Nařízení vlády Československé socialistické republiky o informační soustavě organizací

Věcná správnost zápisů o stavech hospodářských prostředků v účetnictví a v operativní evidenci se ověřuje inventarizacemi hospodářských prostředků.

(1) Hospodářské prostředky se musí v zásadě inventarizovat alespoň jednou za kalendářní rok; pokladní hotovosti a ceniny se však musí inventarizovat alespoň jednou za čtvrtletí. Lhůty pro inventarizace peněz, valut, deviz a ostatních hodnot v pokladnách a v trezorech peněžních ústavů upravují zvláštní předpisy.

(2) Odchylně od zásady uvedené v odstavci 1 mohou nadřízené orgány pro přímo řízené organizace

a) jednoroční (čtvrtletní) lhůtu zkrátit a stanovit, aby se inventarizace prováděly vícekrát za rok (čtvrtletí),

b) jednoroční lhůtu prodloužit u základních prostředků, u předmětů postupné spotřeby v používání a u zboží v prodejnách, jehož inventarizace je časově zvlášť náročná, až na dva roky za předpokladu, že tím nedojde k narušení ochrany národního majetku,

c) stanovit lhůtu pro provádění inventarizací podle vlastního uvážení u hospodářských prostředků vedených v operativní evidenci.

(3) Oprávnění zkrátit nebo prodloužit jednoroční (čtvrtletní) lhůtu nebo stanovit lhůtu v případech uvedených v odstavci 2 si může vyhradit pro obor své působnosti příslušný ústřední orgán.

(4) Postup při inventarizacích hospodářských prostředků upraví zvláštní prováděcí předpis k zákonu; tímto předpisem se též stanoví případy, v nichž se musí inventarizace provádět mimořádně.

Písemnosti informační soustavy uvedené v § 40 až 42, kterých již není třeba k běžným pracím, se ukládají a uschovávají v účetních archívech a zapisují se do archivních knih.

Z účetních písemností, s výjimkou písemností uvedených v § 41, se uschovávají v účetních archívech

a) mzdové listy alespoň po dobu dvaceti let následujících po roce, kterého se týkají,

b) roční státní účetní výkazy (spolu se zprávami o výsledcích rozboru) v organizaci, která je sestavila, alespoň po dobu deseti let následujících po roce, kterého se týkají,

c) měsíční, čtvrtletní a pololetní státní účetní výkazy (spolu se zprávami o výsledcích rozboru) v organizaci, která je sestavila, dále účetní doklady, účtové rozvrhy, účetní knihy (s výjimkou mzdových listů), předvahy, inventurní soupisy, inventarizační zápisy, dohody o předávání účetních písemností uložených v účetních archívech a výkazy o hospodaření vnitropodnikových útvarů alespoň po dobu pěti let následujících po roce, kterého se týkají,

d) technicko-organizační dokumentace souvisící s vedením účetnictví formou sestav (se všemi změnami) alespoň po dobu tří let následujících po roce, v němž se účetnictví vedlo naposled podle této dokumentace,

e) seznamy účtů na volných listech, seznamy sestav, seznamy účetních knih a archívní knihy alespoň po dobu, po kterou jsou uschovány písemnosti v nich zapsané, seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek užívaných v účetnictví alespoň po dobu, po kterou jsou uschovány písemnosti, v nichž je těchto znaků, symbolů, popř. zkratek použito,

f) pokladní bloky na tržby v hotovosti za zboží (výrobky) v maloobchodních prodejnách a obdobných provozovnách, pokud jsou organizace povinny je vyhotovovat, alespoň po dobu do ukončení druhé příští inventarizace zboží v těchto prodejnách a provozovnách a do vypořádání inventarizačních rozdílů,

g) pokladní bloky (doklady) za poskytnuté služby nebo opravy alespoň po dobu do provedení vnější, popř. vnitřní revize, při níž nebyly shledány závady, popř. do vypořádání zjištěných závad, nejméně však po dobu jednoho roku následujícího po roce, kterého se týkají,

h) ostatní účetní písemnosti (např. kontrolní soupisky) alespoň po dobu dvou let následujících po roce, kterého se týkají.

(1) Účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které se týkají technické nebo právní dokumentace staveb, popř. i pozemků, s výjimkou staveb dočasných, a inventární karty základních prostředků se uschovávají v účetních archívech až do vyřazení příslušných inventárních předmětů ze základních prostředků.

(2) Účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které se týkají pohledávek a závazků, se uschovávají v účetních archívech i přes dobu pěti let, jestliže trvá záruka nebo záruční lhůta, autorské právo nebo není skončeno reklamační, arbitrážní, soudní nebo jiné řízení nebo není pohledávka zaplacena či závazek splněn, a to do konce roku následujícího po roce, v němž tyto okolnosti pominuly.

(3) Knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které vyplývají z přímého styku s cizinou z doby před 1. lednem 1949, se uschovávají v účetních archívech, dokud federální ministerstvo financí nedá samo nebo na žádost organizace souhlas k jejich vyřazení.

Kalkulační listy a kalkulační doklady, pokud nejsou současně účetními doklady, se uschovávají v účetních archívech alespoň po dobu tří let následujících po roce, kterého se týkají; po stejnou dobu se uschovávají v účetních archívech i rozpočetní písemnosti v rozsahu stanoveném federálním ministerstvem financí.

Kromě písemností informační soustavy uschovávaných v účetních archívech ukládají a uschovávají organizace

a) časové řady ukazatelů (§ 28) alespoň po dobu dvaceti let od posledního zápisu na příslušné písemnosti,

b) roční státní statistické výkazy a ostatní státní statistické výkazy s roční periodicitou alespoň po dobu deseti let následujících po roce, kterého se týkají,

c) státní statistické výkazy s kratší než roční periodicitou alespoň po dobu pěti let následujících po roce, kterého se týkají.

(1) Pro další úschovu písemností informační soustavy uvedených v § 40 až 42, jakmile skončila jejich úschova v účetních archívech, jakož i pro vyřazování a skartaci všech písemností informační soustavy platí zvláštní předpisy.*)

(2) Vyřazení účetních písemností z účetních archívů mohou v odůvodněných případech federální ministerstvo financí, popř. finanční orgány republik vázat na svůj předchozí souhlas.

Účetnictví, rozpočetnictví a kalkulace se musí vést v československé měně. Při styku organizací se zahraničím lze používat v účetnictví a v kalkulaci vedle československé měny též cizích měn.

Zápisy v oborech a okruzích informační soustavy musí být srozumitelné a přehledné; musí být prováděny prostředky zaručujícími jejich trvanlivost.

Prvotní záznamy a běžné zápisy v účetnictví a v operativní evidenci, způsob kalkulace, popř. zápisy ve zvlášť organizovaných evidencích, pasportech a rejstřících upravují v oboru své působnosti Federální statistický úřad nebo federální ministerstvo financí v součinnosti s příslušnými ústředními orgány v míře nutné k zajištění jednotného obsahu ukazatelů a racionalizace sběru a zpracování informací tím, že

a) stanoví jejich typové, směrné, popř. i závazné náležitosti a vzory,

b) působí ke sjednocování forem a technik sběru a zpracování údajů obsažených v prvotních záznamech a v běžných zápisech.

Dojde-li k sloučení, rozdělení nebo zrušení organizace, popř. k převedení organizace nebo její části do působnosti jiného orgánu, musí být protokolárně zajištěno předání všech písemností informační soustavy a zachována věcná kontinuita časových řad.

Výjimky a odchylky z ustanovení tohoto nařízení mohou organizacím - pokud to vyžaduje jejich zvláštní povaha - stanovit nebo povolit v oboru své působnosti Federální statistický úřad nebo federální ministerstvo financí.

Zrušují se

1. vládní nařízení č. 30/1958 Sb., kterým se stanoví zásady pro účetní evidenci (účetní zásady), ve znění vládních nařízení č. 120/1961 Sb. a č. 81/1965 Sb.,

2. vládní nařízení č. 81/1965 Sb., o přesunu působnosti v oboru účetní evidence a o změně účetních zásad,

3. vládní nařízení č. 96/1966 Sb., o jednotných kalkulačních zásadách.

Toto nařízení nabývá účinnosti dnem 1. ledna 1972.

Dr. Štrougal v. r.

*) § 1 a 2 zákona.

**) § 2 písm. f) zákona.

*) Vyhláška č. 62/1953 Ú. l., o zásadách pro vyřazování (skartaci) písemností, a vyhláška č. 153/1956 Ú. l., o archivech hospodářských a rozpočtových organisací.