Vyhláška federálního ministerstva financí o účetnictví

Účetní písemnosti, jejichž náležitosti se touto vyhláškou stanoví jen zčásti nebo se nestanoví vůbec (např. kontrolní soupisky), musí být označeny alespoň názvem odpovídajícím jejich obsahu a dále v nich musí být uvedeno období, kterého se týkají, popř. den, k němuž byly sestaveny nevyplývají-li tyto náležitosti z účetních písemností alespoň nepřímo. Skládá-li se účetní písemnost z více částí (listů, příloh), které spolu nejsou spojeny, musí být jednotlivé části označeny tak, aby nemohly vznikat pochybnosti, ke které písemnosti patří (např. pořadovým očíslováním).

Aby nemohlo docházet k záměně účetních písemností různých organizací (např. jsou-li určeny k vydání z organizace), musí být na těchto písemnostech uvedena organizace, jíž patří. To platí přiměřeně i o účetních písemnostech, které se týkají jen některého vnitřního útvaru organizace.

(1) Dokud nebyly ještě odeslány státní účetní výkazy za měsíční období, jehož se opravy týkají, je dovoleno opravit peněžní částky a jejich zaúčtování v účetních knihách tak, že se opravovaná část původního zápisu přeškrtne tenkou čarou, aby zůstala čitelná, a nad ni, popř. na jiné místo (např. na druhou stranu účtu, na jiný účet) se napíše nový zápis; u sestav lze místo tohoto způsobu oprav vyhotovit novou správnou sestavu.

(2) Ustanovení předchozího odstavce platí přiměřeně také pro provádění jiných oprav (popř. doplňků) v účetních knihách a pro provádění oprav v ostatních účetních knihách a pro provádění oprav v ostatních účetních písemnostech (např. pro provádění oprav v účetních dokladech do doby, než jsou tyto doklady zaúčtovány, popř. před děrováním děrných štítků nebo děrné pásky a před pořízením vstupních dat při jejich zpracování pomocí prostředků výpočetní techniky).

(3) K opravovanému zápisu podle předchozích odstavců se připojí datovaná poznámka o provedení opravy, podepsaná pracovníkem odpovědným za správnost opravovaného údaje, pokud povaha opravy nevyžaduje zvláštního dokladu.

(4) V účetních dokladech, které se týkají pokladních operací nebo styku s peněžními ústavy, nejsou dovoleny opravy náležitostí účetních dokladů uvedených v § 8 odst. 1 pod písm. b), c) a d).

(1) V účetních knihách lze provádět opravy peněžních částek a jejich zaúčtování také souvztažným účetním zápisem, a to zpravidla úplným stornem a novým účetním zápisem správných částek na správné strany účtů. Jestliže byly na správné účty a na jejich správné strany zapsány nižší nebo vyšší peněžní částky, lze uskutečnit opravy nižších částek také doplňkovým souvztažným zápisem a opravy vyšších částek také dodatečným částečným stornem původního účetního zápisu.

(2) Při vedení účetnictví formou sestav se opravy účetních zápisů provádějí buď zápisem na opačnou stranu účtu anebo zápisem na téže straně účtu s opačným znaménkem.

(3) Při volbě způsobu provedení opravy v účetních knihách je třeba přihlížet k tomu, aby se nezkreslovaly obraty účtů, pokud jsou potřebné jako ukazatele ve státních účetních výkazech.

Zápisy v účetních písemnostech se nesmějí opravovat přepisováním, vymazáváním, vyškrabováním, ani jiným způsobem, kterým by se stal původní zápis zcela nebo zčásti nečitelným.

(1) Účetní písemnosti, kterých není třeba k běžným účtárenským pracím a z nichž lze vytvořit ucelené soubory, se ukládají podle předem stanoveného pořádku odděleně od jiných písemností v účetním archívu; v něm zůstanou účetní písemnosti uloženy po dobu stanovenou uschovacími lhůtami.*)

(2) Před uložením do účetního archívu musí být účetní písemnosti uspořádaně uschovávány pod odpovědností pracovníků, kteří jich používají ke své práci, a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození.

(3) O ztrátě nebo zničení účetních písemností, jakož i o takovém jejich poškození, jímž části jejich obsahu byly zničeny nebo se staly nečitelnými, se musí sepsat zápis. Je-li podezření, že ztráta, zničení nebo poškození písemností byly způsobeny v úmyslu zakrýt přestupek, přečin nebo trestný čin, postupuje vedoucí organizace podle příslušných předpisů.

(4) Pro ukládání a úschovu účetních písemností v účetním archívu vydají vedoucí organizací pokyny.

(1) Účetní knihy vedené na volných listech a formou sestav, účetní doklady a ostatní účetní písemnosti na volných listech se ukládají do účetního archívu v souborech (např. hlavní kniha v uspořádání podle účtového rozvrhu, účetní doklady v pořadí jejich čísel, inventarizační zápisy s inventurními soupisy), které se spojí do svazků označených podle jejich obsahu. Při tvoření souborů se přihlíží také k předpisům o utajování a k tomu, aby písemnosti téhož souboru měly stejnou uschovací lhůtu. Písemnosti ve vázaných knihách se ukládají do účetního archívu zpravidla samostatně.

(2) Knihy a svazky ukládané do účetního archívu se zapisují jednotlivě do vázané archívní knihy, pro kterou platí přiměřeně ustanovení této vyhlášky o vázaných účetních knihách. Zápis musí obsahovat datum uložení a další údaje, z nichž se dá spolehlivě zjistit totožnost jednotlivých knih a svazků a jejich umístění.

(1) Účetní písemnosti lze vydávat z účetního archívu pracovníkům organizace jen na potvrzení. Vydání písemností z účetního archívu musí být poznamenáno v archívní knize.

(2) Vydávat účetní písemnosti i neuložené dosud v účetním archívu orgánům nebo osobám mimo organizaci je dovoleno jen se souhlasem jejího vedoucího, pokud zvláštní předpisy nestanoví jinak. Písemnost lze vydat oprávněné osobě jen na potvrzení a zasílá-li se poštou nebo jiným způsobem, vyhotovuje se o vydání písemnosti záznam.

(1) Dojde-li při zániku organizace k převodu majetku, práv a závazků na jinou organizaci, převezme její účetní písemnosti přejímající organizace.

(2) Při vynětí části hospodářských prostředků z organizace a jejich převodu do jiné organizace se předávající organizace také písemně dohodou, zda a jak se rozdělí příslušné účetní písemnosti.

(3) Dojde-li k zániku organizace likvidací bez právního nástupce, rozhodne o dalším uložení a úschově účetních písemností orgán, který nařídil likvidaci.

(1) Děrné štítky, popř. děrné pásky, které obsahují napsané nebo natištěné údaje tvořící součást účetních písemností, se ukládají a uschovávají v účetním archívu podle ustanovení platných pro příslušné písemnosti, které jejich údaje představují. Jestliže jsou na podkladě uvedených prostředků, s výjimkou prostředků představujících účetní doklady, vyhotoveny sestavy, postačí uschovávat v účetním archívu namísto uvedených prostředků jen tyto sestavy. Ostatní děrné štítky, děrné nebo magnetické pásky a jiné obdobné prostředky nejsou účetními písemnostmi a v účetním archívu se neuschovávají.

(2) Jako účetní písemnosti se v organizacích neuschovávají účetní výkazy (spolu se zprávami o výsledcích rozboru), které jim byly předloženy jinými, např. podřízenými organizacemi. Jestliže povinnosti vůči státnímu rozpočtu plní orgán nadřízený organizaci, musí uschovávat účetní výkazy (spolu se zprávami o výsledcích rozboru), které dostává od pořízených organizací, a to ve lhůtách předepsaných pro úschovu vlastních účetních výkazů.

Po uplynutí uschovacích lhůt se účetní písemnosti vyřadí z účetního archívu; vyřazení se zaznamenává v archívní knize a doklady o něm se uschovají jako její příloha.

Federální ministerstvo financí může organizacím - pokud to vyžaduje jejich zvláštní povaha - stanovit nebo povolit výjimky a odchylky z ustanovení této vyhlášky.

1. vyhláška č. 102/1958 Ú. l., o účetní evidenci hospodářských, rozpočtových a jiných organizací,

2. vyhláška č. 186/1958 Ú. l., o účetní evidenci jednotných zemědělských družstev.

(1) Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 1972.

(2) Organizace, které vedou účetnictví formou sestav, mohou plnit povinnosti podle ustanovení § 42 a 43 až od 1. ledna 1973.

Ministr:

Doc. Ing. Rohlíček, CSc. v. r.

*) § 7 odst. 3 nařízení vlády ČSSR č. 153/1971 Sb., o informační soustavě organizací.

*) § 11 odst. 2 vl. nař. č. 153/1971 Sb.

*) Vyhláška federálního ministerstva financí č. 155/1971 Sb., o inventarizacích hospodářských prostředků.

*) § 40 a 41 vl. nař. č. 153/1971 Sb.