§ 13 vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Rozdělování a oběh dokumentů
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 259/2012 Sb. · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 13 vyhlášky 259/2012 stanovuje pravidla pro rozdělování doručených dokumentů v rámci organizace a zajištění sledovatelnosti jejich oběhu. Podatelna má za úkol rozdělit doručené dokumenty mezi příslušné organizační složky nebo osoby, které je mají vyřídit. (§ 13 zákona č. 259/2012 Sb., vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Rozdělování a oběh dokumentů
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 259/2012 Sb.
(1) Podatelna provede rozdělení dokumentů mezi organizační součásti veřejnoprávního původce, popřípadě fyzické osoby určené k jejich vyřízení; v případě výkonu spisové služby v listinné podobě provede rozdělení dokumentů po jejich zaevidování. Veřejnoprávní původce stanoví způsob rozdělování doručených dokumentů ve spisovém řádu.
(2) Veřejnoprávní původce zajistí oběh dokumentů a spisů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty a spisy, identifikovat fyzické osoby nebo technické prostředky, které úkon provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Podatelna má za úkol rozdělit doručené dokumenty mezi příslušné organizační složky nebo osoby, které je mají vyřídit.
- Způsob, jakým se dokumenty rozdělují, musí být stanoven ve spisovém řádu dané organizace.
- Organizace musí zajistit takový systém oběhu dokumentů, aby bylo možné kdykoli zjistit, kdo a kdy provedl jaký úkon s dokumentem nebo spisem.
- Musí být možné identifikovat konkrétní osoby nebo technické prostředky, které s dokumentem manipulovaly, a datum provedení úkonu.
Na co si dát pozor
- Veřejnoprávní původce musí mít ve svém spisovém řádu jasně definovaný způsob rozdělování dokumentů.
- Je nutné mít zavedený systém, který umožňuje plnou sledovatelnost všech úkonů s dokumenty a spisy.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 10 Rozdělování a oběh dokumentů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 3 Rozdělování a oběh dokumentů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 10 Ustanovení společná (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 70 KONTROLA VE VĚCECH ARCHIVNICTVÍ A SPISOVÉ SLU (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 64 Příjem, označování, evidence a rozdělování do (Zákon o archivnictví a spisové službě a )