§ 8 vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Ukládání dokumentů
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 646/2004 Sb. · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 8 vyhlášky 646/2004 stanovuje pravidla pro ukládání vyřízených dokumentů ve spisovně, včetně digitálních dokumentů, a evidenci s tím spojenou. Postup ukládání dokumentů do spisovny určuje spisový a skartační řád dané instituce. (§ 8 zákona č. 646/2004 Sb., vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Ukládání dokumentů
- Týká se: zaměstnanec
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 646/2004 Sb.
(1) Postup při ukládání vyřízených dokumentů do spisovny upraví spisový a skartační řád určeného původce. Ukládání dokumentů v digitální podobě se řídí zvláštním právním předpisem7).
(2) Pokud určený původce zřídil spisovnu i správní archiv, vyznačí zaměstnanec na vyřízeném dokumentu skartační lhůtu pro vyřazení dokumentu ze spisovny a skartační lhůtu pro vyřazení ze správního archivu.
(3) Do podacího deníku se poznamená, jaký spisový znak, skartační znak a jaká skartační lhůta byla dokumentu přidělena.
(4) Zaměstnanec pověřený vedením spisovny přezkoumá, zda ukládaný dokument je úplný, a uloží ho. O uložených dokumentech vede evidenci.
(5) Ve spisovně se dokument ukládá podle spisového plánu určeného původce.
(6) O zapůjčených dokumentech vede spisovna zvláštní evidenci. Postup při zapůjčování dokumentů a jejich evidenci upraví spisový a skartační řád určeného původce.
(7) Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do kolonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se zapíše „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena.
(8) Dokument v digitální podobě se skartačními znaky „A“ a „V“ vzniklý z činnosti určeného původce musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud tuto podmínku nemůže určený původce zabezpečit, převede takové dokumenty do analogové formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do skartačního řízení; obdobně postupuje při vyřizování dokumentů přijatých určeným původcem v digitální podobě včetně potvrzení o platnosti elektronického podpisu v době přijetí dokumentu.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Postup ukládání dokumentů do spisovny určuje spisový a skartační řád dané instituce.
- Pokud instituce má spisovnu i správní archiv, musí se na dokument vyznačit dvě skartační lhůty: jedna pro spisovnu a druhá pro archiv.
- Do podacího deníku se zaznamená spisový znak, skartační znak a skartační lhůta přidělená dokumentu.
- Zaměstnanec spisovny zkontroluje úplnost dokumentu, uloží ho a vede o něm evidenci.
- Dokumenty se ukládají podle spisového plánu instituce.
- Spisovna vede zvláštní evidenci o zapůjčených dokumentech.
- Dokumenty v digitální podobě se skartačními znaky „A“ a „V“ musí být uloženy tak, aby se nezměnily a daly se číst. Pokud to nelze zajistit, musí se převést do papírové podoby.
Příklad
Úřad vyřídí žádost občana. Zaměstnanec na ni vyznačí skartační lhůtu pro spisovnu a archiv. Do podacího deníku zapíše, že žádost má spisový znak "Žádosti", skartační znak "A" a skartační lhůtu 10 let. Poté ji předá do spisovny, kde ji pracovník spisovny zkontroluje a uloží podle spisového plánu.
Na co si dát pozor
- Pokud se dokument ztratí, do podacího deníku se zapíše „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, který ztrátu řešil.
- Digitální dokumenty se skartačními znaky „A“ a „V“ musí být uchovány v neměnné a čitelné podobě. Pokud to není možné, musí se převést do papírové podoby před zařazením do skartačního řízení.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 68 Ukládání dokumentů (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 15 Evidence archiválií (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 19 Ukládání dokumentů a spisů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 70 KONTROLA VE VĚCECH ARCHIVNICTVÍ A SPISOVÉ SLU (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 16 Ukládání dokumentů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )