§ 3 Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Rozdělování a oběh dokumentů
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 646/2004 Sb. · § 3 · Ostatní právní předpisy
Stručně: Při předávání a přebírání dokumentů uvnitř úřadu musí být vždy jasné, kdo, kdy a komu dokument předal, a zaměstnanec, který dokument převzal k vyřízení, to musí potvrdit.
§ 3 Rozdělování a oběh dokumentů
(1) Při oběhu dokumentu musí být zabezpečeno sledování jeho předávání a přebírání a zaručena průkaznost předávání a přebírání zachycující jmenovitě a časově veškerou manipulaci s dokumentem.
(2) Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení příslušné organizační jednotce určeného původce, případně zaměstnanci určenému k vyřízení. Rozdělování doručených dokumentů provádí podatelna podle interních předpisů určeného původce.
(3) Dokument převezme pověřený zaměstnanec zařazený v příslušné organizační jednotce určeného původce, případně zaměstnanec určený k vyřízení a potvrdí jeho převzetí způsobem stanoveným ve spisovém a skartačním řádu určeného původce.
Při předávání a přebírání dokumentů uvnitř úřadu musí být vždy jasné, kdo, kdy a komu dokument předal, a zaměstnanec, který dokument převzal k vyřízení, to musí potvrdit.
Co to znamená v praxi
Každý dokument, který se v úřadě předává, musí mít záznam o tom, kdo ho předal a kdo převzal, včetně data a času.
Podatelna rozděluje doručené dokumenty příslušným oddělením nebo zaměstnancům podle vnitřních pravidel úřadu.
Zaměstnanec, který dokument dostane k vyřízení, musí potvrdit jeho převzetí podle pravidel úřadu (spisového a skartačního řádu).
Úřad musí zajistit, aby bylo možné sledovat veškerou manipulaci s dokumentem.