§ 8 vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 191/2009 Sb. · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 8 vyhlášky 191/2009 stanovuje, jakým způsobem se označují dokumenty zaevidované v evidenci dokumentů (číslem jednacím) a v samostatné evidenci dokumentů (evidenčním číslem), a co tato označení musí obsahovat. Každý dokument, který je zaevidován v evidenci dokumentů, musí mít své unikátní číslo jednací, které ho jednoznačně identifikuje v rámci původce a časového období. (§ 8 zákona č. 191/2009 Sb., vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů
- Odkazuje na: § 9
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 191/2009 Sb.
(1) Dokument zaevidovaný v evidenci dokumentů se označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy označení nebo zkratku označení původce, pořadové číslo a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě označení nebo zkratku označení jeho organizační jednotky, nebo jiné znaky, charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Eviduje-li se dokument ve sběrném archu podle § 9 odst. 2 písm. c), obsahuje číslo jednací rovněž pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu, kterým je chronologický přehled dokumentů ve spisu.
(2) Sběrný arch obsahuje zejména číslo jednací dokumentu nebo spisovou značku spisu (§ 9 odst. 3), k němuž je veden, věc, pořadové číslo dokumentu ve spisu, datum doručení dokumentu, označení nebo zkratku označení odesílatele, číslo jednací dokumentu odesílatele, pokud jím byl dokument označen, počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh.
(3) Dokument zaevidovaný v samostatné evidenci dokumentů se označuje evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční číslo obsahuje vždy název samostatné evidence dokumentů a pořadové číslo.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Každý dokument, který je zaevidován v evidenci dokumentů, musí mít své unikátní číslo jednací, které ho jednoznačně identifikuje v rámci původce a časového období.
- Číslo jednací obsahuje povinné prvky jako označení původce, pořadové číslo a časové období (zpravidla kalendářní rok), a může obsahovat i další znaky, například označení organizační jednotky.
- Pokud je dokument součástí sběrného archu (což je chronologický přehled dokumentů ve spisu), číslo jednací musí navíc obsahovat i pořadové číslo dokumentu v tomto sběrném archu.
- Dokumenty evidované v samostatných evidencích mají své evidenční číslo, které se skládá z názvu dané evidence a pořadového čísla.
Na co si dát pozor
- Je nutné zajistit, aby číslo jednací obsahovalo všechny povinné náležitosti uvedené v odstavci 1, jinak by dokument nebyl řádně označen.
- Při vedení sběrného archu je důležité, aby číslo jednací dokumentu ve spisu správně odkazovalo i na jeho pořadí v tomto archu.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 11 Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 11 Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné (Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 259)§ 14 Číslo jednací a evidenční číslo kryptografick (Vyhláška o zajištění kryptografické ochr)§ 4 Číslo jednací a jiné evidenční označení utajo (Vyhláška o administrativní bezpečnosti a)§ 61a Údaje zapisované do průkazu způsobilosti dráž (Vyhláška Ministerstva dopravy, kterou se)