§ 13 vyhláška o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací – Sběrný arch
Vyhláška o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací · 529/2005 Sb. · Správní právo
Stručně: Paragraf 13 vyhlášky 529/2005 popisuje pravidla pro vytváření, evidenci, uzavírání a ukládání sběrného archu, což je zvláštní způsob evidence utajovaných dokumentů. Sběrný arch slouží k evidenci více utajovaných dokumentů, které se týkají jedné záležitosti, a to pod jedním hlavním číslem jednacím. (§ 13 zákona č. 529/2005 Sb., vyhláška o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Sběrný arch
- Odkazuje na: § 4
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 529/2005 Sb.
(1) Při vytváření sběrného archu se utajovaný dokument, kterým se zakládá sběrný arch, zaeviduje v příslušném jednacím protokolu a současně se zapíše do sběrného archu pod pořadové číslo jedna. Další utajované dokumenty se do sběrného archu zaevidují v pořadí, ve kterém jsou doručeny nebo ve kterém vznikly, podle pokynů uvedených v příloze č. 7 k této vyhlášce. Založení sběrného archu se vyznačí v jednacím protokolu.
(2) Ve sběrném archu lze evidovat utajované dokumenty pouze stejného stupně utajení.
(3) Na každý utajovaný dokument zapsaný a zaevidovaný ve sběrném archu se vyznačí číslo jednací utajovaného dokumentu, ke kterému byl sběrný arch založen. Jednotlivé utajované dokumenty zapsané a zaevidované ve sběrném archu se v čísle jednacím utajovaného dokumentu rozlišují pořadovým číslem ze sběrného archu podle § 4 odst. 1 písm. b).
(4) Uzavření sběrného archu se provede tak, že se poslední zápis celý podtrhne, ukončí se přidělování pořadových čísel sběrného archu. Pod podtržením se uvede záznam s datem uzavření sběrného archu, celkový počet uložených listů utajovaných dokumentů a počet a druh dokumentů v nelistinné podobě sběrného archu, příjmení a podpis osoby, která záznam provedla. Utajované dokumenty zapsané a zaevidované ve sběrném archu se při uzavření pevně spojí, je-li to fyzicky možné a nedošlo-li by tím k neúměrným obtížím při následném nakládání s takto vzniklým souborem utajovaných dokumentů. Po uzavření sběrného archu tvoří utajované dokumenty a dokumenty se zrušeným stupněm utajení zapsané ve sběrném archu nedělitelný soubor dokumentů; to platí i v případě, že nedojde k pevnému spojení dokumentů podle předchozí věty. Na první straně tohoto souboru dokumentů se uvede spisový znak, skartační znak, rok skartačního řízení, počet ukládaných listů, počet a druh ukládaných dokumentů anebo příloh v nelistinné podobě. Zároveň se provede i záznam do jednacího protokolu, ve kterém je sběrný arch zaevidován.
(5) Sběrný arch se ukládá u jednacího protokolu a vyřazuje se společně s ním. Kopie sběrného archu se ukládá u souboru dokumentů vzniklého podle odstavce 4, je jeho součástí a nezapočítává se do počtu listů. Po uzavření sběrného archu lze odeslat pouze soubor dokumentů podle odstavce 4 s kopií sběrného archu.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Sběrný arch slouží k evidenci více utajovaných dokumentů, které se týkají jedné záležitosti, a to pod jedním hlavním číslem jednacím.
- Všechny dokumenty v jednom sběrném archu musí mít stejný stupeň utajení.
- Po uzavření tvoří dokumenty ve sběrném archu nedělitelný soubor, který se ukládá a vyřazuje společně s jednacím protokolem.
- Každý dokument ve sběrném archu má své pořadové číslo, které je součástí jeho čísla jednacího.
Na co si dát pozor
- Při vytváření sběrného archu je nutné dodržet přesný postup zápisu a evidování dokumentů podle přílohy č. 7 vyhlášky.
- Při uzavírání sběrného archu je třeba provést přesný záznam o datu uzavření, počtu listů a dokumentů a tento záznam podepsat.
- Fyzické spojení dokumentů ve sběrném archu je preferované, pokud to není příliš obtížné pro další manipulaci.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 16 Sběrný arch (Vyhláška o podrobnostech stanovení a ozn)§ 35 SBĚRNÝ DLUHOPIS (Zákon o dluhopisech)§ 11 (Vyhláška Ústřední správy nákupu zeměděls)§ 19 Fakturování a placení dodávek zemědělských vý (Vyhláška federálního ministerstva financ)§ 13 Sběrný arch (Vyhláška o administrativní bezpečnosti a)