§ 6 Vyhláška o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací – Vedení administrativních pomůcek v elektronické podobě

§ 6 Vedení administrativních pomůcek v elektronické podobě (1) Jednotlivé administrativní pomůcky lze vést v elektronické podobě za předpokladu, že obsahují všechny předepsané položky podle § 3, a systém, jehož prostřednictvím jsou vedeny, je zabezpečen proti neoprávněnému zásahu a proti přístupu osob, které k němu nejsou oprávněny, prokazatelným způsobem zaznamenává všechny prováděné změny nebo opravy a jeho používání je schváleno odpovědnou osobou. (2) K vedení administrativní pomůcky podle § 3 lze také použít elektronický systém spisové služby, který splňuje požadavky podle zákona o archivnictví a spisové službě a je součástí informačního systému nakládajícího s utajovanými informacemi (§ 23 odst. 3 zákona). (3) Administrativní pomůcky podle § 3 lze vést v elektronické podobě nebo v elektronickém systému spisové služby, pouze pokud je umožněn jejich převod do listinné podoby nebo jejich převod do formátu PDF/A a umožněno jejich znázornění jako samostatných dokumentů a podepsání elektronickým podpisem nebo pečetění elektronickou pečetí a následně opatření elektronickým časovým razítkem podle zákona o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, nebo nahrazení těchto prostředků způsobem podle zákona o archivnictví a spisové službě. (4) Jsou-li jednací protokol nebo pomocný jednací protokol vedeny v elektronické podobě, musí být proveden jejich převod do listinné podoby nejpozději do konce následujícího kalendářního roku po uzavření evidence v kalendářním roce podle § 12 odst. 3, při změně osoby pověřené jejich vedením, případně podle potřeby, a upraví se způsobem podle § 4 odst. 1. Pokud vedení jednacího protokolu nebo pomocného jednacího protokolu v elektronické podobě umožní jejich převod do formátu PDF/A a znázornění jako samostatných dokumentů a podepsání elektronickým podpisem nebo pečetění elektronickou pečetí a následně opatření elektronickým časovým razítkem podle zákona o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, nebo nahrazení těchto prostředků způsobem podle zákona o archivnictví a spisové službě, není potřeba jednací protokol nebo pomocný jednací protokol převádět do listinné podoby. (5) Odpovědná osoba zajistí, aby v jednacím protokolu a pomocném jednacím protokolu byly zaznamenány všechny změny. Je-li jednací protokol veden v elektronickém systému spisové služby, musí být proveden po vyřazení všech utajovaných dokumentů evidovaných v příslušném kalendářním roce jeho převod do formátu PDF/A a další úkony podle odstavce 4 věty druhé. (6) Jednací protokoly, pomocné jednací protokoly a doručovací knihy, které jsou vedeny v elektronické podobě, lze vyřadit teprve tehdy, jestliže byly vyřazeny všechny utajované dokumenty v nich evidované nebo zaznamenané.