Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby

(1) Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak „A“, vyhotovuje určený původce na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty.

(2) Dokumenty vzniklé z úřední činnosti určeného původce se označují záhlavím s jeho názvem a sídlem a číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Takto lze označovat i obálky dokumentů.

(3) Dalšími náležitostmi dokumentu uvedeného v odstavci 2 vedle náležitostí podle § 4 jsou

a) datum,

b) počet listů dokumentu,

c) počet listů příloh nebo počet svazků příloh a

d) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného jeho podpisem.

Datem se rozumí den podpisu dokumentu.

(1) Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený vnitřními předpisy určeného původce. Pokud to stanoví zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka. K dokumentu v digitální podobě připojuje pověřený zaměstnanec5) zaručený elektronický podpis6).

(2) Pokud má určený původce několik razítek stejného typu se shodným textem, rozlišují se pořadovými čísly.

(3) Určený původce vede evidenci razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance.

(4) Razítko se vyřazuje z evidence v případech

a) ztráty jeho platnosti,

b) jeho ztráty, nebo

c) jeho opotřebování.

(1) Odesílání dokumentu zajišťuje určený původce prostřednictvím výpravny.

(2) Výpravna je místo, kde se odesílaný dokument vybavuje náležitostmi k jeho odeslání. Výpravna může být součástí podatelny.

(1) Postup při ukládání vyřízených dokumentů do spisovny upraví spisový a skartační řád určeného původce. Ukládání dokumentů v digitální podobě se řídí zvláštním právním předpisem7).

(2) Pokud určený původce zřídil spisovnu i správní archiv, vyznačí zaměstnanec na vyřízeném dokumentu skartační lhůtu pro vyřazení dokumentu ze spisovny a skartační lhůtu pro vyřazení ze správního archivu.

(3) Do podacího deníku se poznamená, jaký spisový znak, skartační znak a jaká skartační lhůta byla dokumentu přidělena.

(4) Zaměstnanec pověřený vedením spisovny přezkoumá, zda ukládaný dokument je úplný, a uloží ho. O uložených dokumentech vede evidenci.

(5) Ve spisovně se dokument ukládá podle spisového plánu určeného původce.

(6) O zapůjčených dokumentech vede spisovna zvláštní evidenci. Postup při zapůjčování dokumentů a jejich evidenci upraví spisový a skartační řád určeného původce.

(7) Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do kolonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se zapíše „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena.

(8) Dokument v digitální podobě se skartačními znaky „A“ a „V“ vzniklý z činnosti určeného původce musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud tuto podmínku nemůže určený původce zabezpečit, převede takové dokumenty do analogové formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do skartačního řízení; obdobně postupuje při vyřizování dokumentů přijatých určeným původcem v digitální podobě včetně potvrzení o platnosti elektronického podpisu v době přijetí dokumentu.

(1) Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a razítka vyřazená z evidence podle § 6 odst. 4 písm. a) a c).

(2) Skartační lhůta se určuje počtem let od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uložen u určeného původce a po jejím uplynutí se zařadí do skartačního řízení. Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem.

(3) Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být výjimečně prodloužena, pokud určený původce potřebuje dokument pro další vlastní činnost. Tato skutečnost se oznámí příslušnému archivu.

(4) Členem skartační komise zřízené k provedení skartačního řízení je vždy zaměstnanec zařazený do spisovny nebo správního archivu.

(5) Dokumenty připravuje ke skartačnímu řízení zaměstnanec pověřený vedením spisovny nebo správního archivu. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení uvede zvlášť dokumenty se skartačním znakem „A“, zvlášť dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“.

(6) Dokumenty se skartačním znakem „S“ mohou být ke skartačnímu řízení předloženy v jakékoliv podobě, pokud není pro jejich autenticitu požadována listinná podoba s náležitostmi originálu.

(7) Určený vedoucí zaměstnanec zašle skartační návrh na vyřazení dokumentů a razítek příslušnému archivu v listinné podobě ve dvojím vyhotovení. Skartační návrh může být zaslán v digitální podobě se zaručeným elektronickým podpisem.

(8) Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec zařazený do příslušného archivu (dále jen „archivář“) odbornou archivní prohlídku dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazení. Při odborné archivní prohlídce archivář

a) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem „A“ odpovídají kritériím stanoveným zákonem k prohlášení za archiválie,

b) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem „S“ nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty se skartačním znakem „A“,

c) posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem „V“ mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení,

d) uloží skartační komisi sepsat seznam dokumentů určených k uložení v archivu podle písmen a) a c) a seznam dokumentů určených k vyřazení a ke zničení podle písmen b) a c) a tyto seznamy přiloží k protokolu o skartačním řízení,

e) dohodne se skartační komisí dobu a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu.

(9) Po provedené archivní prohlídce archivář sepíše protokol a vydá souhlas ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“.

(10) Na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“ zabezpečí určený původce jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu.

(11) Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, protokol o předání archiválií a potvrzení archivu o jejich převzetí se ukládají u určeného původce a v archivu, ve kterém jsou archiválie uloženy.

(12) Evidenční pomůcky se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných.

(1) Pro evidenci, rozdělování a oběh, vyřizování, ukládání, skartační řízení a vyřazování spisů platí přiměřeně § 2, 3, 4, 8 a 9.

(2) Ustanovení této vyhlášky se nepoužijí, pokud zvláštní právní předpisy stanoví pro příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání nebo ukládání dokumentů nebo užívání razítek jiný postup.

Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2005, kromě ustanovení § 2 odst. 8 a § 5 odst. 1, které nabývají účinnosti dnem 1. ledna 2006.

Ministr:

Mgr. Bublan v. r.

1) Vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách.

2) Například zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.

3) Zákon č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Vyhláška č. 137/2003 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti.

4) § 2 odst. 4 písm. b) vyhlášky č. 496/2004 Sb.

5) § 1 odst. 1 písm. c) nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů.

6) § 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

7) § 3 vyhlášky č. 496/2004 Sb.