§ 13 Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – Společná ustanovení k výběru archiválií
Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů · 499/2004 Sb. · § 13 · Správní právo
Stručně: Paragraf 13 zákona 499/2004 stanovuje společná pravidla pro výběr archiválií, zejména s ohledem na dokumenty obsahující utajované informace, obchodní, bankovní nebo obdobné tajemství a osobní údaje, a upravuje přístup k dokumentům a formát digitálních dokumentů.
§ 13 Společná ustanovení k výběru archiválií
(1) U dokumentů obsahujících utajované informace2) lze k výběru archiválií předložit pouze dokumenty navržené k vyřazení a zničení; u ostatních dokumentů lze výběr archiválií provést až po zrušení stupně utajení. Výběr archiválií, u nichž nebyl zrušen stupeň utajení nebo nelze stupeň utajení zrušit, provádějí příslušné bezpečnostní archivy.
(2) U dokumentů obsahujících obchodní,3) bankovní4) nebo obdobné tajemství lze k výběru archiválií předložit pouze dokumenty navržené k vyřazení a zničení; u ostatních dokumentů lze výběr archiválií provést jen se souhlasem původce. Byl-li dokument vybrán jako archiválie, původce jej po výběru archiválií opatří doložkou, v níž uvede druh tajemství v dokumentu obsažený. Ochrana obchodního, bankovního nebo obdobného tajemství není vybráním dokumentů za archiválie dotčena.
(3) K výběru archiválií z dokumentů obsahujících osobní údaje a k jejich trvalému uchovávání se nevyžaduje souhlas fyzické osoby podle zvláštního právního předpisu.5)
(4) Při výběru archiválií jsou osoby provádějící výběr archiválií oprávněny vstupovat s vědomím původce nebo vlastníka dokumentu do objektů, na pozemky a do jiných prostor, pokud nelze výběr archiválií provést jiným způsobem. Jestliže vlastník dokumentu není vlastníkem objektu nebo pozemku anebo jiných prostor, kde se dokument nachází, lze do nich vstupovat jen se souhlasem jejich vlastníka.
(5) Původce, který nevykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, převede dokument v digitální podobě určený k výběru archiválií mimo skartační řízení do výstupního datového formátu stanoveného prováděcím právním předpisem a opatří ho metadaty stanovenými prováděcím právním předpisem podle § 19 písm. g), a to nejpozději při přípravě výběru archiválií mimo skartační řízení. Pokud dokument nelze převést do stanoveného datového formátu a opatřit ho metadaty, a to ani ve spolupráci s příslušným archivem, dokument jeho původce převede do analogové podoby.
(6) Dokumenty se předkládají k výběru archiválií příslušnému archivu bez ohledu na místo jejich uložení.
Paragraf 13 zákona 499/2004 stanovuje společná pravidla pro výběr archiválií, zejména s ohledem na dokumenty obsahující utajované informace, obchodní, bankovní nebo obdobné tajemství a osobní údaje, a upravuje přístup k dokumentům a formát digitálních dokumentů.
Co to znamená v praxi
Dokumenty s utajovanými informacemi lze k výběru archiválií předložit pouze tehdy, jsou-li navrženy k vyřazení a zničení, nebo až po zrušení stupně utajení. Pokud stupeň utajení nelze zrušit, provádějí výběr bezpečnostní archivy.
U dokumentů s obchodním, bankovním nebo obdobným tajemstvím lze k výběru předložit pouze ty, které jsou navrženy k vyřazení a zničení, nebo s výslovným souhlasem původce. Ochrana tajemství zůstává zachována i po vybrání dokumentu jako archiválie.
Při výběru archiválií obsahujících osobní údaje není potřeba souhlas fyzické osoby.
Osoby provádějící výběr archiválií mohou vstupovat do objektů, na pozemky a do jiných prostor, pokud nelze výběr provést jinak, a to s vědomím původce nebo vlastníka dokumentu, případně se souhlasem vlastníka objektu.
Původci, kteří nevedou spisovou službu elektronicky, musí digitální dokumenty určené k výběru archiválií mimo skartační řízení převést do stanoveného formátu a opatřit metadaty; pokud to není možné, převedou je do analogové podoby.
Dokumenty se k výběru archiválií předkládají příslušnému archivu bez ohledu na to, kde jsou uloženy.
Na co si dát pozor
Při práci s dokumenty obsahujícími utajované informace nebo tajemství je nutné dodržovat specifické postupy pro jejich předkládání k výběru archiválií.
Původci digitálních dokumentů musí zajistit jejich správný formát a metadata pro účely výběru archiválií, nebo je převést do analogové podoby.
Při vstupu do cizích prostor za účelem výběru archiválií je vždy nutný souhlas původce/vlastníka dokumentu a případně i vlastníka objektu.
Provozuje Eucalypt 4 s.r.o., IČO 22103741, Jičínská 226/17, Praha 3 (kontakt). Zdroj dat: e-Sbírka / justice.cz (oficiální). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.