§ 4 Vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – Evidence vnějších změn

§ 4 Evidence vnějších změn (1) Evidence vnějších změn v listinné podobě je uchovávána jako celistvý soubor. Každý záznam vnější změny vždy obsahuje a) číslo archivu z číselníku archivů a kulturně vědeckých institucí vedeného ministerstvem (dále jen „číselník archivů“), který archiválie vede v základní evidenci, b) číslo vnější změny, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu, c) číslo evidenčního listu archivního souboru, k němuž se vnější změna vztahuje, d) datum vnější změny, e) důvody vnější změny (např. úbytek delimitací celého archivního souboru, přírůstek k existujícímu archivnímu souboru) a druh vnější změny, pokud jde o přírůstek (např. ve skartačním řízení, mimo skartační řízení, dar), f) číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající se vnější změny, g) údaje o původci archiválií, pokud jde o přírůstek a nejde o delimitaci, v rozsahu podle § 18 odst. 3 zákona, h) údaje o předávající fyzické nebo právnické osobě, pokud není stejná jako původce archiválií, podle § 18 odst. 3 zákona, i) časový rozsah archiválií obsažených ve vnější změně, kterým je dolní a horní časová hranice archiválií, dolní časová hranice datace prior a horní časová hranice datace posterior; u jednotlivých dat se označí, zda jde o odhad, j) u archiválií v analogové podobě počet běžných metrů (dále jen „metráž“) archiválií vnější změny, kterou je 1. metráž nezpracovaná, určená počtem běžných metrů nezpracovaných archiválií, 2. metráž zpracovaná, určená počtem běžných metrů zpracovaných archiválií, 3. metráž inventarizovaná, určená počtem běžných metrů inventarizovaných archiválií, 4. metráž celková, která je součtem zpracované a nezpracované metráže; archiválie inventarizované jsou vždy chápány jako podmnožina archiválií zpracovaných, k) u archiválií v digitální podobě velikost v bytech, a to v členění 1. velikost nezpracovaných archiválií v digitální podobě, 2. velikost zpracovaných archiválií v digitální podobě, 3. velikost inventarizovaných archiválií v digitální podobě, 4. celková velikost archiválií v digitální podobě, která je součtem velikosti zpracovaných archiválií včetně inventarizovaných archiválií a součtem velikostí nezpracovaných archiválií, l) údaje o evidenční jednotce vnější změny, kterými jsou 1. typ evidenční jednotky podle přílohy č. 1 k této vyhlášce, 2. počet nezpracovaných, zpracovaných a inventarizovaných evidenčních jednotek a celkový počet evidenčních jednotek, 3. časový rozsah archiválií evidenční jednotky, způsobem uvedeným v písmenu i), m) místo uložení přírůstku, n) název archivního souboru, pokud jde o delimitaci celého archivního souboru. (2) Pokud je listinná podoba evidence vnějších změn vytvářena tiskovým výstupem z evidence v digitální podobě, tiskne se jednou ročně. (3) Evidenci vnějších změn podle odstavců 1 a 2 vedou archivy v základní evidenci, pokud nejde o základní evidenci archiválií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce.