§ 53 Vyhláška federálního ministerstva financí o účetnictví – Ukládání, úschova a vyřazování účetních písemností
Vyhláška federálního ministerstva financí o účetnictví · 154/1971 Sb. · § 53 · Daňové právo
Stručně: Paragraf 53 vyhlášky 154/1971 stanovuje pravidla pro ukládání, úschovu a vyřazování účetních písemností, přičemž rozlišuje mezi jejich dočasným uschováním a trvalým uložením v účetním archivu.
§ 53 Ukládání, úschova a vyřazování účetních písemností
(1) Účetní písemnosti, kterých není třeba k běžným účtárenským pracím a z nichž lze vytvořit ucelené soubory, se ukládají podle předem stanoveného pořádku odděleně od jiných písemností v účetním archívu; v něm zůstanou účetní písemnosti uloženy po dobu stanovenou uschovacími lhůtami.*)
(2) Před uložením do účetního archívu musí být účetní písemnosti uspořádaně uschovávány pod odpovědností pracovníků, kteří jich používají ke své práci, a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození.
(3) O ztrátě nebo zničení účetních písemností, jakož i o takovém jejich poškození, jímž části jejich obsahu byly zničeny nebo se staly nečitelnými, se musí sepsat zápis. Je-li podezření, že ztráta, zničení nebo poškození písemností byly způsobeny v úmyslu zakrýt přestupek, přečin nebo trestný čin, postupuje vedoucí organizace podle příslušných předpisů.
(4) Pro ukládání a úschovu účetních písemností v účetním archívu vydají vedoucí organizací pokyny.
Paragraf 53 vyhlášky 154/1971 stanovuje pravidla pro ukládání, úschovu a vyřazování účetních písemností, přičemž rozlišuje mezi jejich dočasným uschováním a trvalým uložením v účetním archivu.
Co to znamená v praxi
Účetní písemnosti, které již nejsou potřeba pro běžnou práci, se ukládají do účetního archivu podle předem stanoveného pořádku a zůstanou tam po dobu určenou uschovacími lhůtami.
Před uložením do archivu musí být písemnosti uspořádaně uschovávány pracovníky, kteří je používají, a musí být zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození.
V případě ztráty, zničení nebo poškození účetních písemností, které znemožní čtení jejich obsahu, je nutné sepsat zápis.
Vedoucí organizace vydají vlastní pokyny pro ukládání a úschovu účetních písemností v účetním archivu.
Na co si dát pozor
Pokud existuje podezření, že ztráta, zničení nebo poškození písemností bylo úmyslné za účelem zakrytí přestupku, přečinu nebo trestného činu, vedoucí organizace musí postupovat podle příslušných předpisů.