Vyhláška Ministerstva vnitra o postupech při provádění spisové rozluky v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů a o náležitostech spisové evidence při provádění spisové rozluky

(1) Přebírajícím orgánům se předají

a) písemnosti týkající se pravomocně neukončených správních řízení,

b) písemnosti, u nichž není v podacím deníku záznam o vyřízení a uložení,

c) písemnosti včetně uzavřených písemností či písemností týkajících se pravomocně ukončených správních řízení, které jsou potřebné pro výkon jejich působnosti, a písemnosti, u nichž povinnost uložení u přebírajícího orgánu stanoví zvláštní zákon,3)

d) písemnosti týkající se majetku a závazků státu, se kterými bude naloženo podle zvláštního zákona,4)

e) osobní spisy zaměstnanců České republiky zařazených k výkonu práce v okresních úřadech (dále jen „zaměstnanec okresního úřadu“), u nichž práva a povinnosti z pracovněprávních vztahů anebo výkon těchto práv a povinností na tyto orgány přejdou jako na přejímajícího zaměstnavatele,5)

f) písemnosti týkající se nároků zaměstnanců okresních úřadů z pracovněprávních vztahů a nároků České republiky vůči zaměstnancům okresních úřadů, u nichž práva a povinnosti z pracovněprávních vztahů ani výkon těchto práv a povinností na tyto orgány nepřejdou,

g) písemnosti týkající se pravomocně ukončených správních řízení ve věcech dávek sociální péče a dávek státní sociální podpory.

(2) Písemnosti neuvedené v odstavci 1, u nichž neuplynuly skartační lhůty, se předají do péče stanovených obecních úřadů.

(3) Jestliže písemnost má být předána podle odstavce 1 písm. d) a je současně písemností, která se předává přebírajícímu orgánu podle odstavce 1 písm. a) nebo b) nebo c) anebo podle odstavce 2, pořídí okresní úřad ověřenou kopii této písemnosti a podle odstavce 1 písm. d) se přebírajícímu orgánu předá pouze tato ověřená kopie.

(1) Přebírající orgán protokolárně převezme písemnosti okresního úřadu uvedené v § 3 odst. 2 písm. b). V podacím deníku okresního úřadu do sloupce „Záznam o vyřízení“ uvede název přebírajícího orgánu a datum předání.

(2) Podací deník okresního úřadu se po ukončení spisové rozluky předá do péče stanoveného obecního úřadu.

(3) Přebírající orgán opatří převzaté písemnosti uvedené v odstavci 1 podacím razítkem a zapíše je do svého podacího deníku. V podacím deníku okresního úřadu uvede název předávajícího okresního úřadu a datum převzetí spisů.

(4) Pokud jsou předmětem spisové rozluky neprotokolované písemnosti, je evidenční povinnost splněna sepsáním předávacího protokolu.

(5) Písemnosti trvalé hodnoty,6) které budou předány přebírajícímu orgánu a nestanou se součástí nových spisů, budou po uplynutí skartačních lhůt a posouzení ve skartačním řízení předány k uložení územně příslušnému státnímu okresnímu archivu.

Stanovené obecní úřady pečují o spisovnu okresního úřadu podle zvláštního zákona7) až do uplynutí skartačních lhůt všech písemností v ní uložených a zpracovávají návrhy na jejich vyřazení (skartaci).

Spisová rozluka písemností obsahujících utajované skutečnosti a předání písemností spojené s přechodem příslušnosti hospodařit s majetkem státu a plnit úkoly spojené se závazky státu a s přechodem výkonu práv a povinností z pracovněprávních vztahů zaměstnanců okresních úřadů na Úřad pro zastupování státu ve věcech majetkových se provádí podle zvláštních právních předpisů.8),9)

Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem vyhlášení.

Ministr:

Mgr. Gross v. r.

1) § 3 vyhlášky č. 117/1974 Sb., kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení.

2) § 2 zákona č. 314/2002 Sb., o stanovení obcí s pověřeným obecním úřadem a stanovení obcí s rozšířenou působností.

3) Například § 23 zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů.

4) Čl. CXVII body 11, 12, 14 a 15 zákona č. 320/2002 Sb., o změně a zrušení některých zákonů v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů.

5) § 249 odst. 2 zákoníku práce.

6) § 2 zákona č. 97/1974 Sb., o archivnictví, ve znění zákona č. 343/1992 Sb.

7) § 6 zákona č. 97/1974 Sb.

8) § 31 vyhlášky č. 244/1998 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o postupech při tvorbě, evidenci, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností.

9) § 29 a 30 zákona č. 201/2002 Sb., o Úřadu pro zastupování státu ve věcech majetkových.