§ 66 Zákon, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony – Spisový řád
Zákon, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony · 190/2009 Sb. · § 66 · Správní právo
Stručně: Paragraf 66 stanovuje povinnost pro určené původce vydat spisový řád, který musí obsahovat spisový a skartační plán pro evidenci a správu dokumentů, a určuje, jak se dokumenty označují a jak se případně mění jejich skartační lhůty.
§ 66 Spisový řád
(1) Určení původci vydají spisový řád.
(2) Součástí spisového řádu je spisový a skartační plán. Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.
(3) Určení původci označují dokumenty spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu.
(4) Změnu skartační lhůty dokumentu po jejím uplynutí lze provést po schválení příslušným archivem.“.
132. V § 67 se slova „Písemný doklad“ nahrazují slovem „Doklad“.
133. V § 68 odst. 1 se slova „na místě vyhrazeném k uložení dokumentů, k vyhledávání a předávání dokumentů pro potřebu určeného původce a k provádění skartačního řízení (dále jen „spisovna“)“ nahrazují slovy „ve spisovně“, slova „spisovně sloužící k uložení dokumentů s dlouhodobými skartačními lhůtami (dále jen „správní archiv“)“ se nahrazují slovy „správním archivu“, slova „ji určení původci zřídili“ se nahrazují slovy „jej určený původce zřídil“ a slova „do podacího deníku“ se nahrazují slovy „v evidenci podle § 64“.
134. V § 68 odst. 3 se slovo „likvidátor,“ zrušuje.
135. V § 68 odstavec 4 zní:
„(4) Budova, v níž je umístěna spisovna nebo správní archiv, musí splňovat tyto podmínky:
a) prostory pro uložení dokumentů nesmí být ohroženy povodněmi,
b) musí pro ni být zpracována požární dokumentace a musí být vybavena ručními hasicími přístroji; v prostorách pro uložení dokumentů musí být umístěny pouze práškové hasicí přístroje,
c) v prostorách pro uložení dokumentů nesmí vést vodovodní, teplovodní, parovodní nebo plynovodní potrubí a dešťová a splašková kanalizace,
d) prostory pro uložení dokumentů musí být vybaveny regály pro uložení dokumentů,
e) prostory pro uložení dokumentů musí být zajištěny proti vstupu nepovolané osoby.“.
136. Za § 68 se vkládá nový § 68a, který včetně nadpisu zní:
Paragraf 66 stanovuje povinnost pro určené původce vydat spisový řád, který musí obsahovat spisový a skartační plán pro evidenci a správu dokumentů, a určuje, jak se dokumenty označují a jak se případně mění jejich skartační lhůty.
Co to znamená v praxi
Každý určený původce (např. úřad, instituce) musí mít vlastní spisový řád, který podrobně popisuje, jak se nakládá s dokumenty.
Součástí spisového řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam všech typů dokumentů, jejich zařazení, spisové znaky (pro snazší dohledání), skartační znaky (určující, zda se dokument archivuje nebo skartuje) a skartační lhůty (jak dlouho se dokument musí uchovávat).
Všechny dokumenty, které určený původce vytváří nebo přijímá, musí být označeny podle tohoto plánu, aby bylo jasné, jak s nimi dále nakládat.
Změnit skartační lhůtu dokumentu poté, co už uplynula, je možné pouze se souhlasem příslušného archivu.
Na co si dát pozor
Spisový řád a spisový a skartační plán jsou závazné dokumenty, které musí určený původce dodržovat.
Nesprávné označení dokumentů nebo nedodržení skartačních lhůt může mít právní důsledky.
Jakákoli změna skartační lhůty po jejím uplynutí vyžaduje schválení archivu, což zdůrazňuje důležitost správného nastavení skartačních lhůt od počátku.
Provozuje Eucalypt 4 s.r.o., IČO 22103741, Jičínská 226/17, Praha 3 (kontakt). Zdroj dat: e-Sbírka / justice.cz (oficiální). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.