§ 40 technická vyhláška o účetních záznamech – Převod účetního záznamu ve smíšené formě s částí záznamu v technické formě, která neobsahuje podpisový záznam, do účetního záznamu v technické formě
Vyhláška o účetních záznamech v technické formě vybraných účetních jednotek a jejich předávání do centrálního systému účetních informací státu a o požadavcích na technické a smíšené formy účetních záznamů (technická vyhláška o účetních záznamech) · 383/2009 Sb. · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 40 vyhlášky 383/2009 popisuje, jak převést účetní záznam, který je částečně v papírové a částečně v elektronické formě (smíšená forma), do čistě elektronické podoby, pokud elektronická část původního záznamu neobsahuje elektronický podpis. Papírová část smíšeného účetního záznamu se převede do elektronické podoby pomocí skenovacího zařízení. (§ 40 zákona č. 383/2009 Sb., technická vyhláška o účetních záznamech, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Převod účetního záznamu ve smíšené formě s částí záznamu v technické formě, která neobsahuje podpisový záznam, do účetního záznamu v technické formě
- Odkazuje na: § 36
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 383/2009 Sb.
(1) Převod účetního záznamu ve smíšené formě s částí záznamu v technické formě, která neobsahuje podpisový záznam, do účetního záznamu v technické formě se provádí pro listinnou část účetního záznamu ve smíšené formě za použití snímacího zařízení.
(2) Snímací zařízení musí umožňovat převedení listinné formy do technické formy, přičemž musí být dodržena podmínka neporušitelnosti obsahu a čitelnosti.
(3) Výslednou technickou formu účetního záznamu tvoří část původního účetního záznamu v technické formě a nový účetní záznam vzniklý převodem z části původního účetního záznamu v listinné formě. V těchto případech účetní záznam vzniklý převodem obsahuje jednoznačnou identifikaci, kterou lze jednoznačně a nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem v původní formě a účetním záznamem vzniklým převodem.
(4) V případě účetního záznamu ve smíšené formě s částí záznamu v technické formě, která neobsahuje podpisový záznam a která je uchována výstupním tiskovým zařízením na analogovém nosiči, například štítek s čárovým kódem, může účetní jednotka provést převod podle § 36. Zároveň musí být splněna podmínka, že informace obsažená na smíšeném účetním záznamu v části záznamu v technické formě bude zachována i v novém účetním záznamu vzniklém převodem z původního účetního záznamu v technické formě.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Papírová část smíšeného účetního záznamu se převede do elektronické podoby pomocí skenovacího zařízení.
- Skenovací zařízení musí zajistit, že obsah papírového dokumentu zůstane nezměněný a čitelný i po převedení do elektronické formy.
- Výsledný elektronický účetní záznam bude tvořen původní elektronickou částí a nově naskenovanou elektronickou částí z papírového originálu.
- Mezi původním a nově vzniklým záznamem musí být jednoznačná vazba, která je umožní identifikovat a spojit.
Na co si dát pozor
- Při skenování je klíčové zajistit neporušitelnost obsahu a čitelnost převedeného dokumentu.
- Je nutné zajistit jednoznačnou identifikaci a vazbu mezi původními a nově vzniklými částmi účetního záznamu.
- Pokud je elektronická část smíšeného záznamu bez podpisu uchována na analogovém nosiči (např. čárový kód), lze pro převod použít postup podle § 36, ale informace z elektronické části musí být zachována i v novém záznamu.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 4 Katalog prací ve veřejných službách a správě (Nařízení vlády o katalogu prací ve veřej)§ 33 USTANOVENÍ SPOLEČNÁ, PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ (Zákon o účetnictví)§ 23b (Zákon, kterým se mění zákon č. 563/1991 )