§ 11 Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 259/2012 Sb. · § 11 · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 11 vyhlášky 259/2012 stanovuje, že veřejnoprávní původce musí každému dokumentu přidělit buď číslo jednací (pokud je evidován v základní evidenci), nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů.
§ 11 Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů
(1) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu evidovanému v základní evidenční pomůcce číslo jednací.
(2) Číslo jednací obsahuje označení nebo zkratku označení veřejnoprávního původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě dále označení nebo zkratku označení organizační součásti veřejnoprávního původce nebo jiné znaky charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Číslo jednací může být rovněž odvozeno ze spisové značky s uvedením pořadového čísla dokumentu ve spisu nebo čísla listu dokumentu ve spisu.
(3) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu evidovanému v samostatné evidenci dokumentů evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů musí splňovat alespoň podmínky stanovené pro jednoznačný identifikátor.
Paragraf 11 vyhlášky 259/2012 stanovuje, že veřejnoprávní původce musí každému dokumentu přidělit buď číslo jednací (pokud je evidován v základní evidenci), nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů.
Co to znamená v praxi
Identifikace dokumentů: Každý dokument, který veřejnoprávní původce eviduje, musí mít unikátní identifikační číslo (číslo jednací nebo evidenční číslo).
Struktura čísla jednacího: Číslo jednací musí obsahovat označení původce, pořadové číslo a časové období (zpravidla kalendářní rok). Může být doplněno o organizační součást nebo jiné charakteristické znaky.
Odvození čísla jednacího: Číslo jednací může být také odvozeno ze spisové značky, doplněné o pořadové číslo dokumentu ve spisu nebo číslo listu.
Evidenční číslo ze samostatné evidence: Pokud je dokument evidován v samostatné evidenci, musí mu být přiděleno evidenční číslo, které splňuje podmínky pro jednoznačný identifikátor.