§ 68 zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – Ukládání dokumentů
Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů · 499/2004 Sb. · Správní právo
Stručně: Paragraf 68 zákona č. 499/2004 Sb. upravuje pravidla pro ukládání dokumentů určených původců ve spisovnách nebo správních archivech, stanovuje podmínky pro nahlížení do těchto dokumentů, řeší situaci zániku původce a definuje požadavky na prostory pro ukládání dokumentů. Všechny vyřízené dokumenty musí být uloženy ve spisovně po dobu skartační lhůty, případně ve správním archivu, pokud jej původce zřídil. (§ 68 zákona č. 499/2004 Sb., zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Ukládání dokumentů
- Týká se: soud, správní orgán
- Odkazuje na: § 64
- Judikatura: na § 68 odkazuje 9 soudních rozhodnutí (NS, ÚS, NSS)
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 499/2004 Sb.
(1) Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy ve spisovně. Dokumenty mohou být uloženy též ve správním archivu, pokud jej určený původce zřídil. Dokumenty se ukládají podle spisového a skartačního plánu, a to zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle; tato skutečnost se poznamenává v evidenční pomůcce podle § 64 odst. 3.
(2) Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně nebo ve správním archivu správního orgánu nebo soudu platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů v řízení před správním orgánem nebo soudem; to neplatí, jestliže dokumenty před uložením ve spisovně nebo ve správním archivu byly veřejně přístupné. Nahlížení do dokumentů obsahujících utajované informace, poskytování jejich opisů, výpisů a kopií se řídí zvláštním právním předpisem.2)
(3) V případě zániku určeného původce převezme spisovnu nebo správní archiv jeho právní nástupce, zřizovatel nebo ten, na něhož přechází působnost zaniklého určeného původce; je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení. Určený původce informuje před svým zánikem příslušný archiv o opatřeních, která v souvislosti se zánikem učinil ve vztahu ke spisovně nebo správnímu archivu.
(4) Budova, v níž je umístěna spisovna nebo správní archiv, musí splňovat tyto podmínky:
a) prostory pro ukládání dokumentů nesmí být ohroženy povodněmi,
b) musí pro ni být zpracována požární dokumentace a musí být vybavena ručními hasicími přístroji; v prostorách pro ukládání dokumentů musí být umístěny pouze práškové hasicí přístroje,
c) prostory pro ukládání dokumentů musí být zabezpečeny proti škodlivému působení přírodních vlivů a jevů vyvolaných činností člověka, a to zejména proti průniku vody, páry, dešťové a splaškové kanalizace, nebezpečných chemických a biologických látek nebo působení fyzikálních jevů a proti nadměrné prašnosti, které by mohly vést k poškození nebo zničení dokumentů,
d) prostory pro ukládání dokumentů musí být vybaveny regály pro ukládání dokumentů,
e) prostory pro ukládání dokumentů musí být zajištěny proti vstupu nepovolané osoby.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Všechny vyřízené dokumenty musí být uloženy ve spisovně po dobu skartační lhůty, případně ve správním archivu, pokud jej původce zřídil.
- Ukládání dokumentů se řídí spisovým a skartačním plánem a probíhá zpravidla ihned po vyřízení, pokud není nutné, aby je zpracovatel měl déle.
- Nahlížení do uložených dokumentů se řídí obecnými pravidly pro nahlížení do spisů, pokud dokumenty nebyly veřejně přístupné před uložením.
- Při zániku původce přebírá spisovnu nebo správní archiv právní nástupce, zřizovatel nebo ten, na koho přechází působnost, a budova pro ukládání dokumentů musí splňovat specifické podmínky (např. ochrana před povodněmi, požární dokumentace, zabezpečení proti škodlivým vlivům a nepovolaným osobám).
Na co si dát pozor
- Při zániku určeného původce je nutné informovat příslušný archiv o opatřeních týkajících se spisovny nebo správního archivu.
- Prostory pro ukládání dokumentů musí splňovat přísné technické a bezpečnostní požadavky, včetně vybavení práškovými hasicími přístroji.
- Nahlížení do dokumentů obsahujících utajované informace se řídí zvláštním právním předpisem.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Judikatura k § 68
Jak soudy aplikují § 68
Vedení spisové služby a nahlížení do spisu se dle § 168 stavebního zákona řídí ustanoveními správního řádu a zvláštního právního předpisu (§ 68 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů).
Obdobná situace je v případě ukládání dokumentů ve spisovně ve shora uvedeném časovém rozpětí necelých pěti let, podle spisového a skartačního plánu, jak stanoví § 68 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. Jak je uvedeno výše, žalobkyně pro dané období žádný spisový a skartační plán neměla, takže nemohla žádný dokument (tj. ani jediný ze všech dokumentů, kterými v uvedeném časovém rozsahu disponovala, ať již byly doručené či jeho vlastní) uložit zákonným způsobem.
… osobě nahlížet do spisu nebo jeho části, vydá o tom usnesení, které se oznamuje pouze této osobě (§ 38 odst. 5 správního řádu). [20] Podle § 168 odst. 2 stavebního řádu se vedení spisové služby a nahlížení do spisu řídí ustanoveními správního řádu a zvláštního právního předpisu (jímž dle legislativní poznámky je § 68 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů).
Související
§ 8 Ukládání dokumentů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 19 Ukládání dokumentů a spisů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 16 Ukládání dokumentů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 24 Ukládání utajovaného dokumentu nebo spisu po (Vyhláška o administrativní bezpečnosti a)§ 10 Ustanovení společná (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )