§ 19 vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Ukládání dokumentů a spisů
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 259/2012 Sb. · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 19 vyhlášky 259/2012 stanoví, jakým způsobem mají veřejnoprávní původci ukládat dokumenty a spisy do spisovny, jaké kontroly je třeba provést před jejich uzavřením a jak má být vedena evidence uložených dokumentů a spisů. Veřejnoprávní původci musí ukládat dokumenty a spisy do spisovny podle předem stanovených pravidel (věcné skupiny, spisové znaky, spisový a skartační plán). (§ 19 zákona č. 259/2012 Sb., vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Ukládání dokumentů a spisů
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 259/2012 Sb.
(1) Veřejnoprávní původce ukládá uzavřené spisy a vyřízené dokumenty podle věcných skupin a spisových znaků způsobem stanoveným ve spisovém a skartačním plánu ve spisovně. Veřejnoprávní původce stanoví ve spisovém řádu podrobnosti postupu ukládání dokumentů.
(2) Veřejnoprávní původce zkontroluje před uzavřením spisu, zda je vyřízený spis úplný, zda jsou v evidenční pomůcce uvedeny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu. Veřejnoprávní původce dále zkontroluje, zda obaly dokumentů a spisů v analogové podobě zaručují jejich neporušitelnost a zachování čitelnosti.
(3) Veřejnoprávní původce vede ve spisovně evidenci uložených dokumentů a spisů obsahující zejména jejich stručný obsah (předmět, věc), označení příslušného spisového a skartačního plánu, spisové znaky, skartační režim a údaj o fyzickém umístění analogových částí spisů. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, je evidence uložených dokumentů a spisů jeho součástí.
(4) Spisovna vede evidenci o zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, vede evidenci v tomto systému. Veřejnoprávní původce stanoví postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů a podrobnosti vedení evidence ve spisovém řádu.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Veřejnoprávní původci musí ukládat dokumenty a spisy do spisovny podle předem stanovených pravidel (věcné skupiny, spisové znaky, spisový a skartační plán).
- Před definitivním uzavřením spisu je nutné zkontrolovat jeho úplnost, správnost údajů v evidenci a zajistit, aby obaly analogových dokumentů chránily jejich obsah.
- Spisovna musí vést podrobnou evidenci uložených dokumentů a spisů, která zahrnuje jejich obsah, spisové znaky, skartační režim a umístění.
- Spisovna také eviduje, kdo si dokumenty a spisy zapůjčil nebo do nich nahlížel, přičemž podrobnosti tohoto postupu stanoví veřejnoprávní původce ve svém spisovém řádu.
Na co si dát pozor
- Je třeba mít řádně zpracovaný spisový a skartační plán a spisový řád, které detailně upravují postupy ukládání, kontroly a evidence.
- Při ukládání analogových dokumentů je nutné zajistit jejich fyzickou ochranu, aby nedošlo k poškození nebo ztrátě čitelnosti.
- V případě elektronické spisové služby je klíčové, aby elektronický systém spisové služby plnil funkci evidence uložených dokumentů a spisů a záznamů o jejich zapůjčování a nahlížení.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 43 Zveřejňování a ukládání dokumentů (Zákon stavební zákon)§ 68 Ukládání dokumentů (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 24 Ukládání utajovaného dokumentu nebo spisu po (Vyhláška o administrativní bezpečnosti a)§ 26 Ukládání utajovaného dokumentu nebo spisu po (Vyhláška o administrativní bezpečnosti a)§ 10 Vyřízení, ukládání a zapůjčování utajovaného (Vyhláška o administrativní bezpečnosti a)