Procédure de licenciement : entretien préalable, lettre
Le licenciement pour motif personnel repose sur une cause tenant à la personne du salarié : faute, insuffisance professionnelle, absences prolongées désorganisant l'entreprise, inaptitude. Quel que soit le motif, il doit être justifié par une cause réelle et sérieuse (article L1232-1 du Code du travail) et suivre une procédure stricte : convocation écrite à un entretien préalable, délai de cinq jours ouvrables, entretien au cours duquel l'employeur expose les motifs et écoute le salarié, puis lettre de licenciement motivée envoyée au plus tôt deux jours ouvrables après l'entretien.
Cette procédure protège le salarié, qui peut se faire assister et préparer sa défense, mais elle encadre aussi l'employeur : la lettre de licenciement fixe les limites du litige, et le juge n'examinera pas d'autres motifs que ceux qu'elle énonce. Une irrégularité de forme est sanctionnée par une indemnité pouvant aller jusqu'à un mois de salaire ; l'absence de motif, ou un licenciement annoncé oralement, rend la rupture sans cause réelle et sérieuse.
Ce guide décrit, étape par étape, ce que l'employeur doit faire et ce que le salarié peut exiger : contenu de la convocation, calcul des délais, déroulement de l'entretien, rédaction de la lettre, demande de précision des motifs, préavis, indemnités et contestation devant le conseil de prud'hommes. Il ne traite pas du licenciement économique, qui obéit à des règles propres.
L'essentiel en bref
Délai
L'entretien préalable ne peut avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée ou la remise en main propre de la convocation (article L1232-2 du Code du travail). La lettre de licenciement ne peut être expédiée moins de deux jours ouvrables après la date prévue de l'entretien (article L1232-6) ; pour un licenciement disciplinaire, elle doit l'être au plus tard un mois après cette date (article L1332-2). Le salarié dispose de quinze jours après la notification pour demander des précisions sur les motifs, et l'employeur de quinze jours pour y répondre (article R1232-13). L'action en contestation du licenciement se prescrit par douze mois à compter de sa notification (article L1471-1).
Que faire
- Vérifier le motif et le statut du salarié avant d'engager la procédure. L'employeur doit disposer de faits objectifs, précis et vérifiables : un licenciement sans cause réelle et sérieuse ouvre droit à des dommages-intérêts selon le barème de l'article L1235-3. Pour un motif disciplinaire, les faits ne peuvent être poursuivis plus de deux mois après que l'employeur en a eu connaissance (article L1332-4). Vérifiez aussi si le salarié est protégé (membre du CSE, délégué syndical, conseiller du salarié, candidat aux élections) : son licenciement exige l'autorisation de l'inspecteur du travail. Enfin, consultez la convention collective, qui peut imposer des garanties supplémentaires, comme la saisine d'une commission paritaire, dont l'omission constitue une irrégularité.
- Envoyer la convocation à l'entretien préalable. Elle est adressée par lettre recommandée avec avis de réception ou remise en main propre contre décharge datée et signée (article L1232-2) ; un courriel ou un SMS ne suffit pas. La lettre indique l'objet de l'entretien, c'est-à-dire qu'un licenciement est envisagé, ainsi que la date, l'heure et le lieu de l'entretien, en principe sur le lieu de travail et pendant le temps de travail (article R1232-1). Elle n'a pas à détailler les griefs. Si les faits sont graves, l'employeur peut prononcer dans la même lettre une mise à pied conservatoire à effet immédiat ; aucune sanction définitive ne pourra alors être prise sans respecter la procédure (article L1332-3).
- Mentionner le droit à l'assistance. La convocation rappelle que le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. S'il n'existe pas d'institutions représentatives du personnel dans l'entreprise, elle précise qu'il peut aussi choisir un conseiller du salarié inscrit sur une liste arrêtée par le préfet, et indique l'adresse de l'inspection du travail et de la mairie où cette liste peut être consultée (articles L1232-4 et D1232-5). Le conseiller du salarié intervient gratuitement. Le salarié ne peut pas se faire assister par un avocat ou un membre de sa famille extérieur à l'entreprise. L'oubli de cette mention est une irrégularité de procédure.
- Respecter le délai de cinq jours ouvrables. L'entretien ne peut avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée, et non après son retrait à la poste, ou après la remise en main propre (article L1232-2). Le jour de la présentation ne compte pas, ni les dimanches et jours fériés ; un délai qui expire un samedi, un dimanche ou un jour férié est prorogé jusqu'au premier jour ouvrable suivant (article R1231-1). Exemple : convocation présentée le mardi, délai expirant le lundi suivant, entretien au plus tôt le mardi. Si l'entretien est reporté à la demande du salarié ou en raison de son arrêt maladie, l'employeur l'avise de la nouvelle date par tout moyen, et le délai reste calculé à partir de la première convocation. Un délai trop court ouvre droit à l'indemnité pour irrégularité de procédure.
- Conduire l'entretien préalable. L'employeur indique les motifs de la décision envisagée et recueille les explications du salarié (article L1232-3). Il peut se faire accompagner d'une personne de l'entreprise, à condition de ne pas transformer l'entretien en procès ou en enquête. Aucune décision ne doit être annoncée pendant l'entretien : un licenciement prononcé avant ou pendant celui-ci est un licenciement verbal, sans cause réelle et sérieuse. Le salarié n'est pas obligé de se présenter ; son absence n'empêche pas l'employeur de poursuivre la procédure. Côté salarié, préparez vos explications et vos pièces ; la personne qui vous assiste peut prendre des notes et établir un compte rendu utilisable devant le juge.
- Envoyer la lettre de licenciement. Elle est notifiée par lettre recommandée avec avis de réception, au plus tôt deux jours ouvrables après la date prévue de l'entretien (article L1232-6). Pour un licenciement disciplinaire, elle doit partir au plus tard un mois après cette date, faute de quoi le licenciement est sans cause réelle et sérieuse (article L1332-2). Elle énonce des motifs précis et matériellement vérifiables : faits, dates, conséquences. Une formule vague comme « perte de confiance » ne suffit pas. Le décret n° 2017-1820 du 29 décembre 2017 propose des modèles de lettre, facultatifs. La lettre précise aussi la durée du préavis ou, en cas de faute grave, son absence.
- Demander ou apporter des précisions sur les motifs. Dans les quinze jours suivant la notification, le salarié peut demander à l'employeur, par lettre recommandée avec avis de réception ou remise contre récépissé, de préciser les motifs énoncés ; l'employeur a quinze jours pour répondre s'il le souhaite, et peut aussi préciser les motifs de sa propre initiative dans les quinze jours de la notification (article R1232-13). La lettre, ainsi précisée, fixe les limites du litige. Si le salarié ne fait pas cette demande, une motivation insuffisante ne prive pas à elle seule le licenciement de cause réelle et sérieuse et ne donne droit qu'à une indemnité d'un mois de salaire au plus (article L1235-2).
- Exécuter le préavis et verser les sommes dues. Sauf faute grave ou lourde, le salarié a droit à un préavis d'un mois s'il a entre six mois et deux ans d'ancienneté, de deux mois au-delà, sauf durée plus favorable prévue par la convention collective (article L1234-1). S'il compte huit mois d'ancienneté ininterrompue et n'a pas commis de faute grave, il perçoit l'indemnité de licenciement (article L1234-9), au moins égale à un quart de mois de salaire par année jusqu'à dix ans, puis un tiers au-delà (article R1234-2). À la fin du contrat, l'employeur remet le certificat de travail, l'attestation France Travail et le reçu pour solde de tout compte.
- Contester le licenciement devant le conseil de prud'hommes. Le salarié saisit le conseil du lieu de l'établissement par requête (formulaire Cerfa n° 15586), dans les douze mois suivant la notification (article L1471-1). L'affaire commence par une tentative de conciliation. Le juge vérifie la régularité de la procédure et la réalité et le sérieux des motifs énoncés dans la lettre. Si la procédure est irrégulière mais le motif fondé, l'indemnité est d'un mois de salaire au plus (article L1235-2) ; si le motif n'est pas réel et sérieux, le salarié obtient une indemnité comprise entre les minima et maxima du barème de l'article L1235-3, fonction de l'ancienneté. Un licenciement discriminatoire ou lié au harcèlement est nul et échappe au barème.
Points de vigilance
- Annoncer le licenciement oralement ou par courriel avant l'envoi de la lettre recommandée : c'est un licenciement verbal, sans cause réelle et sérieuse, que la lettre envoyée ensuite ne régularise pas.
- Calculer le délai de cinq jours ouvrables à partir de l'envoi ou du retrait de la lettre plutôt que de sa première présentation : la procédure peut être irrégulière ou, à l'inverse, jugée à tort tardive.
- Rédiger une lettre de licenciement vague : le juge n'examine que les motifs qui y figurent, et l'employeur ne peut pas en invoquer d'autres ensuite.
- Laisser passer plus d'un mois entre l'entretien et la lettre dans un licenciement disciplinaire : le licenciement est alors sans cause réelle et sérieuse.
- Engager une procédure disciplinaire plus de deux mois après avoir connu les faits : ceux-ci sont prescrits et ne peuvent fonder seuls la sanction.
- Licencier un salarié protégé sans autorisation de l'inspecteur du travail : le licenciement est nul et le salarié peut demander sa réintégration.
- Pour le salarié, négliger de demander des précisions sur les motifs dans les quinze jours : une motivation insuffisante ne donnera droit qu'à un mois de salaire au plus.
- Pour le salarié, attendre plus de douze mois après la notification : l'action en contestation du licenciement est prescrite.
Base juridique
Décisions de justice liées
Questions fréquentes
Quel est le délai entre la convocation et l'entretien préalable ?
Au moins cinq jours ouvrables entre la présentation de la lettre recommandée, ou la remise en main propre, et l'entretien (article L1232-2). Le jour de la présentation ne compte pas, ni les dimanches et jours fériés, et un délai expirant un samedi est reporté au lundi (article R1231-1). Le délai court même si le salarié retire la lettre plus tard à la poste. Un délai trop court est une irrégularité indemnisée jusqu'à un mois de salaire.
Que doit contenir la convocation à l'entretien préalable ?
L'objet de l'entretien (un licenciement est envisagé), la date, l'heure et le lieu, et le rappel du droit de se faire assister par une personne de l'entreprise ou, en l'absence de représentants du personnel, par un conseiller du salarié, avec l'adresse où consulter la liste de ces conseillers (articles R1232-1 et L1232-4). Les griefs n'ont pas à y figurer.
Peut-on refuser d'aller à l'entretien préalable ?
Oui. L'entretien est un droit pour le salarié, pas une obligation, et son absence n'est pas une faute. L'employeur peut alors poursuivre la procédure et envoyer la lettre de licenciement après le délai de deux jours ouvrables. En ne s'y rendant pas, le salarié perd toutefois l'occasion de s'expliquer et, le cas échéant, de faire changer d'avis l'employeur.
Qui peut m'assister lors de l'entretien préalable ?
Une personne de votre choix appartenant au personnel de l'entreprise, par exemple un représentant du personnel ou un collègue. S'il n'y a pas de représentants du personnel dans l'entreprise, vous pouvez aussi faire appel à un conseiller du salarié, inscrit sur la liste préfectorale disponible à l'inspection du travail et en mairie. Un avocat ne peut pas vous assister à ce stade.
L'employeur peut-il annoncer le licenciement pendant l'entretien ?
Non. L'entretien sert à exposer les motifs envisagés et à entendre le salarié ; la décision ne peut être prise qu'après, puis notifiée par lettre recommandée au moins deux jours ouvrables plus tard. Si l'employeur annonce le licenciement oralement, le salarié peut le faire juger comme un licenciement verbal, dépourvu de cause réelle et sérieuse.
Quel délai entre l'entretien préalable et la lettre de licenciement ?
Au minimum deux jours ouvrables après la date prévue de l'entretien (article L1232-6). Aucun maximum n'est prévu pour un licenciement non disciplinaire, comme l'insuffisance professionnelle. Pour un licenciement pour faute, la lettre doit être envoyée au plus tard un mois après la date de l'entretien (article L1332-2) ; au-delà, le licenciement est sans cause réelle et sérieuse.
Que doit contenir la lettre de licenciement ?
Le ou les motifs du licenciement, énoncés de façon précise et vérifiable, ainsi que, en pratique, la date de début et la durée du préavis ou la dispense, et la qualification de faute grave le cas échéant. La lettre fixe les limites du litige : le juge n'examinera que les motifs qu'elle contient, éventuellement précisés dans les quinze jours (article L1235-2).
Comment demander des précisions sur les motifs du licenciement ?
Par lettre recommandée avec avis de réception ou remise contre récépissé, dans les quinze jours suivant la notification du licenciement (article R1232-13). L'employeur n'est pas obligé de répondre, mais s'il le fait, c'est dans les quinze jours. Cette demande est utile : sans elle, une lettre insuffisamment motivée ne donne droit qu'à un mois de salaire au plus.
Quelle indemnité en cas de procédure de licenciement irrégulière ?
Si le licenciement repose sur une cause réelle et sérieuse mais que la procédure n'a pas été respectée (convocation incomplète, délai trop court, absence d'entretien), le juge accorde une indemnité d'un mois de salaire au plus (article L1235-2). Si le licenciement est aussi sans cause réelle et sérieuse, seule l'indemnité du barème de l'article L1235-3 est due.
Qu'est-ce que la mise à pied conservatoire ?
C'est l'écartement immédiat du salarié en attendant la décision, lorsque les faits reprochés la rendent indispensable (article L1332-3). Elle est notifiée en même temps que la convocation, ou juste avant. Si le licenciement pour faute grave est prononcé, la période n'est pas payée ; sinon, l'employeur doit verser le salaire correspondant.
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