§ 12a Vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – Vytváření, správa a zpřístupňování metadat archiválií
Vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů · 645/2004 Sb. · § 12a · Správní právo
Stručně: Paragraf 12a vyhlášky 645/2004 stanovuje, jaké základní identifikační údaje musí obsahovat popis archiválie, a to jak pro archiválie v listinné, tak i v digitální podobě.
§ 12a Vytváření, správa a zpřístupňování metadat archiválií
(1) Základní identifikaci archiválie tvoří
a) identifikátor archiválie přidělený digitálním archivem, jde-li o archiválii v digitální podobě,
b) název archivního souboru,
c) doba vzniku archiválie,
d) název nebo obchodní firma původce archivního souboru, popřípadě i název nebo označení jeho vnitřního organizačního útvaru,
e) stručný obsah archiválie,
f) datový formát archiválie a jeho verze, jde-li o archiválii v digitální podobě,
g) druh a počet evidenčních jednotek,
h) velikost evidenčních jednotek v bytech, jde-li o archiválii v digitální podobě,
i) údaj o tom, že archiválie obsahuje obchodní, bankovní anebo obdobné tajemství nebo osobní údaje, na které se vztahuje zvláštní režim ochrany podle jiných právních předpisů2),
j) jazyk, ve kterém je archiválie pořízena,
k) skutečnosti nutné pro zobrazení nebo jiné zpracování obsahu archiválie v digitální podobě, jde-li o databázi.
(2) Popis zpracované archiválie obsahuje údaje o zatřídění evidenční jednotky do struktury archivního souboru a odkaz na archivní pomůcku.
Paragraf 12a vyhlášky 645/2004 stanovuje, jaké základní identifikační údaje musí obsahovat popis archiválie, a to jak pro archiválie v listinné, tak i v digitální podobě.
Co to znamená v praxi
Každá archiválie musí mít jasně definované základní identifikační údaje, jako je název, doba vzniku, původce a stručný obsah.
U digitálních archiválií se navíc evidují specifické údaje, například identifikátor přidělený digitálním archivem, datový formát, jeho verze a velikost v bytech.
Je nutné zaznamenat, zda archiválie obsahuje citlivé informace (např. obchodní tajemství nebo osobní údaje podléhající zvláštní ochraně).
Popis zpracované archiválie musí obsahovat údaje o jejím zatřídění v rámci archivního souboru a odkaz na archivní pomůcku.
Na co si dát pozor
Je třeba důsledně rozlišovat mezi údaji pro archiválie v listinné a digitální podobě, neboť digitální archiválie vyžadují specifické technické informace.
Zvláštní pozornost je nutné věnovat identifikaci citlivých údajů v archiválii, aby byla zajištěna jejich ochrana podle příslušných právních předpisů.