Brief van een incassobureau: kosten, verjaring en wat u moet doen

De veertiendagenbrief geeft u veertien dagen om te betalen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst; pas daarna mogen incassokosten worden gerekend (art. 6:96 lid 6 BW). Een vordering tot betaling uit een overeenkomst verjaart in de regel na vijf jaar (art. 3:307 BW), periodieke betalingen zoals huur, rente of abonnementsgeld na vijf jaar per termijn (art. 3:308 BW), een vordering van een bedrijf op een consument uit een consumentenkoop na twee jaar (art. 7:28 BW). Een rechterlijk vonnis verjaart pas na twintig jaar (art. 3:324 BW).

1. Controleer of de vordering echt is en van wie. Een geldige incassobrief noemt de oorspronkelijke schuldeiser, het factuurnummer, de datum, de hoofdsom en een specificatie van rente en kosten. Is de vordering doorverkocht, dan moet u daarvan op de hoogte zijn gesteld (cessie, art. 3:94 BW); tot die mededeling kunt u bevrijdend aan de oorspronkelijke schuldeiser betalen.

   Controleer of het incassobureau staat ingeschreven in het register van incassodienstverleners bij Justis; sinds de Wet kwaliteit incassodienstverlening mogen alleen geregistreerde bureaus incassowerkzaamheden doen. Wees alert op nepincasso's met onbekende namen, betaallinks of dreigementen met ‘direct beslag’. Betaal nooit voordat u zeker weet dat de vordering bestaat.

2. Vraag schriftelijk om onderbouwing als u de vordering niet herkent. Stuur het bureau een brief of e-mail waarin u om de onderliggende overeenkomst, de facturen en het bewijs van levering vraagt. Vermeld dat u de vordering betwist zolang u die stukken niet hebt gekregen. Zo voorkomt u dat uw stilzwijgen later wordt uitgelegd als erkenning.

   Bestaat de vordering wel maar is een deel onjuist, betaal dan het bedrag dat u erkent en betwist de rest met redenen. Een bureau dat na een gemotiveerde betwisting blijft aanmanen zonder onderbouwing, handelt in strijd met de gedragsnormen van de Wki. Bewaar alle correspondentie in één map.

3. Toets de incassokosten aan de wet. Bij een consument mogen buitengerechtelijke incassokosten alleen worden gerekend als eerst een veertiendagenbrief is verstuurd die de kosten noemt die u verschuldigd wordt als u niet binnen veertien dagen betaalt (art. 6:96 lid 6 BW). De hoogte is gemaximeerd volgens een staffel: vijftien procent over de eerste € 2.500 met een minimum van € 40, daarna aflopende percentages, met een absoluut maximum van € 6.775 (Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten). Btw mag er alleen bij als de schuldeiser die niet kan verrekenen.

   Andere kosten, zoals ‘administratiekosten’, ‘dossierkosten’ of ‘kosten voor een betalingsregeling’, mogen er niet bij een consument bovenop. Schrijf de afwijkende posten af met verwijzing naar de wet; die regels zijn dwingend recht.

4. Ga na of de vordering is verjaard. Tel vanaf de dag waarop de factuur opeisbaar werd. Na vijf jaar zonder stuiting is een gewone geldvordering verjaard; bij een consumentenkoop van een bedrijf al na twee jaar. De verjaring wordt gestuit door een schriftelijke aanmaning of mededeling waarin de schuldeiser zich ondubbelzinnig zijn recht op nakoming voorbehoudt (art. 3:317 BW), door een dagvaarding of door uw erkenning van de schuld (art. 3:318 BW).

   Is de vordering verjaard, schrijf dan dat u een beroep doet op verjaring. De schuld bestaat dan nog als natuurlijke verbintenis, maar is niet meer afdwingbaar. Doe geen kleine betaling ‘om van het gezeur af te zijn’: dat kan als erkenning gelden, waardoor de verjaring opnieuw begint.

5. Betaal of treft een regeling als de vordering terecht is. Betaal de hoofdsom en de toegestane kosten, het liefst direct aan het bureau met vermelding van het dossiernummer, en bewaar het betalingsbewijs. Kunt u niet ineens betalen, stel dan een haalbare betalingsregeling voor en vraag de afspraken schriftelijk te bevestigen, inclusief de toezegging dat er geen extra kosten en geen gerechtelijke procedure volgen zolang u zich aan de regeling houdt.

   Een incassobureau is niet verplicht met een regeling in te stemmen, maar de meeste doen dat om een rechtszaak te vermijden. Houd u strikt aan de afspraken: bij een gemiste termijn vervalt de regeling vaak en wordt de rest ineens opeisbaar.

6. Reageer op een dagvaarding en voer verweer. Blijft het geschil bestaan, dan kan de schuldeiser u dagvaarden bij de kantonrechter. Neem de dagvaarding serieus: verschijnt u niet, dan volgt een verstekvonnis waarmee de deurwaarder beslag kan leggen. U kunt zelf schriftelijk of mondeling verweer voeren; een advocaat is niet nodig.

   Voer aan wat u eerder schriftelijk hebt betwist: de vordering bestaat niet, is verjaard, is al betaald of de kosten zijn te hoog. De kantonrechter toetst ambtshalve of oneerlijke bedingen in algemene voorwaarden worden toegepast en of de incassokosten wettelijk zijn toegestaan. Veroordeelde proceskosten zijn vaak lager dan wat een bureau eerder dreigde te rekenen.

7. Meld een klacht over het incassobureau. Gedraagt een bureau zich intimiderend, rekent het verboden kosten of reageert het niet op een betwisting, dien dan eerst een klacht in bij het bureau zelf. Daarna kunt u het melden bij Justis, dat het register van incassodienstverleners bijhoudt en kan ingrijpen, of bij de Autoriteit Consument & Markt via ConsuWijzer.

   Gaat het om een gerechtsdeurwaarder, dan kunt u een klacht indienen bij de Kamer voor Gerechtsdeurwaarders. Een klacht schort de betalingsplicht niet op als de vordering terecht is, maar kan leiden tot schrapping van onterechte kosten en tot maatregelen tegen het bureau.

8. Vraag hulp bij meerdere schulden. Hebt u bij meerdere schuldeisers achterstanden, meld u dan bij de schuldhulpverlening van uw gemeente. De gemeente maakt een overzicht, bemiddelt met schuldeisers en kan een minnelijke schuldregeling voorstellen. Schuldeisers zijn niet verplicht mee te werken, maar de rechter kan een weigerende schuldeiser dwingen in te stemmen (art. 287a Faillissementswet).

   Lukt een minnelijke regeling niet, dan kan de gemeente u begeleiden naar de wettelijke schuldsaneringsregeling (Wsnp). Wacht niet tot er beslag ligt: met hulp vroeg in het traject kunnen incassokosten en rente vaak worden bevroren.

• Een vordering negeren tot er een dagvaarding komt. Een verstekvonnis maakt de vordering inclusief kosten direct opeisbaar en geeft de deurwaarder beslagmogelijkheden.
• Een kleine betaling doen op een verjaarde vordering. Dat kan als erkenning worden uitgelegd, waardoor de verjaring opnieuw gaat lopen.
• Verboden kosten accepteren. Administratie- of regelingskosten bovenop de wettelijke incassokosten zijn bij consumenten niet toegestaan.
• Betalen aan een nep-incassobureau. Controleer het register van incassodienstverleners en betaal nooit via onbekende betaallinks.
• Mondelinge afspraken maken over een regeling. Zonder schriftelijke bevestiging kan het bureau later beweren dat er geen regeling was.
• Uitgaan van de oude verjaringstermijn bij consumentenkoop. Voor vorderingen van bedrijven op consumenten uit koop geldt twee jaar, niet vijf.
• Een doorverkochte vordering opnieuw betalen aan de oude schuldeiser na mededeling van cessie. Na mededeling moet u aan de nieuwe schuldeiser betalen.

Mijn document analyseren →Juridische gidsContractmodellenStartpagina van het land

Bijgewerkt: 03-11-2026 · Bronnen: Art. 6:96 BW – buitengerechtelijke incassokosten en veertiendagenbrief, Art. 3:307 BW – verjaring van vorderingen uit overeenkomst, Art. 3:308 BW – verjaring van periodieke betalingen, Art. 3:317 BW – stuiting door schriftelijke aanmaning, wetten.overheid.nl, EUR-Lex

De uitleg wordt gegenereerd uit de officiële wettekst en is indicatief; alleen de volledige tekst, waarnaar elke pagina verwijst, is bindend. Europaius biedt juridische informatie, geen advocatendiensten.