Vyhláška Národního bezpečnostního úřadu o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o postupech při tvorbě, evidenci, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností

(1) Uloženou utajovanou písemnost lze zapůjčit na dobu nezbytně nutnou za těchto podmínek:

a) utajovanou písemnost si může vypůjčit osoba určená ke styku s utajovanou skutečností příslušného stupně utajení a rozsahu činnosti, prokáže-li důvod výpůjčky,

b) utajovanou písemnost lze zapůjčit pouze se souhlasem pověřené osoby,

c) zapůjčení utajované písemnosti se zaznamenává v zápůjční knize.

(2) Zapůjčené utajované písemnosti se v měsíci lednu každého roku vrací k zápůjční knize pro účely fyzické kontroly.

(1) Zabezpečená oblast a úschovný objekt, ve kterých se ukládají utajované písemnosti, musí být v době nepřítomnosti osob odpovědných za přístup do těchto zabezpečených oblastí a úschovných objektů (dále jen „odpovědná osoba“) uzamčeny. Odpovědné osoby disponují klíči od zabezpečených oblastí a úschovných objektů (dále jen „klíč“). Klíče se uschovávají v objektu, kde se zabezpečené oblasti nebo úschovné objekty nacházejí, a to v zapečetěné obálce, případně schránce, nebo o místě jejich uložení rozhodne pověřená osoba.

(2) Duplikáty klíčů se ukládají u pověřené osoby; není-li jí, u statutárního orgánu. Duplikáty klíčů jsou uloženy způsobem, který umožňuje kontrolu jejich použití.

(3) V době nepřítomnosti odpovědných osob může zabezpečenou oblast nebo úschovný objekt otevřít pouze jejich nadřízený nebo jím určená a pověřená osoba, a to za přítomnosti dalších nejméně 2 osob. O této skutečnosti se pořídí písemný záznam obsahující důvod otevření, které utajované písemnosti byly vyňaty či vloženy, jména a podpisy přítomných osob, časové údaje o otevření a uzavření a musí o ní být neprodleně informovány odpovědné osoby.

(4) Ztráta klíčů nebo jejich duplikátů musí být neprodleně oznámena nejbližšímu nadřízenému a pověřené osobě. Současně musí být neprodleně všechny utajované písemnosti umístěny v jiné zabezpečené oblasti nebo úschovném objektu. Není-li to z technických nebo jiných důvodů možné, musí být zajištěna ochrana utajovaných písemností jiným způsobem. Nebudou-li klíče nebo jejich duplikáty nalezeny a zabezpečená oblast nebo úschovný objekt mají být nadále používány pro ukládání utajovaných písemností, musí být dosavadní uzávěry nebo zámky vyměněny. Budou-li nalezeny dříve, než dojde k výměně uzávěrů nebo zámků, rozhodne o výměně pověřená osoba, podle povahy případu.

(1) Vyřazování utajované písemnosti se provádí podle zvláštního předpisu3) a podle skartačních řádů orgánů státu nebo organizací, pokud není stanoveno jinak.

(2) Utajovaná písemnost označená skartačním znakem S může být podrobena vyřazování po uplynutí doby její správní nebo pracovní potřeby, která je vyjádřena skartačním řádem orgánu státu nebo organizace.

(3) Vyřazování utajované písemnosti zajišťuje tříčlenná skartační komise ustanovená písemným rozhodnutím statutárního orgánu. Vedoucím skartační komise nesmí být osoba pověřená vedením jednacího protokolu. Skartační komise posoudí utajované písemnosti, u nichž uplynula skartační lhůta, a rozhodne o změně skartačního znaku V na A nebo S, případně o prodloužení skartační lhůty.

(4) Osoba pověřená vedením jednacího protokolu vypracuje návrh na vyřazení utajovaných písemností (skartační návrh) členěný podle skartačních znaků A nebo S. Uvnitř těchto skupin se utajované písemnosti zapíší podle čísel jednacích. Skartační návrh se předá příslušnému archivnímu orgánu k provedení odborné archivní prohlídky. Jde-li o orgán státu nebo organizaci, které mají zřízeny archivy zvláštního významu, předá se skartační návrh Ministerstvu vnitra a v ostatních případech příslušnému státnímu archivu. Utajované písemnosti předkládané k archivní prohlídce u příslušného státního archivu musí mít před provedením této prohlídky zrušen stupeň utajení. Archivní orgán po provedení archivní prohlídky vyznačí do skartačního návrhu případné změny.

(5) Po provedení odborné archivní prohlídky a po schválení skartačního návrhu se utajované písemnosti určené k archivaci předají příslušnému archivnímu orgánu proti potvrzení na skartačním návrhu. Utajované písemnosti určené ke zničení se zničí za přítomnosti skartační komise a jejich zničení potvrdí podpisem na skartačním návrhu 1 z jejích členů. Zničením se rozumí znemožnění rekonstrukce utajované písemnosti a identifikace utajované skutečnosti, kterou obsahovala. U vyřazených písemností se v příslušném jednacím protokolu škrtnou červeným inkoustem pořadová čísla a ve sloupci 16 se uvede záznam o vyřazení (textová část přílohy č. 2).

(6) Jednací protokoly se ukládají v příslušném archivu teprve tehdy, jestliže všechny v nich evidované utajované písemnosti byly vyřazeny.

(1) Ústřední registry utajovaných skutečností4) (dále jen „ústřední registry“) zahrnují

a) centrální spisovnu pro utajované písemnosti Organizace Severoatlantické smlouvy,

b) centrální spisovnu pro utajované písemnosti Evropské unie,

c) centrální spisovnu pro ostatní utajované písemnosti v mezinárodním styku.

(2) Ústřední registr může, podle potřeby, plnit funkci registru podle § 28.

(3) Centrální spisovny ústředních registrů jsou hlavním přijímacím a odbavovacím místem.

(4) Utajované písemnosti stupně utajení „Přísně tajné“ poskytované do zahraničí a ze zahraničí musí být fyzicky i administrativně odděleny od ostatních utajovaných písemností.

(5) Evidence a manipulace s utajovanými písemnostmi stupně utajení „Tajné“, „Důvěrné“ a „Vyhrazené“ poskytovanými do zahraničí a ze zahraničí může být prováděna stejným personálem.

(6) V ústředních registrech je veden aktuální seznam všech registrů na území České republiky, a to včetně jmen a podpisových vzorů jejich vedoucích a jejich zástupců. Dále je veden aktuální seznam osob oprávněných seznamovat se s utajovanými skutečnostmi Organizace Severoatlantické smlouvy, Evropské unie nebo ostatními utajovanými skutečnostmi v mezinárodním styku.

(7) Utajovaná písemnost poskytovaná do zahraničí se do ústředního registru přenáší způsobem uvedeným v § 22. Na obálce se v tomto případě dále uvede úplná adresa příjemce. V ústředním registru se za přítomnosti doručitele provede kontrola úplnosti odesílané utajované písemnosti. Při zjištění závad se utajovaná písemnost vrátí zpět odesílateli. Po provedení kontroly se utajovaná písemnost zaeviduje v jednacím protokolu ústředního registru.

(1) V registrech utajovaných skutečností5) se evidují a ukládají utajované písemnosti poskytované do zahraničí a ze zahraničí.

(2) Žádost o souhlas ke zřízení registru utajovaných skutečností (dále jen „registr“) se zasílá Úřadu a obsahuje

a) název orgánu státu, který žádá o souhlas ke zřízení registru,

b) důvod zřízení registru,

c) sídlo registru,

d) jména vedoucího registru a jeho zástupce, kteří budou jmenováni po zřízení registru.

(3) Pověřená osoba orgánu státu do 15 dnů po zřízení registru o tomto písemně informuje ústřední registry. Tato informace obsahuje

a) název orgánu státu a datum zřízení registru,

b) sídlo registru,

c) jména vedoucího a jeho zástupce, včetně podpisových vzorů.

(4) Pro ukládání utajovaných písemností poskytovaných do zahraničí a ze zahraničí v registrech platí ustanovení § 27 odst. 4 a 5.

(5) V registrech je veden aktuální seznam všech osob oprávněných seznamovat se s utajovanými skutečnostmi Organizace Severoatlantické smlouvy a Evropské unie, případně s ostatními utajovanými písemnostmi v mezinárodním styku.

(1) Evidence, stanovení a označení příslušného stupně utajení, manipulace, ukládání a skartace utajovaných písemností v ústředních registrech a registrech se provádí podle této vyhlášky. Ústřední registry vedou přehled o všech utajovaných písemnostech, mimo utajovaných písemností poskytnutých podle § 67 odst. 8 a 9 zákona, a při své činnosti respektují požadavky jejich poskytovatele.

(2) K evidenci, manipulaci a ukládání utajovaných písemností v ústředních registrech a registrech se používají administrativní pomůcky uvedené v § 5 odst. 1, přenosné schránky uvedené v § 6 a úschovné objekty uvedené v § 7.

(1) Zanikne-li osobě určení ke styku s utajovanými skutečnostmi, předá tato osoba neprodleně utajované písemnosti pověřené osobě; není-li jí, statutárnímu orgánu.

(2) Při odchodu pověřené osoby nebo osoby pověřené vedením jednacího protokolu z funkce se provede komisionální předání všech utajovaných písemností a příslušných administrativních pomůcek.

(3) Statutární orgán ustanoví tříčlennou komisi, která provede

a) kontrolu všech uložených utajovaných písemností, utajovaných písemností dosud nepředaných k vyřízení a utajovaných písemností předaných k odeslání,

b) zpracování předávacího protokolu, který se zaeviduje v příslušném jednacím protokolu. Předávací protokol podepíší všichni členové komise, předávající a přebírající osoba.

(1) Při zániku orgánu státu předá jeho statutární orgán nebo pověřená osoba všechny utajované písemnosti statutárnímu orgánu právního nástupce orgánu státu; není-li jej, Úřadu.

(2) Při zániku organizace předá její statutární orgán nebo pověřená osoba všechny utajované písemnosti orgánu státu nebo organizaci, které mu tyto utajované písemnosti poskytly, nebo jejich právním nástupcům; není-li jich, Úřadu.

(3) Statutární orgán přebírajícího orgánu státu nebo organizace ustanoví komisi složenou ze zástupců předávající a přebírající strany, která provede

a) kontrolu všech předávaných utajovaných písemností,

b) zpracování předávacího protokolu, který se zaeviduje v jednacím protokolu přebírající strany. Předávací protokol podepíší všichni členové komise, předávající a přebírající osoba.

(4) S utajovanými písemnostmi se předávají i příslušné použité administrativní pomůcky.

(1) Oznámení6) o neoprávněném nakládání s utajovanou písemností obsahuje

a) název orgánu státu nebo organizace, kde k neoprávněnému nakládání došlo,

b) jméno a rodné číslo osoby odpovědné za neoprávněné nakládání (je-li známo),

c) způsob a dobu trvání neoprávněného nakládání,

d) jak k neoprávněnému nakládání došlo,

e) v případě podezření z trestného činu datum, název a adresu orgánu, kterému bylo trestní oznámení podáno,

f) opatření přijatá k nápravě.

(2) Ztráta nebo zničení (mimo skartační řízení) utajované písemnosti se zaznamená v jednacím protokolu, kde je utajovaná písemnost evidována, (textová část přílohy č. 2).

Zrušují se:

1. Směrnice Federálního ministerstva vnitra ze dne 23. prosince 1971 pro manipulaci a dopravu písemných a jiných materiálů obsahujících skutečnosti tvořící předmět státního, hospodářského a služebního tajemství, č. j. SKU-207/1971.

2. Směrnice Federálního ministerstva vnitra ze dne 6. června 1973 pro zabezpečení ochrany skutečností tvořících předmět státního, hospodářského a služebního tajemství při jejich zpracování pomocí výpočetní techniky, č. j. SKU-217/1973.

Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. listopadu 1998.

Ředitel:

Ing. Kadlec v. r.

Příloha č. 1 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

PŘÍSNĚ TAJNÉ

TAJNÉ

DŮVĚRNÉ

VYHRAZENÉ

Příloha č. 2 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

Nad sloupce č. 1 – 2 do předtištěného rámečku se zapíše rozmezí pořadových čísel z prvního a posledního řádku stránky, např. 1 – 10.

Sloupec č. 1

pořadová čísla není nutno doplňovat dalšími údaji čísla jednacího. Pouze v případě, kdy v 1 jednacím protokolu jsou evidovány utajované písemnosti různých stupňů utajení nižších než „Přísně tajné“, se před pořadové číslo uvede zkratka příslušného stupně utajení,

sloupec č. 2

uvádí se den a měsíc, kdy utajovaná písemnost byla doručena. U vlastních písemností den a měsíc, kdy bylo vznikající utajované písemnosti přiděleno číslo jednací,

sloupec č. 3

zapisuje se odesílatel utajované písemnosti, jde-li o vlastní písemnost, uvede se „vlastní“, v případě použití sběrného archu se uvede „SBĚRNÝ ARCH“,

sloupec č. 4

zapíše se datum uvedené na doručené utajované písemnosti, u vlastních utajovaných písemností se položka proškrtne,

sloupec č. 5

zapíše se číslo jednací odesílatele, u vlastní utajované písemnosti se položka proškrtne,

sloupec č. 6

uvádí se počet listů doručené utajované písemnosti. Jsou-li k písemnosti připojeny přílohy, zapíše se jejich počet a celkový počet jejich listů zlomkem, kdy čitatelem je počet příloh a jmenovatelem celkový počet jejich listů. Např. 3 + 3/15 znamená, že utajovaná písemnost má 3 listy a 3 připojené přílohy o 15 listech, počet listů se uvádí i u vlastní písemnosti,

sloupec č. 7

uvede se označení věci tak, aby byla vystižena podstata utajované písemnosti,

sloupec č. 8

vyznačuje se, kdy a komu byla utajovaná písemnost přidělena k vyřízení, ten potvrdí podpisem převzetí, pokud nebyla předána jiným způsobem. Tento způsob se zde uvede, např. „Doruč. kniha“,

sloupec č. 9

zapíše se den a měsíc, kdy byla utajovaná písemnost vyřízena nebo odeslána, pokud je utajovaná písemnost vyřízena nebo odeslána v jiném roce, než vznikla nebo byla doručena, uvede se i rok,

sloupec č. 10

vyznačí se adresát, kterému je utajovaná písemnost odesílána, pokud je adresátů více, uvede se „podle rozdělovníku“,

sloupec č. 11

uvede se způsob vyřízení, např. „referátníkem“, „průpisem“, „záznamem na spisu“ atd., při změně stupně utajení se zde uvede „převedeno k č. j. . . . " a číslo jednací, ke kterému je utajovaná písemnost přeevidována,

sloupec č. 12

uvede se celkový počet listů odesílané utajované písemnosti,

sloupec č. 13

vyplňuje se tehdy, jestliže se utajovaná písemnost ukládá do spisového svazku,

sloupec č. 14

uvede se celkový počet listů ukládané utajované písemnosti,

sloupec č. 15

vyznačí se skartační znak a rok skartačního řízení, uvedené na utajované písemnosti, např. V-2007, A-2005, S-2001,

sloupec č. 16

uvádí se záznam o skartaci utajované písemnosti „ARCHIV“ nebo „ZNIČENO“, datum provedení a podpis 1 člena skartační komise. Při ztrátě nebo zničení (mimo skartační řízení) utajované písemnosti se uvede „ZTRÁTA“ nebo „NEOPRÁVNĚNĚ ZNIČENO“ a číslo jednací oznámení o neoprávněném nakládání s utajovanou písemností.

Obsah štítku na titulní straně příslušného jednacího protokolu

Označení na vnitřní straně desek jednacího protokolu.

Příloha č. 3 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

Zápis do pomocného jednacího protokolu se provádí stejně jako do jednacího protokolu.

Do sloupce č. 1 se zapíše již přidělené pořadové číslo z jednacího protokolu. Nevyplňuje se předtištěný rámeček, sloupec č. 16.

Příloha č. 4 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

Příloha č. 5 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

Na štítku doručovací knihy se uvede rok (případně roky), kdy byla používána, a název orgánu státu nebo organizace.

Příloha č. 6 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

Příloha č. 6a k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

Příloha č. 7 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

V jednacím protokolu se vyznačí ve sloupci č. 3 „SBĚRNÝ ARCH“.

Příloha č. 8 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

Příloha č. 9 k vyhlášce č. 244/1998 Sb.

2) § 36 odst. 1 zákona č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů.

2a) § 2 písm. a) vyhlášky č. 136/2001 Sb., o zajištění kryptografické ochrany utajovaných skutečností, provádění certifikace kryptografických prostředků a náležitostech certifikátu.

2b) § 2 písm. b) vyhlášky č. 339/1999 Sb., o objektové bezpečnosti.

3) Vyhláška č. 117/1974 Sb., kterou se stanoví kritéria na posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení.

4) § 67 odst. 4 a § 68 odst. 1 zákona č. 148/1998 Sb.

5) § 68 odst. 2 zákona č. 148/1998 Sb.

6) § 12 odst. 2 písm. e) zákona č. 148/1998 Sb.