§ 66 zákon, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony – Spisový řád
Zákon, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony · 190/2009 Sb. · Správní právo
Stručně: Paragraf 66 stanovuje povinnost pro určené původce vydat spisový řád, který musí obsahovat spisový a skartační plán pro evidenci a správu dokumentů, a určuje, jak se dokumenty označují a jak se případně mění jejich skartační lhůty. Každý určený původce (např. úřad, instituce) musí mít vlastní spisový řád, který podrobně popisuje, jak se nakládá s dokumenty. (§ 66 zákona č. 190/2009 Sb., zákon, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
(1) Určení původci vydají spisový řád.
(2) Součástí spisového řádu je spisový a skartační plán. Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.
(3) Určení původci označují dokumenty spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu.
(4) Změnu skartační lhůty dokumentu po jejím uplynutí lze provést po schválení příslušným archivem.“.
132. V § 67 se slova „Písemný doklad“ nahrazují slovem „Doklad“.
133. V § 68 odst. 1 se slova „na místě vyhrazeném k uložení dokumentů, k vyhledávání a předávání dokumentů pro potřebu určeného původce a k provádění skartačního řízení (dále jen „spisovna“)“ nahrazují slovy „ve spisovně“, slova „spisovně sloužící k uložení dokumentů s dlouhodobými skartačními lhůtami (dále jen „správní archiv“)“ se nahrazují slovy „správním archivu“, slova „ji určení původci zřídili“ se nahrazují slovy „jej určený původce zřídil“ a slova „do podacího deníku“ se nahrazují slovy „v evidenci podle § 64“.
134. V § 68 odst. 3 se slovo „likvidátor,“ zrušuje.
135. V § 68 odstavec 4 zní:
„(4) Budova, v níž je umístěna spisovna nebo správní archiv, musí splňovat tyto podmínky:
a) prostory pro uložení dokumentů nesmí být ohroženy povodněmi,
b) musí pro ni být zpracována požární dokumentace a musí být vybavena ručními hasicími přístroji; v prostorách pro uložení dokumentů musí být umístěny pouze práškové hasicí přístroje,
c) v prostorách pro uložení dokumentů nesmí vést vodovodní, teplovodní, parovodní nebo plynovodní potrubí a dešťová a splašková kanalizace,
d) prostory pro uložení dokumentů musí být vybaveny regály pro uložení dokumentů,
e) prostory pro uložení dokumentů musí být zajištěny proti vstupu nepovolané osoby.“.
136. Za § 68 se vkládá nový § 68a, který včetně nadpisu zní:
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Každý určený původce (např. úřad, instituce) musí mít vlastní spisový řád, který podrobně popisuje, jak se nakládá s dokumenty.
- Součástí spisového řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam všech typů dokumentů, jejich zařazení, spisové znaky (pro snazší dohledání), skartační znaky (určující, zda se dokument archivuje nebo skartuje) a skartační lhůty (jak dlouho se dokument musí uchovávat).
- Všechny dokumenty, které určený původce vytváří nebo přijímá, musí být označeny podle tohoto plánu, aby bylo jasné, jak s nimi dále nakládat.
- Změnit skartační lhůtu dokumentu poté, co už uplynula, je možné pouze se souhlasem příslušného archivu.
Na co si dát pozor
- Spisový řád a spisový a skartační plán jsou závazné dokumenty, které musí určený původce dodržovat.
- Nesprávné označení dokumentů nebo nedodržení skartačních lhůt může mít právní důsledky.
- Jakákoli změna skartační lhůty po jejím uplynutí vyžaduje schválení archivu, což zdůrazňuje důležitost správného nastavení skartačních lhůt od počátku.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 66 (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 12 Spis (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 16 Ukládání dokumentů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 83 (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 8 Ukládání dokumentů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )