§ 5 vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Vyhotovování dokumentů
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 646/2004 Sb. · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 5 vyhlášky 646/2004 stanovuje pravidla pro vyhotovování úředních dokumentů, včetně požadavku na trvanlivý papír pro archivní dokumenty a povinné náležitosti jako záhlaví, číslo jednací, datum a počet listů. Dokumenty, které mají být archivovány (skartační znak „A“), musí být vytištěny na speciálním, trvanlivém papíře. (§ 5 zákona č. 646/2004 Sb., vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Vyhotovování dokumentů
- Týká se: zaměstnanec
- Odkazuje na: § 4
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 646/2004 Sb.
(1) Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak „A“, vyhotovuje určený původce na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty.
(2) Dokumenty vzniklé z úřední činnosti určeného původce se označují záhlavím s jeho názvem a sídlem a číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Takto lze označovat i obálky dokumentů.
(3) Dalšími náležitostmi dokumentu uvedeného v odstavci 2 vedle náležitostí podle § 4 jsou
a) datum,
b) počet listů dokumentu,
c) počet listů příloh nebo počet svazků příloh a
d) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného jeho podpisem.
Datem se rozumí den podpisu dokumentu.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Dokumenty, které mají být archivovány (skartační znak „A“), musí být vytištěny na speciálním, trvanlivém papíře.
- Všechny úřední dokumenty musí mít záhlaví s názvem a sídlem úřadu a číslo jednací.
- Při odpovědi na jiný dokument je nutné uvést i číslo jednací původního dokumentu, pokud ho obsahuje.
- Kromě záhlaví a čísla jednacího musí dokument obsahovat datum podpisu, počet listů dokumentu, počet listů nebo svazků příloh a jméno, příjmení a funkci podepisujícího zaměstnance.
Příklad
Úřad vypracuje rozhodnutí, které bude po určité době archivováno. Toto rozhodnutí musí být vytištěno na trvanlivém papíře a musí obsahovat záhlaví úřadu, číslo jednací, datum podpisu, počet stran rozhodnutí, počet stran příloh a jméno a funkci úředníka, který rozhodnutí podepsal.
Na co si dát pozor
- Datum na dokumentu se vždy rozumí jako den, kdy byl dokument podepsán.
- Označení obálek záhlavím a číslem jednacím je možné, ale není povinné.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 13 Vyhotovování dokumentů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 16 Vyhotovování dokumentů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 70 KONTROLA VE VĚCECH ARCHIVNICTVÍ A SPISOVÉ SLU (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 2 Vymezení pojmů (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 2 Obsah zkoušky (Vyhláška o podmínkách udělení úředního o)