§ 16 vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Ukládání dokumentů
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 191/2009 Sb. · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 16 vyhlášky 191/2009 stanovuje pravidla pro ukládání dokumentů a spisů, jejich kontrolu úplnosti, evidenci a nakládání s nimi v případě poškození, zničení nebo ztráty. Dokumenty a spisy se ukládají podle předem daného spisového a skartačního plánu buď ve spisovně, nebo v elektronickém systému spisové služby. (§ 16 zákona č. 191/2009 Sb., vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
(1) Dokumenty a spisy se ukládají podle spisového a skartačního plánu ve spisovně, nebo v elektronickém systému spisové služby. Postup při ukládání dokumentů stanoví spisový řád původce; pokud původce nevydává spisový řád3), stanoví tento postup v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby.
(2) Dokument nebo spis v analogové podobě, anebo dokument nebo spis v digitální podobě se před uložením kontrolují, jsou-li úplné.
(3) Dokument v analogové podobě, popřípadě spis v analogové podobě, se považuje za úplný, obsahuje-li údaje stanovené v § 5 odst. 4 písm. a) a b), spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu a v případě spisu také všechny dokumenty uvedené v soupisu dokumentů podle § 9 odst. 2 písm. a) nebo ve sběrném archu podle § 9 odst. 2 písm. c).
(4) Dokument v digitální podobě, popřípadě spis v digitální podobě, se považuje za úplný, je-li opatřen metadaty stanovenými v národním standardu pro elektronické systémy spisové služby. Původce, pokud je to možné, neúplný dokument v digitální podobě doplní o metadata, nebo ho převede do analogové podoby12) odpovídající datu jeho vyřízení a opatří ho náležitostmi stanovenými v § 5 odst. 3 písm. a) a § 11 odst. 2 a 3, a to současně s vyřízením dokumentu, nebo uzavřením spisu. Záznam o převodu do analogové podoby vyznačí původce do evidence dokumentů.
(5) Původce vede evidenci uložených dokumentů a spisů obsahující zejména jejich názvy, spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty.
(6) O zapůjčování a nahlížení do dokumentů v analogové podobě vede spisovna evidenci, u dokumentů v digitální podobě je evidence přístupů vedena elektronickým systémem spisové služby. Postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů stanoví spisový řád původce; pokud původce nevydává spisový řád3), uvede tento postup v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby.
(7) Dojde-li k nevratnému poškození nebo zničení dokumentu v digitální podobě nebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, poznamená se tato skutečnost do poznámky v evidenci dokumentů včetně čísla jednacího dokumentu, kterým bylo poškození nebo zničení řešeno. Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, do evidence dokumentů se zapíše slovo „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Dokumenty a spisy se ukládají podle předem daného spisového a skartačního plánu buď ve spisovně, nebo v elektronickém systému spisové služby.
- Před uložením je nutné zkontrolovat, zda jsou dokumenty a spisy úplné; u analogových dokumentů to znamená, že obsahují určité údaje a v případě spisu všechny dokumenty ze soupisu, u digitálních dokumentů pak, že mají stanovená metadata.
- Původce musí vést evidenci všech uložených dokumentů a spisů, která obsahuje jejich názvy, spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty.
- Pokud dojde k poškození, zničení nebo ztrátě dokumentu, je nutné tuto skutečnost zaznamenat do evidence dokumentů.
Na co si dát pozor
- Původce musí mít jasně stanovený postup pro ukládání dokumentů, buď ve spisovém řádu, nebo v jiném vnitřním předpise.
- U digitálních dokumentů je důležité zajistit, aby byly opatřeny správnými metadaty podle národního standardu, jinak je nutné je doplnit nebo převést do analogové podoby.
- Je potřeba vést evidenci o zapůjčování a nahlížení do dokumentů, u digitálních dokumentů je tato evidence automaticky vedena elektronickým systémem.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 68 Ukládání dokumentů (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 15 Evidence archiválií (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 8 Ukládání dokumentů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 19 Ukládání dokumentů a spisů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 70 KONTROLA VE VĚCECH ARCHIVNICTVÍ A SPISOVÉ SLU (Zákon o archivnictví a spisové službě a )