§ 66 Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – Určení původci vydají spisový řád
Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů · 499/2004 Sb. · § 66 · Správní právo
Stručně: Paragraf 66 zákona č. 499/2004 Sb. stanovuje povinnost určitým původcům vydat spisový řád, jehož nedílnou součástí je spisový a skartační plán, který určuje, jak se s dokumenty nakládá, jak se označují a jak dlouho se uchovávají.
§ 66
(1) Určení původci vydají spisový řád.
(2) Součástí spisového řádu je spisový a skartační plán. Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Určení původci zasílají spisový a skartační plán příslušnému archivu bezodkladně po jeho vydání nebo změně. Příslušný archiv spisový a skartační plán uloží.
(3) Určení původci označují dokumenty spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu.
(4) Počátek plynutí skartační lhůty stanoví spouštěcí událost, kterou se rozumí vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Pokud určený původce pro příslušný dokument nebo spis stanoví jinou skutečnost jako spouštěcí událost, připojí ke skartační lhůtě uvedené ve spisovém a skartačním plánu poznámku o této spouštěcí události.
(5) Délka skartační lhůty dokumentu může být nejvýše 100 let, nestanoví-li zvláštní právní předpis jinak36).
(6) Strukturu a podrobnosti zpracování spisového a skartačního plánu stanoví prováděcí právní předpis.
Paragraf 66 zákona č. 499/2004 Sb. stanovuje povinnost určitým původcům vydat spisový řád, jehož nedílnou součástí je spisový a skartační plán, který určuje, jak se s dokumenty nakládá, jak se označují a jak dlouho se uchovávají.
Co to znamená v praxi
Povinnost vydat spisový řád: Určení původci (subjekty, které zákon definuje v § 63 jako povinné vést spisovou službu) musí mít interní předpis – spisový řád, který upravuje správu dokumentů.
Spisový a skartační plán: Tento plán je klíčovou součástí spisového řádu a obsahuje seznam všech typů dokumentů, které původce vytváří, s informacemi o tom, jak se mají označovat (spisové znaky, skartační znaky) a jak dlouho se mají uchovávat (skartační lhůty).
Označování dokumentů: Všechny dokumenty musí být označeny podle tohoto plánu, což zajišťuje jejich správné zařazení a následné vyřazení.
Skartační lhůta: Délka uchovávání dokumentu je omezena na maximálně 100 let, pokud jiný právní předpis nestanoví jinak. Tato lhůta začíná běžet vyřízením dokumentu nebo uzavřením spisu, případně jinou událostí, pokud je tak stanoveno ve spisovém a skartačním plánu.
Na co si dát pozor
Zasílání archivu: Spisový a skartační plán, stejně jako jeho změny, musí být bezodkladně zaslán příslušnému archivu k uložení.
Prováděcí předpis: Podrobnosti o struktuře a zpracování spisového a skartačního plánu budou stanoveny prováděcím právním předpisem, na který je třeba se zaměřit pro konkrétní detaily.