Außergerichtliches Mahnschreiben zur Zahlung einer Forderung

Bevor Sie eine Geldforderung gerichtlich geltend machen, empfiehlt sich ein formelles Mahnschreiben an den Schuldner. Es setzt ihn förmlich in Verzug, macht Verzugszinsen fällig und ist häufig Voraussetzung für die spätere Kostenerstattung.

Mahnschreiben zur Zahlung: Vorlage & Ablauf in Deutschland

Warum ein Mahnschreiben wichtig ist

Nach deutschem Recht kommt der Schuldner grundsätzlich erst durch eine Mahnung des Gläubigers, die nach Eintritt der Fälligkeit erfolgt, in Verzug, siehe Bürgerliches Gesetzbuch, § 286. Erst mit dem Verzug entstehen wichtige Rechtsfolgen wie der Anspruch auf Verzugszinsen und Ersatz des Verzugsschadens.

In bestimmten Fällen bedarf es keiner Mahnung, etwa wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist oder der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert, siehe Bürgerliches Gesetzbuch, § 286. Auch bei Entgeltforderungen tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung ein, siehe Bürgerliches Gesetzbuch, § 286.

Ein sorgfältig formuliertes Mahnschreiben schafft Klarheit über die Forderung, dokumentiert den Verzugsbeginn und ist ein wichtiger Beleg, falls es später zum gerichtlichen Mahnverfahren oder zur Klage kommt.

Pflichtangaben des Mahnschreibens

Vollständige Angaben zu Gläubiger und Schuldner (Name, Anschrift)
Genaue Bezeichnung der Forderung (Rechtsgrund, Rechnungsnummer, Datum, Betrag)
Fälligkeitsdatum der Forderung
Klare Zahlungsaufforderung mit angemessener, konkret bestimmter Frist
Hinweis auf die Rechtsfolgen bei fruchtlosem Fristablauf (Verzugszinsen, weitere Rechtsverfolgung)
Bankverbindung für die Zahlung
Datum und Unterschrift

Frist und Verzugszinsen

Die Passagen enthalten keine allgemeine gesetzliche Mindestfrist für ein außergerichtliches Mahnschreiben; in der Praxis wird häufig eine Frist von etwa 14 Tagen gesetzt. Prüfen Sie die im Einzelfall angemessene Frist gegebenenfalls anhand der aktuellen Rechtslage.

Ab Verzugseintritt ist eine Geldschuld zu verzinsen. Der Verzugszinssatz beträgt grundsätzlich fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, siehe Bürgerliches Gesetzbuch, § 288. Bei Rechtsgeschäften ohne Verbraucherbeteiligung beträgt der Zinssatz für Entgeltforderungen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, siehe Bürgerliches Gesetzbuch, § 288.

Ist der Schuldner kein Verbraucher, steht dem Gläubiger einer Entgeltforderung bei Verzug zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro zu, die auf einen weiteren Schadensersatz für Rechtsverfolgungskosten anzurechnen ist, siehe Bürgerliches Gesetzbuch, § 288. Von Zinsen selbst sind jedoch keine weiteren Verzugszinsen zu entrichten, siehe Bürgerliches Gesetzbuch, § 289.

Der Gläubiger kann aus einem anderen Rechtsgrund höhere Zinsen verlangen und die Geltendmachung eines weiteren Schadens bleibt unberührt, siehe Bürgerliches Gesetzbuch, § 288.

Was nach erfolgloser Mahnung folgt

Zahlt der Schuldner trotz Mahnung nicht, kann der Gläubiger das gerichtliche Mahnverfahren einleiten oder unmittelbar Klage erheben. Auch die Zustellung eines Mahnbescheids im Mahnverfahren steht rechtlich der Mahnung gleich und setzt den Schuldner in Verzug, siehe Bürgerliches Gesetzbuch, § 286.

Wird ein Rechtsanwalt mit der Geltendmachung beauftragt, kann dieser die Vergütung nur aufgrund einer ihm mitgeteilten Berechnung fordern, die der Textform bedarf, siehe Gesetz über die Vergütung der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, § 10. Die anwaltliche Vergütung wird grundsätzlich fällig, wenn der Auftrag erledigt oder die Angelegenheit beendet ist, siehe Gesetz über die Vergütung der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, § 8.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Forderung, Fälligkeit und bisherige Kommunikation mit dem Schuldner genau dokumentieren.
Mahnschreiben mit klarer Fristsetzung und Hinweis auf Verzugsfolgen verfassen und versenden, vorzugsweise nachweisbar (Einschreiben).
Fristablauf abwarten und bei Nichtzahlung Verzugszinsen gemäß § 288 BGB berechnen.
Bei weiterhin ausbleibender Zahlung gerichtliches Mahnverfahren beantragen oder Klage erheben.
Bei anwaltlicher Vertretung die Kostenberechnung und Fälligkeit der Vergütung im Blick behalten.

Muster: Mahnschreiben zur Zahlung einer Forderung

[Name des Gläubigers]
[Anschrift des Gläubigers]
[E-Mail, Telefon]

[Name des Schuldners]
[Anschrift des Schuldners]

Ort, den [Datum]

Betreff: Zahlungsaufforderung – [Bezeichnung der Forderung, z. B. Rechnung Nr. (Nummer) vom (Datum)]

Sehr geehrte(r) [Name des Schuldners],

aus [Vertrag / Rechnung / Leistung] vom [Datum] steht mir gegen Sie ein Zahlungsanspruch in Höhe von [Betrag] EUR zu. Die Forderung war am [Fälligkeitsdatum] fällig.

Trotz [vorheriger Zahlungsaufforderung vom (Datum) / Fälligkeit] haben Sie den genannten Betrag bislang nicht beglichen.

Ich fordere Sie hiermit auf, den offenen Betrag von [Betrag] EUR bis spätestens [Datum, konkrete Frist] auf folgendes Konto zu überweisen:

Kontoinhaber: [Name]
IBAN: [IBAN]
BIC: [BIC]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer/Referenz]

Sollten Sie den Betrag nicht fristgerecht ausgleichen, befinden Sie sich gemäß § 286 BGB in Verzug. In diesem Fall behalte ich mir vor, Verzugszinsen gemäß § 288 BGB sowie den Ersatz eines etwaigen weiteren Verzugsschadens geltend zu machen und ohne weitere Ankündigung gerichtliche Schritte, insbesondere ein gerichtliches Mahnverfahren, einzuleiten.

Ich gehe davon aus, dass es nicht zu weiteren Schritten kommen muss, und sehe Ihrer Zahlung fristgerecht entgegen.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]
[Name des Gläubigers]

Ersetzen Sie alle Angaben in eckigen Klammern durch die konkreten Daten und legen Sie eine angemessene, in Kalendertagen bestimmte Zahlungsfrist fest; prüfen Sie zudem, ob im Einzelfall bereits vorher eine Rechnung mit Fälligkeitshinweis zugegangen ist.

Quellen aus dem Europaius-Korpus

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Häufige Fragen

Ist ein Mahnschreiben in jedem Fall notwendig, bevor ich klagen kann?

Rechtlich ist eine Mahnung nicht immer zwingend, da Verzug in bestimmten Fällen auch ohne Mahnung eintritt, etwa bei kalendermäßig bestimmter Leistungszeit oder ernsthafter Erfüllungsverweigerung, siehe Bürgerliches Gesetzbuch, § 286. In der Praxis ist ein Mahnschreiben aber sinnvoll, um Verzug nachweisbar zu dokumentieren und weitere Kosten zu vermeiden.

Welche Zinshöhe kann ich als Verzugszinsen verlangen?

Der gesetzliche Verzugszinssatz beträgt grundsätzlich fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Entgeltforderungen zwischen Unternehmern neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, siehe Bürgerliches Gesetzbuch, § 288. Der aktuelle Basiszinssatz ist gesondert zu ermitteln.

Welche Frist muss ich dem Schuldner im Mahnschreiben setzen?

Eine allgemeine gesetzliche Mindestfrist für das außergerichtliche Mahnschreiben ergibt sich aus den vorliegenden Vorschriften nicht; setzen Sie eine angemessene, konkret bestimmte Frist und prüfen Sie die Angemessenheit im Einzelfall anhand der aktuellen Rechtslage.

Was passiert, wenn der Schuldner trotz Mahnung nicht zahlt?

Reagiert der Schuldner nicht, kann der Gläubiger ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder Klage erheben; auch die Zustellung eines Mahnbescheids wirkt wie eine Mahnung und begründet Verzug, siehe Bürgerliches Gesetzbuch, § 286.