Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby

(1) Údaje týkající se převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě jsou

a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl,

b) počet listů, z nichž se skládá převáděný dokument,

c) informace o existenci viditelného prvku, který nelze plně přenést na dokument v digitální podobě,

d) datum vyhotovení ověřovací doložky,

e) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.

(2) Údaje týkající se převedení dokumentu v digitální podobě do dokumentu v analogové podobě jsou

a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl,

b) informace o existenci viditelného prvku, který nelze plně přenést na dokument v analogové podobě,

c) datum vyhotovení ověřovací doložky,

d) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.

(3) Údaje týkající se změny datového formátu jsou

a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který změnu datového formátu provedl,

b) původní datový formát,

c) datum vyhotovení ověřovací doložky,

d) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která změnu datového formátu provedla.

(1) Veřejnoprávní původce ověří u přijatého dokumentu existenci záznamu o osobě odesílatele ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku.

(2) Veřejnoprávní původce vybere při odeslání dokumentu adresáta ze záznamů ve jmenném rejstříku.

(3) V případě, že veřejnoprávní původce shledá potřebu vedení údajů ve jmenném rejstříku o jiné osobě, jíž se dokument týká a která není osobou uvedenou v odstavci 1 nebo 2, ověří existenci záznamu o této osobě ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku.

(4) Veřejnoprávní původce vytvoří ve jmenném rejstříku nový záznam v případě, že ve jmenném rejstříku není obsažen záznam o odesílateli, adresátovi nebo jiné osobě podle odstavců 1 až 3.

(5) Veřejnoprávní původce ověří správnost a aktuálnost údajů ve jmenném rejstříku ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jeho působnosti, popřípadě údaje z těchto zdrojů doplňuje vždy nejméně při zaznamenání vazby na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku a při odeslání dokumentu.

(1) Veřejnoprávní původce v případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je veřejnoprávnímu původci znemožněno po omezené časové období vykonávat spisovou službu způsobem podle § 2 až 25, vede spisovou službu náhradním způsobem a eviduje dokumenty nebo spisy ve zvláštní evidenční pomůcce, kterou je náhradní evidence dokumentů (dále jen „náhradní evidence“), a to v rozsahu podle § 10 odst. 1. Veřejnoprávní původce stanoví podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádné situaci, zejména označování a evidenci dokumentů nebo spisů, způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání ve spisovém řádu.

(2) Veřejnoprávní původce uzavře náhradní evidenci po ukončení mimořádné situace.

(3) Pokud jsou dokumenty nebo spisy evidovány v náhradní evidenci, veřejnoprávní původce

a) evidenčně převede dokumenty nebo spisy evidované v náhradní evidenci do evidenční pomůcky, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje, nebo

b) ponechá dokumenty nebo spisy zaevidované v náhradní evidenci a ty dokumenty nebo spisy, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, eviduje v evidenční pomůcce, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje.

(4) Veřejnoprávní původce uloží dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci ve spisovně společně s ostatními dokumenty veřejnoprávního původce.

Nestanoví-li § 2 až 11, § 13 až 16 a § 18 až 26 pravidla pro spis, jejich ustanovení týkající se dokumentu se použijí na spis obdobně, ledaže to vylučuje jeho povaha.

Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, se zrušuje.

Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. srpna 2012.

Ministr:

Kubice v. r.

1) § 2 písm. d) zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění zákona č. 440/2004 Sb. a zákona č. 167/2012 Sb.

2) § 2 písm. i) zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o elektronických komunikacích).

5) Například § 40 zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, § 334 odst. 1 a 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, § 113 odst. 3 zákona č. 183/2006 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon), § 19 až 21 zákona č. 500/2004 Sb.

10) Například § 69 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění zákona č. 179/2010 Sb. a zákona č. 55/2012 Sb., § 16 zákona č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování), ve znění zákona č. 301/2008 Sb.

11) Například § 17 zákona č. 500/2004 Sb., ve znění zákona č. 413/2005 Sb., § 64 zákona č. 280/2009 Sb., § 23 zákona č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech, ve znění zákona č. 559/2004 Sb. a zákona č. 136/2006 Sb.

12) § 69 odst. 1 věta první zákona č. 500/2004 Sb.

13) Například § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.

14) Zákon č. 500/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů.

15) § 69 odst. 1 věta druhá zákona č. 500/2004 Sb.

16) Například § 8 zákona č. 21/2006 Sb., ve znění zákona č. 301/2008 Sb., § 25 zákona č. 300/2008 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb.

17) Například § 6 zákona č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů.

18) § 2 písm. h) zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 440/2004 Sb.

19) § 2 písm. a) zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti.

24) § 22 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb.

26) § 6 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce.

27) § 9 zákona č. 297/2016 Sb.

28) § 19 odst. 9 zákona č. 297/2016 Sb.

29) Čl. 3 odst. 34 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES.