních lhůt a posouzení ve skartačním řízení.
Hlídat změny § 5 – pošleme e-mail, když se paragraf novelizuje.