§ 16 Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – Evidence archiválií
Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů · 499/2004 Sb. · § 16 · Správní právo
Stručně: Paragraf 16 zákona č. 499/2004 Sb. stanovuje, že dokumenty vybrané jako archiválie se zařazují do evidence archiválií, které společně tvoří Národní archivní dědictví, a popisuje, jakým způsobem je toto dědictví evidováno na třech úrovních: základní, druhotné a ústřední evidenci.
§ 16 Evidence archiválií
(1) Po provedeném výběru archiválií jsou dokumenty vybrané jako archiválie vzaty do evidence archiválií.
(2) Archiválie, které jsou evidovány na území České republiky, tvoří Národní archivní dědictví. Národní archivní dědictví je vedeno v základní, druhotné a ústřední evidenci. Základní jednotkou evidence je archivní fond, archivní sbírka nebo jejich část nebo jednotlivá archiválie.
(3) Základní evidenci Národního archivního dědictví, která zahrnuje evidenci přírůstků a úbytků archiválií, evidenční listy Národního archivního dědictví a evidenci archivních pomůcek, vedou archivy a kulturně vědecké instituce, v jejichž péči se archiválie nacházejí. Archivy a kulturně vědecké instituce zařadí základní jednotky evidence do základní evidence Národního archivního dědictví po výběru archiválií. Pokud je jako archiválie vybrán dokument v digitální podobě, jako archiválie se eviduje a v Národním archivu nebo v digitálním archivu se ukládá jeho replika; replikou se pro účely péče o archiválii v digitální podobě rozumí řetězec znaků totožný s dokumentem v digitální podobě, z něhož byl vytvořen.
(4) Základní evidenci části Národního archivního dědictví, která nenáleží do péče archivů nebo kulturně vědeckých institucí, vedou Národní archiv (§ 46) nebo státní oblastní archivy (§ 49) podle své působnosti.
(5) Druhotnou evidenci Národního archivního dědictví náležejícího do péče archivů nebo kulturně vědeckých institucí, která zahrnuje evidenční listy Národního archivního dědictví a evidenci archivních pomůcek, vedou Národní archiv nebo státní oblastní archivy podle své působnosti. Archivy a kulturně vědecké instituce jsou povinny archivu, který vede druhotnou evidenci, poskytovat údaje z evidenčních listů Národního archivního dědictví a z evidence archivních pomůcek a zasílat mu stejnopisy svých archivních pomůcek.
(6) Ústřední evidenci Národního archivního dědictví, která zahrnuje evidenční listy Národního archivního dědictví a evidenci archivních pomůcek, vede ministerstvo. Archivy a kulturně vědecké instituce vedoucí základní evidenci jsou povinny poskytovat ministerstvu údaje z evidenčních listů Národního archivního dědictví a z evidence archivních pomůcek a zasílat mu stejnopisy svých archivních pomůcek.
Paragraf 16 zákona č. 499/2004 Sb. stanovuje, že dokumenty vybrané jako archiválie se zařazují do evidence archiválií, které společně tvoří Národní archivní dědictví, a popisuje, jakým způsobem je toto dědictví evidováno na třech úrovních: základní, druhotné a ústřední evidenci.
Co to znamená v praxi
Po provedeném výběru se dokumenty, které mají status archiválie, musí zaevidovat.
Národní archivní dědictví, tedy soubor všech evidovaných archiválií v ČR, je evidováno ve třech úrovních: základní (vedou archivy a kulturně vědecké instituce), druhotné (vedou Národní archiv nebo státní oblastní archivy) a ústřední (vede ministerstvo).
Pokud je archiválií digitální dokument, eviduje se a ukládá se jeho replika, která je totožná s původním dokumentem.
Archivy a kulturně vědecké instituce, které vedou základní evidenci, mají povinnost poskytovat údaje z této evidence a zasílat stejnopisy svých archivních pomůcek archivu vedoucímu druhotnou evidenci a ministerstvu vedoucímu ústřední evidenci.
Na co si dát pozor
Základní jednotkou evidence je archivní fond, archivní sbírka nebo jejich část, případně jednotlivá archiválie.
Archivy a kulturně vědecké instituce jsou povinny aktivně poskytovat údaje a stejnopisy archivních pomůcek vyšším úrovním evidence.
V případě digitálních archiválií je klíčové zajistit, aby uložená replika byla přesně totožná s originálem.
Provozuje Eucalypt 4 s.r.o., IČO 22103741, Jičínská 226/17, Praha 3 (kontakt). Zdroj dat: e-Sbírka / justice.cz (oficiální). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.