Vyhláška federálního ministerstva financí o účetnictví

(1) Účetní písemnosti, kterých není třeba k běžným účtárenským pracím a z nichž lze vytvořit ucelené soubory, se ukládají podle předem stanoveného pořádku odděleně od jiných písemností v účetním archívu; v něm zůstanou účetní písemnosti uloženy po dobu stanovenou uschovacími lhůtami.*)

(2) Před uložením do účetního archívu musí být účetní písemnosti uspořádaně uschovávány pod odpovědností pracovníků, kteří jich používají ke své práci, a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození.

(3) O ztrátě nebo zničení účetních písemností, jakož i o takovém jejich poškození, jímž části jejich obsahu byly zničeny nebo se staly nečitelnými, se musí sepsat zápis. Je-li podezření, že ztráta, zničení nebo poškození písemností byly způsobeny v úmyslu zakrýt přestupek, přečin nebo trestný čin, postupuje vedoucí organizace podle příslušných předpisů.

(4) Pro ukládání a úschovu účetních písemností v účetním archívu vydají vedoucí organizací pokyny.

(1) Účetní knihy vedené na volných listech a formou sestav, účetní doklady a ostatní účetní písemnosti na volných listech se ukládají do účetního archívu v souborech (např. hlavní kniha v uspořádání podle účtového rozvrhu, účetní doklady v pořadí jejich čísel, inventarizační zápisy s inventurními soupisy), které se spojí do svazků označených podle jejich obsahu. Při tvoření souborů se přihlíží také k předpisům o utajování a k tomu, aby písemnosti téhož souboru měly stejnou uschovací lhůtu. Písemnosti ve vázaných knihách se ukládají do účetního archívu zpravidla samostatně.

(2) Knihy a svazky ukládané do účetního archívu se zapisují jednotlivě do vázané archívní knihy, pro kterou platí přiměřeně ustanovení této vyhlášky o vázaných účetních knihách. Zápis musí obsahovat datum uložení a další údaje, z nichž se dá spolehlivě zjistit totožnost jednotlivých knih a svazků a jejich umístění.

(1) Účetní písemnosti lze vydávat z účetního archívu pracovníkům organizace jen na potvrzení. Vydání písemností z účetního archívu musí být poznamenáno v archívní knize.

(2) Vydávat účetní písemnosti i neuložené dosud v účetním archívu orgánům nebo osobám mimo organizaci je dovoleno jen se souhlasem jejího vedoucího, pokud zvláštní předpisy nestanoví jinak. Písemnost lze vydat oprávněné osobě jen na potvrzení a zasílá-li se poštou nebo jiným způsobem, vyhotovuje se o vydání písemnosti záznam.

(1) Dojde-li při zániku organizace k převodu majetku, práv a závazků na jinou organizaci, převezme její účetní písemnosti přejímající organizace.

(2) Při vynětí části hospodářských prostředků z organizace a jejich převodu do jiné organizace se předávající organizace také písemně dohodou, zda a jak se rozdělí příslušné účetní písemnosti.

(3) Dojde-li k zániku organizace likvidací bez právního nástupce, rozhodne o dalším uložení a úschově účetních písemností orgán, který nařídil likvidaci.

(1) Děrné štítky, popř. děrné pásky, které obsahují napsané nebo natištěné údaje tvořící součást účetních písemností, se ukládají a uschovávají v účetním archívu podle ustanovení platných pro příslušné písemnosti, které jejich údaje představují. Jestliže jsou na podkladě uvedených prostředků, s výjimkou prostředků představujících účetní doklady, vyhotoveny sestavy, postačí uschovávat v účetním archívu namísto uvedených prostředků jen tyto sestavy. Ostatní děrné štítky, děrné nebo magnetické pásky a jiné obdobné prostředky nejsou účetními písemnostmi a v účetním archívu se neuschovávají.

(2) Jako účetní písemnosti se v organizacích neuschovávají účetní výkazy (spolu se zprávami o výsledcích rozboru), které jim byly předloženy jinými, např. podřízenými organizacemi. Jestliže povinnosti vůči státnímu rozpočtu plní orgán nadřízený organizaci, musí uschovávat účetní výkazy (spolu se zprávami o výsledcích rozboru), které dostává od pořízených organizací, a to ve lhůtách předepsaných pro úschovu vlastních účetních výkazů.

Po uplynutí uschovacích lhůt se účetní písemnosti vyřadí z účetního archívu; vyřazení se zaznamenává v archívní knize a doklady o něm se uschovají jako její příloha.

Federální ministerstvo financí může organizacím - pokud to vyžaduje jejich zvláštní povaha - stanovit nebo povolit výjimky a odchylky z ustanovení této vyhlášky.

1. vyhláška č. 102/1958 Ú. l., o účetní evidenci hospodářských, rozpočtových a jiných organizací,

2. vyhláška č. 186/1958 Ú. l., o účetní evidenci jednotných zemědělských družstev.

(1) Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 1972.

(2) Organizace, které vedou účetnictví formou sestav, mohou plnit povinnosti podle ustanovení § 42 a 43 až od 1. ledna 1973.

Ministr:

Doc. Ing. Rohlíček, CSc. v. r.

*) § 7 odst. 3 nařízení vlády ČSSR č. 153/1971 Sb., o informační soustavě organizací.

*) § 11 odst. 2 vl. nař. č. 153/1971 Sb.

*) Vyhláška federálního ministerstva financí č. 155/1971 Sb., o inventarizacích hospodářských prostředků.

*) § 40 a 41 vl. nař. č. 153/1971 Sb.