§ 13 Vyhláška o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací – Sběrný arch

§ 13 Sběrný arch (1) Při vytváření sběrného archu osoba pověřená vedením jednacího protokolu iniciační utajovaný dokument zaeviduje v příslušném jednacím protokolu a současně zaeviduje do sběrného archu pod pořadové číslo jedna. Osoba, která sběrný arch vede, do sběrného archu zaeviduje další utajované dokumenty v pořadí, ve kterém jsou doručeny nebo ve kterém vznikly, podle pokynů uvedených v příloze č. 7 k této vyhlášce. Založení sběrného archu osoba pověřená vedením jednacího protokolu vyznačí v jednacím protokolu. (2) Ve sběrném archu lze evidovat utajované dokumenty pouze stejného stupně utajení. (3) Na každý utajovaný dokument zaevidovaný ve sběrném archu musí být vyznačeno číslo jednací, ke kterému byl sběrný arch založen. Jednotlivé utajované dokumenty zaevidované ve sběrném archu musí být v čísle jednacím rozlišeny pořadovým číslem ze sběrného archu podle § 7 odst. 1 písm. b). (4) Uzavření sběrného archu musí být provedeno podtržením posledního zápisu, uvedením záznamu s datem uzavření sběrného archu, celkového počtu ukládaných listů utajovaných dokumentů a počtu a druhu ukládaných dokumentů v nelistinné podobě anebo příloh v nelistinné podobě, jména, příjmení a podpisu osoby, která záznam provedla. Po uzavření sběrného archu z něj nelze přidělovat další pořadová čísla. Utajované dokumenty zaevidované ve sběrném archu musí být při uzavření pevně spojeny, je-li to fyzicky možné a nedošlo-li by tím k neúměrným obtížím při následném nakládání s tímto spisem. Po uzavření sběrného archu tvoří utajované dokumenty nedělitelný soubor dokumentů (spis), a to i po změně nebo zrušení stupně utajení jednotlivých utajovaných dokumentů; to platí i v případě, že nedojde k pevnému spojení dokumentů podle předchozí věty. Na první straně tohoto spisu musí být uveden spisový znak, skartační znak, rok skartačního řízení, počet ukládaných listů, počet a druh ukládaných dokumentů anebo příloh v nelistinné podobě. Do jednacího protokolu, ve kterém je sběrný arch zaevidován, provede osoba pověřená jeho vedením k příslušnému číslu jednacímu záznam podle pokynů uvedených v příloze č. 1 k této vyhlášce. (5) Sběrný arch se ukládá u jednacího protokolu a vyřazuje se společně s ním. Kopie sběrného archu musí být přiložena ke spisu podle odstavce 4 a je jeho součástí. Po uzavření sběrného archu lze odeslat nebo předat pouze spis podle odstavce 4 s kopií sběrného archu.