§ 7 vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – Evidence archivních pomůcek
Vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů · 645/2004 Sb. · Správní právo
Stručně: Paragraf 7 vyhlášky 645/2004 stanovuje, jakým způsobem se evidují archivní pomůcky, a to jak v listinné, tak v digitální podobě, a jaké konkrétní údaje musí tato evidence obsahovat. Evidence v listinné podobě je omezenější: Pokud se evidence archivních pomůcek vede v listinné podobě, musí obsahovat pouze vybrané údaje (evidenční číslo, druh pomůcky, časové rozmezí archiválií a rok vzniku pomůcky). (§ 7 zákona č. 645/2004 Sb., vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Evidence archivních pomůcek
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 645/2004 Sb.
(1) Evidence archivních pomůcek vedená v základní evidenci je vedena na evidenčních listech v listinné podobě, které obsahují údaje podle odstavce 2 písm. b), f), h) a i).
(2) Evidence vedená v základní, druhotné a v ústřední evidenci v digitální podobě obsahuje
a) číslo archivu, který archiválie popsané v archivní pomůcce vede v základní evidenci (dále jen „archiv s archivním souborem“),
b) evidenční číslo archivní pomůcky z archivu s archivním souborem; toto číslo je jedinečné a neměnné v příslušném archivu,
c) jméno, popřípadě jména a příjmení fyzické osoby nebo název právnické osoby, v jejíž správě či držení se archiválie nacházejí, jde-li o archivní pomůcky popisující archiválie uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce,
d) číslo archivu, který má stejnopis archivní pomůcky ve své evidenci, jde-li o evidenci stejnopisu archivní pomůcky,
e) jedinečné evidenční číslo stejnopisu archivní pomůcky z archivu, který má stejnopis ve své evidenci, jde-li o evidenci stejnopisu archivní pomůcky,
f) druh archivní pomůcky podle přílohy č. 2 k této vyhlášce,
g) název archivní pomůcky,
h) časové rozmezí archiválií popisovaných v archivní pomůcce označující období, ze kterého pocházejí archiválie popsané v archivní pomůcce,
i) rok vzniku archivní pomůcky,
j) formu vyhotovení archivní pomůcky,
k) údaje o dodatcích, které nemají zvláštní název, úvod a tiráž,
l) číslo skupiny tematické evidence charakterizující archiválie popisované v archivní pomůcce,
m) jméno a příjmení zpracovatele (zpracovatelů) archivní pomůcky,
n) místo vzniku archiválií popisovaných v archivní pomůcce,
o) číslo evidenčního listu nebo čísla evidenčních listů, na kterých jsou evidovány archiválie popsané v archivní pomůcce.
(3) Archivní pomůcky nahrazené archivními pomůckami s aktualizovaným obsahem nejsou součástí základní evidence a u archivu nebo kulturně vědecké instituce, která vede příslušný archivní soubor ve své základní evidenci, se uloží do spisu o archivním souboru.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Evidence v listinné podobě je omezenější: Pokud se evidence archivních pomůcek vede v listinné podobě, musí obsahovat pouze vybrané údaje (evidenční číslo, druh pomůcky, časové rozmezí archiválií a rok vzniku pomůcky).
- Digitální evidence je komplexnější: V případě digitální evidence (v základní, druhotné a ústřední evidenci) je vyžadováno mnohem více detailních informací, například o archivu, který archiválie vede, o názvu pomůcky, o zpracovateli nebo o místě vzniku archiválií.
- Jedinečnost evidenčního čísla: Každá archivní pomůcka má v rámci příslušného archivu jedinečné a neměnné evidenční číslo, což zajišťuje její snadnou identifikaci.
- Nakládání s nahrazenými pomůckami: Archivní pomůcky, které byly nahrazeny novějšími s aktualizovaným obsahem, se již neevidují v základní evidenci, ale ukládají se do spisu o archivním souboru.
Na co si dát pozor
- Rozdíly mezi formami evidence: Je důležité rozlišovat mezi požadavky na evidenci v listinné a digitální podobě, neboť se liší v rozsahu požadovaných údajů.
- Správné zařazení nahrazených pomůcek: Archivy a kulturně vědecké instituce musí zajistit, aby nahrazené archivní pomůcky byly řádně uloženy ve spisu o archivním souboru a nebyly omylem ponechány v základní evidenci.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 16 Evidence archiválií (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 19 Prohlášení archiválie za archivní kulturní pa (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 15 Účinnost (Vyhláška ministerstva vnitra Slovenské s)§ 18b Portály pro zpřístupnění archiválií v digitál (Zákon o archivnictví a spisové službě a )