§ 5 vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – Evidence vnitřních změn
Vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů · 645/2004 Sb. · Správní právo
Stručně: Tento paragraf stanovuje, jakým způsobem se evidují vnitřní změny archiválií v archivech, a to jak v listinné, tak v digitální podobě, a jaké údaje musí taková evidence obsahovat. Archivy musí pečlivě zaznamenávat veškeré změny, které se týkají archiválií uvnitř archivu, například zničení části archivního souboru nebo změny vzniklé při archivním zpracování. (§ 5 zákona č. 645/2004 Sb., vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
(1) Evidence vnitřních změn v listinné podobě je vedena na evidenčních listech v rozsahu uvedeném v § 6 odst. 3 písm. s).
(2) V základní evidenci archivů vedené v digitální podobě se vnitřní změny evidují v samostatné evidenci, a to zejména změny podle § 17 odst. 2 zákona, změny zjištěné při inventuře archiválií vyhlášené ministerstvem podle § 44 písm. i) zákona a změny při archivním zpracování. Záznam vnitřní změny vždy obsahuje
a) číslo archivu z číselníku archivů, který archiválie vede v základní evidenci,
b) číslo vnitřní změny, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu,
c) charakteristiku typu vnitřní změny (např. úbytek části archivního souboru zničením, změny v archivním souboru při archivním zpracování) a popis vnitřní změny (např. okolnosti popisující zničení archiválií),
d) číslo evidenčního listu archivního souboru, k němuž se vnitřní změna vztahuje,
e) datum vnitřní změny,
f) časový rozsah archiválií, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. i),
g) u archiválií v analogové podobě metráž archiválií, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. j),
h) u archiválií v digitální podobě velikost v bytech, a to v členění uvedeném v § 4 odst. 1 písm. k),
i) evidenční jednotky, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. l),
j) číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající se vnější změny, pokud takový dokument existuje.
(3) Evidenci vnitřních změn podle odstavců 1 a 2 vedou archivy v základní evidenci, pokud nejde o základní evidenci archiválií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Archivy musí pečlivě zaznamenávat veškeré změny, které se týkají archiválií uvnitř archivu, například zničení části archivního souboru nebo změny vzniklé při archivním zpracování.
- Pro listinnou evidenci se používají evidenční listy, zatímco pro digitální evidenci existuje samostatná digitální evidence s přesně definovanými údaji.
- Každá vnitřní změna musí být jednoznačně identifikovatelná a musí obsahovat podrobné informace o povaze změny, datu, rozsahu a dotčených archiváliích.
- Tato evidence je klíčová pro udržení přehledu o stavu a integritě archivních fondů a sbírek.
Na co si dát pozor
- Je nutné zajistit, aby číslo vnitřní změny bylo v daném archivu vždy jedinečné a neměnné.
- Popis vnitřní změny musí být dostatečně podrobný, aby bylo možné pochopit její charakter a okolnosti.
- Při evidenci digitálních archiválií je třeba dbát na správné uvedení velikosti v bytech a členění podle § 4 odst. 1 písm. k).
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 8 (Vyhláška o směnárenské činnosti, bezhoto)§ 8 Administrativní a účetní postupy (Vyhláška o podrobnostech některých pravi)§ 7 Compliance (Vyhláška o způsobu plnění pravidel obezř)§ 6 Zpráva o jednorázové kontrole kotle a pravide (Vyhláška o kontrole účinnosti kotlů)§ 1 Předmět úpravy (Vyhláška Ministerstva životního prostřed)