§ 4 Vyhláška o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací – Vedení administrativních pomůcek v listinné podobě

§ 4 Vedení administrativních pomůcek v listinné podobě (1) Administrativní pomůcky podle § 3 odst. 1 písm. a) až e) musí být před vzetím do užívání autentizovány tak, že se jejich listy průběžně očíslují a prošijí, na vnitřní straně desek se přelepí konce prošití, otiskne razítko s názvem orgánu státu nebo právnické osoby podle § 60b zákona, obchodní firmou nebo názvem podnikatele anebo jménem, příjmením a sídlem podnikatele a připojí se podpis odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby, přesahující okraj přelepu; v případě použití průhledné lepicí pásky se konce prošití, otisky razítka a podpisy přelepí touto páskou až následně. Dále se uvede doložka o počtu listů a podpis odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby a datum přidělení administrativní pomůcky k užívání. K podpisu podle vět první a druhé nelze v případě jednacího protokolu pověřit osobu pověřenou vedením jednacího protokolu; to neplatí, je-li osobou pověřenou vedením jednacího protokolu odpovědná osoba, pokud současně vykonává funkci bezpečnostního ředitele. Pověření musí být písemné a uchovává se až do vyřazení výše uvedených administrativních pomůcek. (2) Na sběrný arch uvede před vzetím do užívání odpovědná osoba nebo jí pověřená osoba nebo bezpečnostní ředitel nebo jím pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu svůj podpis. K podpisu nelze pověřit osobu, která sběrný arch vede. (3) Administrativní pomůcky podle § 3 odst. 1 písm. a) až e) musí být evidovány. Evidenci vede bezpečnostní ředitel nebo jím pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu. (4) Do administrativních pomůcek jsou údaje zapisovány prostředkem zaručujícím trvanlivost písma, nebo jsou pořizovány otiskem razítka. Oprava zápisu v administrativních pomůckách musí být provedena přeškrtnutím původního zápisu tak, aby zůstal čitelný, a provedením zápisu nového s uvedením data, jména, příjmení a podpisu osoby, která opravu zápisu provedla. (5) Jednací protokol a sběrný arch lze ukládat pouze způsobem zajišťujícím jejich ochranu proti ztrátě nebo zneužití. (6) Jednací protokol, pomocný jednací protokol a doručovací kniha mohou být vyřazeny teprve tehdy, jestliže byly vyřazeny všechny utajované dokumenty v nich evidované nebo zaznamenané.