§ 1 vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Příjem dokumentů

(1) Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném (dále jen „podatelna“). Příjem datových zpráv se řídí zvláštním právním předpisem1).

(2) Za doručený dokument podle odstavce 1 se považuje také dokument přijatý mimo podatelnu nebo dokument vzniklý z podání učiněného ústně, pokud byl zaevidován podle § 2; evidence se provede bezodkladně po přijetí nebo vzniku takového dokumentu.

(3) Pokud se na příjem a na manipulaci s dokumenty vztahují zvláštní právní předpisy2), přijímají se odděleně a vede se pro ně samostatná evidence, jejíž náležitosti upraví určený původce ve spisovém a skartačním řádu. Evidenci dokumentů obsahujících utajované skutečnosti vede pověřená osoba určeného původce3).

(4) Dokument, případně obálka dokumentu, se opatří v den doručení otiskem podacího razítka a po jeho zaevidování se předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně. Pokud je dokument doručen v digitální podobě, opatří se identifikátorem elektronické podatelny4) a předá se k vyřízení.

(5) Podací razítko obsahuje vždy:

a) název určeného původce,

b) datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení,

c) číslo jednací,

d) počet listů a

e) počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost v jednotkách bytů.

(6) Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby, předá se adresátovi, popřípadě jím určené osobě, neotevřená. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, která mu byla takto doručena, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování a dále postupuje podle spisového a skartačního řádu určeného původce. Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta, postupuje se podle věty druhé obdobně.

(7) Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást,

a) je-li v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována určenému původci do vlastních rukou,

b) je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla určenému původci doručena,

c) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele, nebo

d) stanoví-li tak spisový a skartační řád určeného původce.