§ 24 vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Údaje týkající se převedení dokumentu nebo změny datového formátu
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 259/2012 Sb. · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 24 vyhlášky 259/2012 stanovuje, jaké konkrétní údaje musí být zaznamenány, když je dokument převeden z analogové do digitální podoby, z digitální do analogové podoby, nebo když dojde ke změně jeho datového formátu. (§ 24 zákona č. 259/2012 Sb., vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Údaje týkající se převedení dokumentu nebo změny datového formátu
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 259/2012 Sb.
(1) Údaje týkající se převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě jsou
a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl,
b) počet listů, z nichž se skládá převáděný dokument,
c) informace o existenci viditelného prvku, který nelze plně přenést na dokument v digitální podobě,
d) datum vyhotovení ověřovací doložky,
e) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.
(2) Údaje týkající se převedení dokumentu v digitální podobě do dokumentu v analogové podobě jsou
a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl,
b) informace o existenci viditelného prvku, který nelze plně přenést na dokument v analogové podobě,
c) datum vyhotovení ověřovací doložky,
d) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.
(3) Údaje týkající se změny datového formátu jsou
a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který změnu datového formátu provedl,
b) původní datový formát,
c) datum vyhotovení ověřovací doložky,
d) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která změnu datového formátu provedla.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Pokud veřejnoprávní původce převede listinný dokument do elektronické podoby, musí k němu připojit informace o tom, kdo převod provedl, kolik listů měl původní dokument, zda na něm byly prvky, které nešly převést, a datum ověření.
- Při převodu elektronického dokumentu zpět na listinnou podobu je nutné uvést název původce, informaci o případných nepřevoditelných viditelných prvcích, datum ověření a jméno osoby, která převod provedla.
- Změna datového formátu elektronického dokumentu (např. z DOCX na PDF/A) vyžaduje zaznamenání původního formátu, název původce, datum ověření a jméno osoby provádějící změnu.
- Tyto údaje slouží k zajištění prokazatelnosti a integrity dokumentu po jeho převodu nebo změně formátu.
Na co si dát pozor
- Je třeba pečlivě zaznamenat všechny požadované údaje, aby byl převod nebo změna formátu platná a prokazatelná.
- Zvláštní pozornost je nutné věnovat informacím o viditelných prvcích, které nelze plně přenést, aby nedošlo k neúplnému zachycení obsahu dokumentu.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 69a Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 70 KONTROLA VE VĚCECH ARCHIVNICTVÍ A SPISOVÉ SLU (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 12 Účinnost (Vyhláška o předkládání výkazů a dalších )§ 17 Účinnost (Vyhláška, kterou se stanoví podrobnosti )§ 17 Archivace dokumentů (Vyhláška Státního úřadu pro jadernou bez)