§ 12 Vyhláška o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací – Orgán státu

§ 12 (1) Orgán státu, právnická osoba podle § 60b zákona nebo podnikatel mohou, pro účely zaznamenávání pohybu utajovaného dokumentu z jednacích protokolů na organizační součásti, které jednací protokoly nevedou, zavést v těchto organizačních součástech pomocné jednací protokoly. Je-li v rámci orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele více evidenčních míst, lze vést konkrétní pomocný jednací protokol pouze k jednomu z nich. K jednacím protokolům vedeným samostatně pro každý stupeň utajení lze vést společný pomocný jednací protokol. Do pomocného jednacího protokolu je utajovaný dokument zapisován pod přiděleným pořadovým číslem z jednacího protokolu podle pokynů uvedených v příloze č. 2 k této vyhlášce. (2) Osoba, která vytváří nebo převzala utajovaný dokument stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, jej zaznamenává v jí přidělené manipulační knize. Záznam provede neprodleně po přidělení čísla jednacího pro vytvářený utajovaný dokument nebo po převzetí utajovaného dokumentu. Pokud se s utajovaným dokumentem pouze seznamuje, aniž by jej převzala, zápis do manipulační knihy neprovádí, pouze potvrdí toto seznámení podpisem v kontrolním listu. (3) Na konci kalendářního roku osoba pověřená vedením jednacího protokolu ukončí přidělování pořadových čísel z jednacího protokolu. Poslední evidenční zápis osoba pověřená vedením jednacího protokolu celý podtrhne, pod podtržením uvede datum a záznam o počtu použitých čísel jednacích, který spolu s ní podepíše bezpečnostní ředitel nebo osoba pověřená podle § 4 odst. 1. (4) U vyřazeného dokumentu v příslušném jednacím protokolu proškrtne osoba pověřená vedením jednacího protokolu sloupec č. 1 a ve sloupci č. 16 uvede záznam o vyřazení podle pokynů stanovených v příloze č. 1 k této vyhlášce. Ztrátu nebo neoprávněné zničení utajovaného dokumentu zaznamená v příslušném jednacím protokolu podle pokynů uvedených v příloze č. 1 k této vyhlášce.