§ 11 Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů – Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů
Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů · 96/2023 Sb. · § 11
Stručně: Paragraf 11 vyhlášky 96/2023 stanovuje, že veřejnoprávní původce musí každému dokumentu přidělit číslo jednací nebo evidenční číslo, které slouží k jeho jednoznačné identifikaci.
§ 11 Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů
(1) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu evidovanému v základní evidenční pomůcce číslo jednací.
(2) Číslo jednací obsahuje označení nebo zkratku označení veřejnoprávního původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě dále označení nebo zkratku označení organizační součásti veřejnoprávního původce nebo jiné znaky charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Číslo jednací může být rovněž odvozeno ze spisové značky s uvedením pořadového čísla dokumentu ve spisu nebo čísla listu dokumentu ve spisu.
(3) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu evidovanému v samostatné evidenci dokumentů evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů musí splňovat alespoň podmínky stanovené pro jednoznačný identifikátor.
Paragraf 11 vyhlášky 96/2023 stanovuje, že veřejnoprávní původce musí každému dokumentu přidělit číslo jednací nebo evidenční číslo, které slouží k jeho jednoznačné identifikaci.
Co to znamená v praxi
Každý dokument, který úřad (veřejnoprávní původce) eviduje v základní evidenci, dostane unikátní číslo jednací.
Číslo jednací musí obsahovat zkratku úřadu, pořadové číslo dokumentu a označení časového období (zpravidla kalendářní rok). Může obsahovat i zkratku organizační části úřadu.
Číslo jednací může být odvozeno i ze spisové značky, doplněné o pořadové číslo dokumentu ve spisu nebo číslo listu.
Dokumenty evidované v samostatné evidenci dostanou evidenční číslo, které musí být jednoznačné.
Příklad
Když podáte žádost na úřad, úřad jí přidělí číslo jednací, například "MÚP/12345/2024", kde "MÚP" je zkratka úřadu, "12345" je pořadové číslo a "2024" je rok.
Na co si dát pozor
Číslo jednací musí být vždy jednoznačné, aby bylo možné dokument dohledat.
Evidenční číslo ze samostatné evidence musí splňovat podmínky pro jednoznačný identifikátor.